İşletme bütçeleri ve bir uygulama

Abstract

ÖZET Bütçe, en basit tanımıyla, belirli bir zaman aralığı içinde kaynakların nasıl kazanılacağını ve nasıl kullanılacağını gösteren finansal bir plandır. İşletme bütçesi, bütçe, plan, kar planlaması, çalışma planı gibi deyimlerle de ifade edilmektedir. Bütçe sözcüğü, Fransızca'da `bougette` sözcüğünden gelmektedir. Eski çağlarda gezginlerin eyerlerinden sarkan deri çanta (heybeye benzer) anlamına gelmektedir. Önceleri bütçe, devlet ve belediye dairelerinde kullanılmış ve tamamıyla gider kontrolüne yönelmiştir. Birinci Dünya Savaşı'ndan sonra bütçenin işletmelerde kullanılabileceği görüşü ağırlık kazanmış, ilk kez tam anlamına yakın şekilde Barusch ve Lonrıb Optik şirketinde 1920 yılında bütçe uygulanmaya başlanmıştır. Ülkemizde ilk defa işletme bütçesi 1936 yılında Sümerbank Dokuma Fabrikalarında uygulanmaya başlanmıştır. İşletme bütçeleri yönetim fonksiyonları olan planlama, örgütleme, yürütme, koordine etme ve denetleme ile ilişki içindedir. Bütçe her işletmeye uygulanabilir olsa da, bütçe için belirli koşulların var olması sağlıklı bütçeleme için gereklidir. Bunlar; isletmenin organizasyonu, yetki ve sorumlulukların tanımlanmış olması, muhasebe düzeni (hesap planı) ve bütçenin yönetimce desteklenmesidir. Bir yönetim aracı olarak bütçelerden gerektiği gibi yararlanabilmek için belirli kurallara uygun hazırlanmaları gerekir. Bunlar; bütünlük ilkesi, birlik ilkesi, merkezcilik ilkesi, şeffaftık ilkesi, kesinlik ilkesi, uzmanlaşma ilkesi, dönemsellik ilkesi, maddi önem ve iktisadilik ilkesidir. viİşletme bütçelerinin yararlarına karşın kısıtları vardır. Bunlar gözardı edildiğinde yanılgılara yol açarlar. Bütçe insanlar tarafından yapılan ve uygulanan bir yönetim aracı olduğundan, insan ilişkileri büyük önem kazanmaktadır. Faaliyetleri bütçe yoluyla denetlenecek kişilere gerekli danışmalar yapılmalı, bütçenin nasıl işleyeceği anlatılarak işbirliği aranmalıdır. Bütçeleme sürecinin aşamaları şunlardır: Üst yönetimin amaçları belirlemesi, bütçe talimatlarının hazırlanması, bölüm bütçelerinin hazırlanması, bütçenin görüşülmesi ve onaylanması, bütçenin ilgililere dağıtılması. Tüm bir işletme bütçesi bir seri bölüm bütçelerinden (satış, üretim, v.s.) oluştuğu ve bunların bazılarının diğerlerini etkilediği için bölüm bütçelerinin belli tarih sırasına göre yapılması, sonra bunların birbiri ile bağlantılı hale getirilmesi gerekir. İşletmenin büyüklüğüne göre bu aşmalar uzun zaman alabilir. Zamanlama sorunlarının ortaya çıkmasını engellemek için her aşamanın belli tarihe bağlanması zorunludur. Bütçeleme süreci içinde bölüm bütçelerininin birleşimi olan ana bütçeden hareketle pro forma finansal tablolara ulaşılır. İşletmenin planlarının sonucu ancak bu tablolarda görülebilir. Bölüm bütçeleri işletmenin satış, üretim, satmalma, finansman gibi bölümlerinde hazırlanan ve bir araya getirilerek ana bütçeyi oluşturan bütçelerdir. Ana bütçe, işletmenin bütün faaliyetlerini kapsayan bütçe dönemi üzerinden bir pro forma gelir tablosu ve bütçe dönemi sonu itibariyle bir pro forma bilanço çıkarılmasına olanak veren işletme bütçesidir. Yıllık bütçe hazırlama faaliyeti aşağıdaki bütçe ve pro forma finansal tabloların hazırlanmasıyla tamamlanır. Bu bütçelerin sayısı artırmak ve bütçenin planlama ve kontrol fonksiyonlarının kapsamını arttırmak mümkündür: Satış bütçesi, üretim bütçesi, satmalma bütçesi, gider bütçesi, yatırım bütçesi, nakit bütçesi, pro forma satılan malların maliyeti tablosu, pro forma gelir tablosu, pro forma bilanço. viiBütçe hazırlandıktan ve onaylandıktan sonra uygulanmasına sıra gelir. Bütçe, ilgililere dağıtımını takiben yetkililer için harekete geçmede yetki belgesi, her bölümün başarısının ölçülmesinde temel ölçü ve kontrol aracı özelliğini alır. Bütçe, her bir alt birim yöneticisine kendi birimi için bir işlem planı sağlar. Uygulama sonuçlan ölçülerek üst yönetime rapor edilmelidir. Yöntemler, başarı veya başarısızlığı hemen saptayacak ve istenmeyen sonuçların en aza indirilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmelidir. Bütçe planları ile sonuçlarını bütçe dönemi sonunda karşılaştırmanın hiçbir değeri yoktur. Kısa dönem faaliyet raporları mutlaka düzenlenmeli ve yönetim sorunlu noktalara hemen müdahale etmelidir. İşletme bütçe sisteminde sürekli kontrolün sağlanması için, önce bütçe sorumluluk raporlarının düzenlenmesi sonra da bütçe sapmalarının analiz edilmesi gereklidir. viii

SUMMARY Budget is a financial plan (in basic) which shows how resources would be found and used. Word budget comes from a French word `bougette`. It meant, in old times, a leather bag hanging from travelers' saddle. First budgets were used by governments and municipalities. These budgets were only for expenditure control purposes. After World War I, the idea that budgets can be used in private enterprises had found support. Barusch and Lomb Optics Company had used a budget in 1920. Budget, for the first time in Turkey, was used in Sümerbank Dokuma Fabrikaları. ı Budgets are in very close relation with management functions: Planning, organizing, motivating, coordinating and control. Even though budgets are applicable to any company, some conditions are necessary. These basic conditions are the organization of the company, defined responsibilities and authorities, account scheme and support from the high level management. In order to get benefit, budgets should be prepared according to some principles. Budgets have some limitations and if these limitations are not considered they causes mistakes. Because budget are management tools made and used by people, personnel relations are very important. Thoughts of the employees whose activities will be controlled with the budget should be consulted. The steps of the bugdeting process are definiton of the objectives by managent, preparation of the department budgets IX