Türkiye`de büro yönetiminde sekreterliğin önemi ve sekreterlik eğitimine ilişkin bir model önerisi

Abstract

vu ÖZET Örgütler, modern toplumların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde, sürat ve verimlilik esasına dayanan yeni yapılanmalarında, eskisinden çok farklı bir kuruluş sistemine sahiptirler. Geçmişin lider eksenli organizasyonlarından ziyade günümüzde sistemi oluşturan bütün bireylerin birer lider gibi hareket etmeleri, bu sayede başarıya ulaşmaları hedeflenmektedir. Örgütlerdeki büyüme, çalışanların kurum içerisinde oynadığı rolün öneminin anlaşılmasına ve etki alanının genişlemesine yol açmıştır. Örgüt; ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere birey yada grup faaliyetlerinin bilinçli bir biçimde eşgüdümlenmesi sistemi olarak düşünülmelidir. Öyleyse bir kuruluş, yapı yada teşkilat; yöneticilerin şahsi gayret ve çabalarından çok, kurumu oluşturan bütün personelin verimli çalışmasıyla hedefe ulaşır. Bu tezde yapılan çalışma, örgüt içerisinde etkin bir konuma sahip yöneticinin en büyük yardımcısı olan sekreterlerin yeri, önemi ve görevlerinin belirlenmesine yöneliktir. İş hayatının yoğun ve karmaşık temposunda yönetici, `başarı` için yoğunlaşmışken onu bu konuda destekleyecek ve yardımcı olacak sekreterlere ihtiyaç vardır. Yöneticilerin gün boyu ne kadar karmaşık meselelerle uğraştıkları bilinen bir gerçektir. Onun yardımcısı veya örgütteki en büyük destekçisi olan sekreter de, en az yöneticisi kadar karıştığı bu karmaşık yapıdaki problemlerle uğraşmaktadır. Bunun içindir ki, geçmişe ait sekreterlikle ilgili akıllara gelen imajların yerine günümüz sekreterleri çok daha bilgili ve yetenekli olmalıdırlar. Günün başlangıcından bitimine kadar yöneticisine yardımcı olacak faaliyetleri planlamaktan, randevuları ayarlama, toplantı hazırlama, veri girişi yapma, misafir karşılama, seyahatleri planlama ve bunun gibi geniş bir iş yelpazesi olan sekreterlerin de bu konular üzerinde eğitim almış olmaları gerekmektedir. oüivuı İşte bu gereklilikten yola çıkarak; bu çalışmada, sekreterlik mesleği ve yöneticinin en büyük yardımcısı olan sekreterin yapması ve bilmesi gerekenler üzerinde durulmuştur. Sekreterlik eğitimi veren kurumlar ve dersler incelenmiş, yöneticilerin sekreterden neler beklediği üzerine araştırma yapılmış ve bu doğrultuda büro yönetimi ve sekreterlik meslek yüksek okulları için bir örnek müfredat oluşturulmaya çalışılmıştır.

IX SUMMARY The modern organizations are different from the olders with their quick response, efficienty and their system structures.lt is expected that the new organizations which are based on individuals leader capacity rather than leadership oriented structure will be more successfull. The expanding off the workers roles in the organizations causes the importance of the workers roles in the organizations to be understood and also enlargement off influence. The organizations can be thought as a coordinations system of individuals or groups activities in order to reach a common goal. Then an organisation can reach the goal by the efficient struggle of all workers rather than the individuals effort of the structure or organization manager. The study of this thesis is to determine the position importances and the function of the secretary, asistant of the manager who has the critica role in organisations. The managers reqiure secretary who can support and asist on every subject when he concentrated on achivements in intens and complex bussiness life. It is a realty that the managers deal with very complex subject during the working period. The secretary who is the most important assistant and supporter of the manager, also deal with the complex problems at least.Because of the that today's secretary has to be more talentfull and wise, in comperision with the aspect of the colleques in the past. Secretary has a wide range of responsibilities from the planing of the activities in the whole day, at the begining till the end to arrenge the reservations preparing meeting, transforming data, hosing guest and paning the journies, has to be more educated.From the idea of neccessity it is questioned that what the secretaryship and the secretary, the most important asistant and supporter of the manager should know and to do in managements. Associations giving educations about secretary and their courses were examined. The expactancy of the manager from secretary were studied in this concept an example education curriculum were prapeared for the office management and secretary institution of hiegher educations.