Elektronik belge yönetim sistemi üzerine bir araştırma: Karabük Üniversitesi örneği

Abstract

Bu çalışmanın amacı, Karabük Üniversitesinde kullanılan Elektronik Belge Yönetim Sisteminin etkinliği ile ilgili personel algısını ölçmektir. Bu amaçla. e-anket tekniği kullanılarak elde edilen verilerin analizi için `Independent-Samples t` ve `One-Way Anova` testleri kullanılmıştır.Analizler sonucunda EBYS otomasyon sisteminin etkin olduğu ve sistemin sağladığı faydaların yeterince tanıtıldığı, sistemde yaşanan sorunların kısa sürede çözümlendiği, otomasyon sisteminin birimlerin gereksinimlerini karşıladığı ve otomasyonun sunduğu bilgi ve raporların yeterli olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Otomasyon sisteminden alınan bilgilerin anlaşılabilir nitelikte ve bilgilerin güncel olduğu, sistemdeki bilgilere, belge konusu ile ilgili bilgilere kolay ulaşabildiği, bilgilerden gerektiğinde yeni bilgiler üretebildiği ve sistemden alınan bilgilerin doğruluğuna inanıldığı tespit edilmiştir. Bununla birlikte otomasyon sisteminin etkin çalışması iş motivasyonunu ve yaratıcılığı artırdığı, sistemin günlük işlerin kaydı dışında koordinasyon ve planlama işlevlerinde de yardımcı olduğu ve sistemin üniversitedeki üst yönetim tarafından da desteklendiğine inanıldığı ortaya çıkmıştır.Bilginin özellikleri, otomasyon programının özellikleri ve yönetim işlevlerinin personelin bazı demografik özelliklerine göre anlamlı farklılık gösterdiği tespit edilmiştir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin mevcut sisteme entegrasyonunun yapılması ve arşivleme sisteminin cloud (bulut) sistemi gibi yedeklenebilir sistem ile desteklenmesi yararlı olacaktır.

ABSTRACTThe aim of the study is to measure the perception of the personnel related to the efficiency of the Electronic Document Management System used in Karabük University. With this purpose, `Independent-Samples t` and `One-Way Anova` tests were used to analyse the collected data using e-survey method.It was reached to the conclusion for the analyses that the EDMS automation system is efficient and the benefits of it are promoted conveniently, that the problems in the system are solved rapidly, that the automation system meets the requirements of the units, and that the information and reports provided by the automation are enough. It was determined that the information provided by the automation system is qualified as understandable and it is up-to-date, that the data in the system or information on document subject are quite reachable, that new information can be created from the available data, and that the information in the system is believed to be accurate. In addition, it was revealed that the automation system working efficiently increases the work motivation and creativity, that it provides help in coordination and planning besides recording the daily work, and that it is believed that the system is supported by the high management at the university.It was detected that the attributes of the information differ significantly according to the features of the automation program and some demographic characteristics of the management functions personnel.It will be beneficial to integrate the Recorded Electronic Mail (REM) system to the current system and to support the archiving system with a back-up system, such as cloud system.