Indicateurs de performance utilisés pour mesurer le succés des projets

Abstract

ÖZET Genel anlamda proje kavramını `bir ürün veya hizmet yaratmak amaçlı, süresi ve hedefleri önceden belirlenmiş olan orijinal bir aktivite` olarak tanımlayabiliriz. Bu bakış açısıyla, bir başlangıcı ve bitişi olan, hedefleri tanımlanmış tüm aktivitelere proje diyebiliriz ancak projeler içinde bulundukları organizasyon içinde bir kez gerçekleştirilir ve aşağıdaki amaçlardan en az birine hizmet etmelidirler: 1. Değişim yaratmak 2. Stratejik planlan yerleştirmek 3. Kontratları gerçekleştirmek 4. Tanımlanmış bir sorunu çözmek Amaçları, öncelikleri, kısıtları, zamanı ve bütçesindeki farklılıklar nedeniyle her proje kendine özgü olmakla beraber her proje için geçerli yedi ortak özellik aşağıdaki gibi sıralanabilir: 1. Hedef: Her projenin ulaşmayı amaçladığı hedefleri vardır 2. Zaman: Projelerin başlangıç ve bitiş tarihleri önceden belirlenmiştir 3. Karmaşıklık: Projenin ihtiyaç duyduğu teknolojidir 4. İşin boyutu ve doğası: Projenin hedefleri zamanında ve öngörülen bütçe içinde gerçekleştirilmelidir. Bunun için de adım adım takip edilecek bir proje planı oluşturulur. 5. Kaynaklar: Her proje, işin gereklerini yerine getirmek amacıyla belli bir miktar kaynak kullanmak durumundadır. Bu kaynak finansal, ekipman, malzeme, insan kaynaklan vs... şeklinde olabilmektedir. 6. Organizasyonel yapı: Organizasyonel yapı, proje ekibinin zamanının ne kadarını projeye ayırabileceğini belirlemesi açısından önem taşımaktadır.7. Haberleşme ve kontrol sistemi: Bu sistemler genellikle farklı etki seviyelerinde, sorunların değerlendirilmesi için gereklidirler. Her proje için ortak olan bir nokta da yaşam döngüsüdür. Aşağıdaki şekil bir projenin yaşam eğrisini genel hatlarıyla göstermektedir: Başlangıç Zaman ıtıs Bir proje genel olarak; `başlangıç, planlama, uygulama, kontrol ve kapanış` aşamalarından oluşmaktadır ki burada kontrol, diğer tüm aşamalarla iç içe olmalıdır. Proje yönetimi açısından konuyu ele alacak olduğumuzda ise görüyoruz ki proje yönetimi farklı pekçok süreci bünyesinde barındırmakta ve bu süreçler tarafından beslenmektedir. Proje yönetimi aşağıdaki bileşenleri içermektedir:. Zaman yönetimi. Maliyet yönetimi. Kalite yönetimi. İnsan kaynakları yönetimi. Risk yönetimi. İletişim yönetimi. Tedarik zinciri yönetimi xıvBu durumda proje yöneticisinin sorumlulukları da gerek teknik yönden, gerekse insan kaynakları açısından etkin bir proje yönetimi sağlamaktır. Proje yönetiminin getirdiği avantajlar aşağıdaki gibi belirtilebilir:. Sorumluluğun bir merkezde toplanması. Belli bir zaman sürecinde belirlenmiş olan hedefe ulaşılması. Sistemli ve organize bir çalışma ortamı sağlanması. Hedeflerin önceden belirlenmiş ve net olması. Planlama ve kontrole gösterilen özen. Ekip çalışması sağlanması. Dinamik ve eğitici bir çalışma ortamı yaratılması Proje yönetiminde PBS (Product Breakdown Structure), WBS (Work Breakdown Structure), OBS (Organisation Breakdown Structure), PERT, CPM, Gantt şemaları, Finansal analiz yöntemleri, ve farklı bilgisayar programları da dahil olmak üzere pekçok yönetim aracından faydalanılabilmektedir. Günümüzde, gözlemleyebiliyoruz ki, özellikle özel sektörde projenin başarısı çoğunlukla, zaman ve bütçe kısıtlan ile değerlendirilmekte; projenin başarısızlığı ise proje yöneticisinin başarısızlığı ile eşdeğer görülmektedir. Bu noktada, proje başarısını değerlendirirken nasıl bir yol izlenmesi gerektiği ve gerçek performans kriterlerinin neler olduğunun incelenmesi büyük önem taşımaktadır. Proje performansı dediğimizde, en genel hatlarıyla, önceden belirlenmiş olan hedeflere ne derece ulaşılmış olduğunun analizi suretiyle proje performansı değerlendirmesi yapılabileceği söylenebilir. Projenin performansım değerlendirirken, farklı aşamalarda farklı ölçütler kulanılabilir. Örneğin projenin seçimi aşamasında ekonomik ölçütler, risk değerlendirme yöntemleri kullanılırken; uygulama aşamasında CPM, PERT, Gantt şemalarından, birim zamanda üretilen ürün miktarı ölçümü ve kalite ölçümlerinden, satış hacminden yararlanılabilir. xvBu değerlendirmeleri yaparken sunulan ürün veya hizmetin ömrü ve hedefi de önem kazanmaktadır; zira müşterinin mevcut bir sorununa cevap vermeyi amaçlayan bir ürün veya hizmetin beklenen satış hacmine ulaşması ürünün pazara sunulmasının hemen ardından beklenirken, yeni bir ürün grubu veya teknoloji yaratmayı hedefleyen bir projenin beklediği satış hacmine ulaşması aylar hatta yıllar alabilmektedir. Performans