Microsoft Project ile proje yönetiminin işletme verimliliğine katkısı

Abstract

ÖZET Özellikle iletişim ve otomasyon alanında meydana gelen gelişmeler, tüm yönetim birimlerinde olduğu gibi proje yönetimi konusunda da yöneticileri yeni yöntemlere kullanmaya sevk etmiştir. Proje yönetimi konusunda geliştirilen otomasyonların en çok kullanılanlarından birisi Microsoft Project yazılımıdır. Microsoft Project yardımıyla, klasik yöntemlerin aksine, proje planları oluşturulup, zaman, maliyet, ürün kapsamı, süreçler, toplam kalite, verimlilik vb aşamalar kolayca yönetilebilir. Projenin her hangi bir aşamasında kullanılan kaynak oranları, toplam çalışma saati, kullanılmayan kaynak durumu, gerçekleşen proje aktiviteleri, gerçekleşmesi gereken proje aktiviteleri görülüp, karşılaştırlabilir. Microsoft Project ile insan kaynaklarının da verimli kullanılmasını sağlar. Projede yer alan tüm insan kaynakları için standart çalışma takvimleri düzenlenebileceği gibi, her kaynak için özel çalışma takvimi oluşturulabilir. Projenin her hangi bir aşamasında istenilen kaynağın performansı görülebilir. Microsoft Project, proje yöneticilerine çok kullanışlı raporlar üretir. Proje yöneticisi, istediği bir zamanda, tüm kaynakların haftalık, aylık, yıllık çalışma durumunu, hangi kaynakların hangi işleri yaptığını, hangi kaynakların fa/la çalışması gerektiğini, ara teslimatların ya da kontrollerin hangi tarihlere denk geldiğini, nakit akış tablosunu, projenin bütçesini, proje bütçesinin kullanılan ve kalan kısmını,` kritik görevlerin neler olduğunu, hangi aktivitelerin geciktirilebileceği gibi onlarca rapor üretilebilir. Microsoft Project, uzaktan bağlantı yöntemi (Web Access) ile proje takım üyeleri farklı mekanlarda olsalar bile, birden fazla projeyi yönetme imkanı tanır. Böylece, aynı anda birden fazla proje verimli bir şekilde yönetilir. Projeler anısında veri alış verişi kolayca yapılabilir.

VI ABSTARCT Developments occured especially in the fields of communication and otomation have directed managers to use new methods as it happens in all the parts of management. One of the most common otomations which is developed for project management is Microsoft Project Software. With the help of this software, different from classical methods, project plans can be done, and the stages about time, cost, project content, processes, total quality, productivity, etc can be managed easily. Moreover, source rales which are used al any stage of the project, total working hours, the situation of the source which is not being used, project goals which have been achieved and the ones which must be achieved in the future can be understood and decided on. Microsoft Project also helps using the human resources in a productive way. Working schedules can be planned for group of people or individuals who have been included in the project. So that at any stage of the project the performance of any resource can be observed. Microsoft Project produces very useful reports to the project users. Whenever it is needed project user can have reports about: weekly, monthly, yearly working results of resources, which resource litis worked on whal, which resource needs to work more, the dates of intermediate deliveries or ckecking time, cash flow tables, project budget, spent and left budget rates, information about the important missions, activities which can be delayed. With the help of remote control method, Microsoft Project enables project team members to manage more than one project simultaneously even the users are at different locations. So that more than one project can be managed effectively and simultaneously and the data flow between the projects can be done easily.