Sekreterlerin yönetsel zamanı verimli kullanmalarını etkileyen faktörler

Abstract

Dünyadaki hızlı değişim süreci ile birlikte insanların gereksinimleri de çeşitlenmekte ve artmaktadır. Buna paralel olarak insan gereksinimlerini karşılamak üzere kurulan örgütler de artmakta ve gelişmektedirler. Teknolojik alanda ortaya çıkan gelişmeler, örgütlerin çalışma yöntemlerini etkilediği, örgütler arasındaki mesafeleri kısalttığı, örgütlerin birbirleriyle işbirliği yapmalarını kolaylaştırdığı gibi örgütlerin içinde bulunduğu rekabet ortamlarını hareketlendirmiştir. Yoğun rekabet ortamında ise hammadde, enerji, sermaye, işgücü, bilgi ve zaman gibi kaynakları etkin ve verimli kullanabilen örgütler başarıya ulaşabilmektedirler. Örgütler açısından amaçlara ulaşmadaki basan önemlidir. Ancak daha da önemlisi, başarıya en doğru yöntem ve daha az kaynak kullanılarak, en kısa zamanda ulaşabilmektir. Örgütün amaçlarına ulaşması için faaliyet gösteren bu amaçla; planlama, organize etme, yönlendirme, düzenleştirme ve denetleme gibi görevleri belirli bir zaman içinde yerine getiren kişiler yöneticilerdir. Yöneticilere bu konuda en çok yardımcı olabilecek kişiler ise sekreterleridir. Sekreterlerin dolayısıyla da yöneticilerin başarısı, belirli bir zaman içerisinde yapmakla görevli olunan görevlerin tam anlamıyla yerine getirilmesine ve sınırlı olan zamanın iyi kullanılmasına bağlıdır. Sekreterlerin zamanı etkin ve verimli kullanmalarını etkileyen faktörlerin ele alındığı bu çalışmada, sekreterlik, sekreterlik hizmetleri ve zaman yönetimi ile ilgili temel kavramlardan bahsedilmiş, yönetsel zaman yönetimi anlatılmış ve yönetsel zamanı verimli kullanmayı etkileyen faktörler incelenmiştir. Uygulanan alan çalışması değerlendirilerek bu konuda elde edilen veriler doğrultusunda sonuçlar ifade edilmiştir.

Human needs vary and increase throughout fast changes in modern life. In accordance with this, organizations, structured to meet social demands, increase and develop. Emerging technological innovations activated the competitive environment where organizations are surrounded by effecting working ways of organizations, shortening distances among organizations and facilitating cooperation of organizations. Enterprises that can effectively and productively use sources like raw materials, energy, capital, labour force, information and time in an intensive business environment of competition are able to gain success. Success is important for organizations to reach specific aims. But it is more important to reach targets by using best methods, least sources and shortest time. The main role of managers is to carry the organization to intended levels of success by decision making and its implementation. Therefore, they fulfill tasks as planning, organizing, directing, coordination and control within a cetain duration. People who are best helpers for managers are their secretaries at these matters. Achivement of secretaries - and also their managers depend on performing missions in certain time period and using limited time in a best way. Main concepts about secretaryship, secretarial services and time management subjects were mentioned in this study that dealed with the facts influencing effective and productive time usage of secretaries. Administrative time management and factors that effect time management productivity were examined. Conclusions were evaluated by datas of an application of an empirical study.