değerlendirmesi sırasında farklı hiyerarşik seviyelerde göz önünde bulundurulan ölçütler Juran piramidinde aşağıdaki gibi gösterilmektedir: Doğal olarak basan kriterleri ve bu kriterlerin önemi her projede farklılıklar göstermektedir. Bu kriterler zaman, bütçe, kalite, hedefler, müşteri boyutu, şirkete sağlayacağı kar ve geleceğe yapılacak yatırım gibi farklı gruplar altında toplanabilir. Bir projede bütçe en önemli kriter iken bir başka projede şirketin prestiji veya kar marjı en önemli hedef olabilmektedir. Bu noktada, projenin performansı değerlendirilirken üzerinde durulması gereken nokta başarıda hangi kriterlerin önemli olduğunun belirlenmesi ve bunların da kendi aralarında önem derecesine göre sıralanması veya en azından ağırlıklandırılmasıdır. Ancak bu şekilde çok önemli bir kriter daha az önemli olandan ayrılabilecek ve performans değerlendirmesi daha sağlıklı bir biçimde yapılabilecektir. Projenin başarısında önemli bir nokta da proje süresince karşılaşılan belirsizliklerin ve değişimlerin yönetimidir. Bu öngörülmemiş, plansız gerçekleşen değişimler proje çıktılarım etkileyecek ise proje planında gerekli düzeltmeler yapılmalı ve gerekli xvıaksiyonlar alınarak hedefler revize edilmelidir. Söz konusu değişimler, projeyi olumsuz etkileyebileceği gibi olumlu da etkileyebilmektedir. Projenin ilerleyişi aşamasında ortaya çıkan belirsizlikler kadar risk yönetimi de oldukça önemli başka bir konudur. Risk yönetimi, risk öngörülerinin doğru yapılması, gerekli aksiyon planlarının hazırlanması ve risk gerçekleştiği zaman doğru aksiyonların zamanında alınması gibi konulan kapsamaktadır. En sık rastlanan risk unsurları şunlardır:. Zamanın yetersizliği. Kaynakların yetersizliği - însan kaynaklarının yetersizliği - Finansal kaynakların yetersizliği - Ekipman yetersizliği. Ürünün yada ihtiyaçların tanımının yetersiz yapılması. Tedarik zincirinde oluşan riskler - Ulaşım - Haberleşme teknolojisi Projenin başarısı gibi başarısızlığı da incelenebilir ve projenin başarısızlığına yol açan unsurlar analiz edilebilir. Başarısız olarak nitelendirilen projeler, her ne kadar proje ekibi için moral bozucu olsa da öğrenmek ve gelişmek için önemli birer deneyimdir. 1996 yılında İngiltere'de 14000 kuruluş üzerinde yapılmış olan bir çalışmanın sonuçlan göstermektedir ki:. Teknolojik projelerin %80-90'ı hedeflerine ulaşamamaktadırlar. Geliştirme projelerinin %40'ı başarısız olmakta veya bu projelerden vazgeçilmektedir. Projelerin sadece %10-20'si hedeflerine tam olarak ulaşmışlardır. xvııBaşarı kriterleri kadar başarıyı destekleyen faktörlerin de incelenmesi ve her proje için bu konuda da yeterli analizin yapılması uygun olacaktır. Örneğin `projeyi zamanında tamamlamak` veya `müşterinin bir sorununa çözüm getirmek` birer başarı kriteriyken, `kaynakların yeterliliği` veya `üst yönetimin desteği` birer basan faktörü olabilmektedir. Basan faktörlerini belirlerken `hangi unsurların varlığı projenin başarısına olumlu katkıda bulunur?` sorusu sorulmalıdır. Bu noktadan hareketle; gerçekleştirilen çalışma kapsamında, 2004 yılında farklı sektörleri ve proje tiplerini kapsayacak bir anket düzenlenmiştir. Ankete katılanlardan, dahil oldukları projeler içinde en yakın tarihte tamamlanmış olan proje için sorulan yanıtlamaları istenmiştir. Katılımcıların şirketlerinin, kendilerinin, müşterilerinin ve tedarikçilerirıin profilleri sorularak projeler gruplandırılmıştır. Ankette sorulan sorularla fizibilite çalışmalarından itibaren projenin tamamlanmasına kadar olan süreç analiz edilmiş, projelerin performansı değerlendirilirken göz önünde bulundurulan faktör ve kriterler incelenmiştir. Bu analizler sonucunda katılımcıların hangi kriterleri proje başarısı için önemli gördükleri farklı proje tipleri ve farklı sektörler bazında gruplandırılmıştır. Genel olarak görülmüştür ki, geleneksel yaklaşımın aksine, zaman ve bütçe kriterleri en ön plana çıkmamıştır. Katılımcıların cevapları, müşteri memnuniyetini ön plana çıkaran başarı kriterlerinin daha önemli olduğu yolundadır. Yapılan çalışmalar kapsamında, telekomünikasyon sektöründe, 2004 yılında gerçekleştirilmiş olan, hizmet geliştirme amaçlı bir projenin performans değerlendirmesi yapılmıştır. Bu değerlendirme yapılırken, projenin hedefleri, öngörülen riskler, öngörülmemiş ancak projenin ilerleyişi aşamasında karşılaşılmış olan değişiklikler, basanda önemli olan faktörler, basan kriterleri, bu kriterlerin önemi ve proje performansı, proje yöneticisi ile birlikte gerçekleştirilen bir çalışma sonucu analiz edilmiştir. Yukanda da belirtilmiş olduğu gibi, proje başansını değerlendirirken, projeye başlarken belirlenmiş olan basan kriterleri ve bu kriterlerin önemi göz önünde bulundurulmalı, değerlendirme sırasında da söz konusu kriterlere ne derece ulaşıldığı temel alınmalıdır. xviii

