Elektronik belge yönetim sistemlerinde kullanıcıya yansıyan problemler ve çözüm önerileri

Abstract

Kamu kurum ve kuruluşları bilgi transferinde kullandıkları resmi yazışmalarını e-devlet uygulamaları kapsamında elektronik ortama aktarmıştır. Belge üretiminden transferine, tasnifinden imhasına tüm süreçlerin elektronik ortama aktarılması ve yönetilmesi Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) ile yürütmektedir. EBYS'lerin yasal geçerliliğinin sağlanması için EBYS'lerle ilgili yönetmelik ve standartların yayınlanması, elektronik imzanın belge süreçlerine dâhil edilmesi sağlanmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarında kullanılmakta olan EBYS'ler her düzeydeki kullanıcıya kesintisiz ve güvenli bir şekilde hizmet etmektedir. Kurumlarda çok sık kullanım bulan EBYS'lerde kullanıcılara farklı seviyede problemler yansımaktadır. Araştırmada bakanlıklar, genel müdürlükler, üst kurullar, belediyeler ve üniversitelerden oluşan 35 farklı kuruma anket düzenlenmiştir. Araştırmanın evreni 176.500 kullanıcı, örneklemi 8016 kullanıcıdır. Ankette yer alan soru sayısı 20'dir. Yapılan güvenirlik analizi sonucu Cronbach's Alfa sayısı α = 0,924 çıkmıştır. Anket sonuçları için SPSS 24.0 (Statistical Package for Social Sciences) kullanılmış, bulgular istatistiksel olarak değerlendirilmiştir. Anket sonuçları değerlendirildiğinde kullanıcıların genellikle işlem hızındaki yavaşlıklardan ve EBYS'nin sürdürülebilirliğindeki problemlerinden şikâyet ettikleri gözlemlenmiştir. Çalışmada tespit edilen başlıca problemlere ilişkin çözüm önerileri sunulmuştur.

The official correspondence that public institutions and organizations use in the transfer of information is transferred to electronic environment within the scope of e-government applications. Transferring from document production to transferring, sorting and destroying, all processes are carried out by Electronic Record Management Systems (ERMS). The legal validity of the ERMSs is ensured by including the electronic signature in the document processes, publishing the regulations and standards related to ERMSs. ERMSs used in public institutions and organizations serve users at all levels without interruption and safely. Problems are encountered in users at different levels in ERMS which are found to be used frequently in the public institutions. With this study, it was aimed to determine the problems reflected to the users by applying a questionnaire to the employees of 8016 institutions in 35 different institutions in ministries, general directorates, supreme counciles, municipalities and universities. The universe of research is 176,500 users, the sample is 8016 users. The number of questions in the questionnaire is 20. As a result of the reliability analysis, the number of Cronbach's alpha was increased to α = 0.924. SPSS 24.0 (Statistical Package for Social Sciences) was used for the questionnaire results and the findings were evaluated statistically. When survey results are evaluated, it has been observed that users often complain about the slowness in transaction speed and the problems of sustainability of ERMS. Proposed solutions for the main problems identified at the end of the study.