Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS)`nin kullanım yönünden elverişliliği: Bir vakıf üniversitesi örneği

Abstract

Değişen ve gelişen teknoloji birçok dalda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi alanında da önemli oranda yenilenmeler sağlamaktadır. Gerçekleştirilmek istenen değişimde organizasyonun temelde elektronik ortama ayak uydurmasının yanında insan gücünün de etkilenmesine yol açmaktadır. Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) geleneksel olan iş süreçlerini elektronik ortama taşımakla başlamıştır. Elektronik belge yönetimi sisteminde süreçlerine uyum sağlayabilmek için kullanıcıların yeni teknolojilere ve düzene adapte olması gerekmektedir.Yapılan çalışmada 'bilgi yönetimi', 'belge yönetimi' ve 'elektronik belge yönetimi' kavramları incelenerek, bilginin daha hızlı ve güvenli yönetilebilmesi için elektronik belge yönetiminin kullanım açısından elverişliliği ele alınacaktır.İlk bölümde; bilgi, belge ve enformasyon kavramlarının tanımları yapılarak belgenin tarihsel gelişimi ele alınacaktır.İkinci bölümde, elektronik belge yönetimi kavramının tanımı ve EBYS'nin personel üzerindeki farkındalığına yer verilecektir.Üçüncü bölümde, araştırmanın amacı ve önemi, araştırmanın yöntemi, veri toplama araçları ve araştırmanın evreni ve örneklemi ele alınacaktır.Dördüncü bölümde ise; EBYS'nin personel kullanımı açısından değerlendirilmesi, çekince, kaygı ve endişelere, elektronik belge yönetimi sisteminin kullanım açısından elverişliliği ve EBYS kullanımı sonrası beklentiler ele alınarak bulguların analizine yer verilecektir.Anahtar Kelimeler: Bilgi, Belge, Bilgi Yönetimi, Belge Yönetimi, Enformasyon, Elektronik Belge Yönetimi, Bilgi ve Belge Yönetimi

Changing and developing technology provides dramatically renewal as is in all fields, in information and document management field. Basically, keep up with electronic system and manpower at organization affected by asked to be realized change. Electronic Document Management System (EDMS) started with transferring of traditional work in processes to electronic system. Users have to adapt to new Technologies and order to ensure compliance with processes of electronic document management system.In the study, concepts 'information management', 'document management' and 'electronic document management' and convenience for use of electronic document management to be managed of information faster and safer will be analysed.In the first chapter, concepts of knowledge, document and information will be described and historical development of document will be analysed.In the second chapter, definition of concept of electronic document management and personnel awareness in the EDMS will be analysed.In the third chapter, purpose and importance of research, method of research, method of data collection and universe and sample of research will be analysed.In the fourth chapter, be evaluated of EDMS in terms of using of personnel, drawback, worry and anxieties, convenience for use of electronic document management system and expectations after using EDMS, analysis of findigs will be analysed.Keywords: Knowledge, Document, Information Management, Document Management, Information, Electronic Document Management, Information and Document Management