RESUME On definit un projet de la maniere la plus simple comme « une action originate ayant pour but de creer ou ameliorer un produit ou un service ». Chaque projet a un debut et une fin bien dâfinis; et il est unique. En general, on peut classifier les etapes d'un projet comme : « l'integration, la planification, l'application, la terminaison et le controle a chaque etape de projet ». Quand on passe au concept de la direction de projet, on peut dire que, la direction de projet est une activite interdisciplinaire nourrie par plusieurs processus (comme l'integration du projet, le temps, le coût, la qualite, la gestion des ressources humaines, la communication, 1' achat, le risque du projet) et qui consiste a repondre a la question: ou en est-on dans le projet ? En gros, la direction de projet est formee de deux elements principaux : 1. Creer une structure technique pour le projet (c'est le cote technique du projet ) 2. Gerer les processus humains dans le projet Les responsabilites du directeur de projet sont alors: 1. Creation du resultat final du projet 2. Direction interne : Gestion des participants au projet 3. Direction externe : Gestion des parties interessees au projet 4. Contröle du projet : Controle de l'aspect financier, temps etc.. Les benefices de la direction de projet peuvent etre dermis comme suivant:. La responsabilite d'un centre. On a un but â terminer en un temps precis. Une methode de travail systematique et organise`. On a des buts bien definis. On accorde beaucoup d' importance a la planification et au controle. On travaille en equipe. L'equipe de projet a des initiatives pour dormer des decisions en urgence. On a une atmosphere de travail dynamique et educatif Le but de ce travail etait de chercher les m&hodes d' evaluation de performance des projets. Les mesures d' Evaluation de performance sont utilisees pour mesurer et ameliorer l'effectivitö et la qualite des processus et identifier les opportunites pour 1' amelioration progressive de la performance des processus. Ces mesures sont classifies de differentes manieres dans la litterature. Elles sont classifies par exemple comme « financieres », « non-fmancieres » ; les mesures de « processus », les mesures des «donnees» etc... Le moyen devaluation de performance commun a tous les projets, c'est sans doute la comparaison des donnees et des buts predefinis. Le degre de rattraper les buts predefinis sera le degri de performance en meme temps. En partant de cette idee, on a fait une Etude d' enquete parmi plusieurs entreprises de differents secteurs et de differentes grandeurs. A la suite des questions qui avaient pour but de connaître ces entreprises, on a demande surtout les criteres de succes que les repondeurs trouvaient importants pour le succes de leurs projets. On leur a demand^ aussi de marquer le degre d' importance de ces criteres parce que chaque critere ne peut pas etre de meme niveau d' importance pour un projet. Quand on a analyse les donnees de cette enquete, on a remarque` que plusieurs projets avaient travaille avec des budgets constants ; done les retards n'augmentaient pas les budgets des projets. De Pautre cotE, on a remarque aussi que, contrairement â ce que Ton peut penser traditionnellement, les repondeurs n' avaient pas marquE le temps et le budget comme des criteres les plus importants, mais ils avaient decide que les criteres en relation avec le contentement du client etaient plus importants. A part cette enquete, on a 6tadi6 aussi un projet d' amelioration d'un service realise dans le secteur de telecommunication, qui date 2004. Pour l'analyse de ce projet, on a travailli avec le directeur de projet, on a etudie les documents du projet et ensuite on a XIfait une evaluation de performance pour ce projet. Dans cet exemple aussi, comme dans le cas d'enquete, on a pris en consideration les poids des criteres pour marquer leurs importances relatives. Ainsi, ce travail comprend 1' etude de tous les facteurs influençant la performance de projet, depuis l'etape des Etudes de faisabilitö, jusqu'aux contrats, la motivation de l'equipe, la gestion de conflit et les raisons de faillite des projets. xu