Modern örgütlerde yönetsel bir beceri olarak yazılı iletişim ve fonksiyonları (bir uygulama)

Abstract

ÖZET Modern örgütler yaşamak için iki kaynağa ihtiyaç duyarlar: Bilgi ve sermaye. Aslında geliri sağlayan da bilgidir. Stratejik kaynağın sermaye olduğu endüstri çağında işletmelerin amaçları kar elde etmek iken, bilgi çağını yaşadığımız günümüzde stratejik kaynak bilgidir. İşletmelerin varlıklarını sürdürebilmek için ihtiyaç duydukları bilgi, doğru, yararlı ve akıllıca, açıkça sunulmuş bilgidir. Etkin örgütsel iletişim, üstlerin, astların, meslektaşların, müşterilerin, tedarikçilerin ve ilişkide oldukları örgüt yöneticilerinin bilmesi gereken bilgiyi bulma, seçme, ifade etme ve iletme sanatıdır. İletişime verilen önem içinde yazılı iletişimin yöneticilerin vakitlerinin önemli bir kısmını alması nedeniyle, tezimizin konusu olarak yazılı iletişim seçilmiştir. Çalışma, teorik çerçeve ve ampirik araştırma olmak üzere iki kısımdan oluşmaktadır. Birinci kısımda yönetsel bir beceri olarak yazılı iletişim ve fonksiyonları literatür bilgileri çerçevesinde ele alınmış ve üç bölüm altında yapılandırılmıştır. İkinci kısımda ise bankaların genel müdürlüklerinde çalışan orta ve alt kademe yöneticiler üzerinde gerçekleştirilen bir araştırma sunulmuştur. Birinci kısmın ilk bölümünde örgütsel iletişimin nitelikleri, amaçları, biçimleri, süreci ve değişkenleri, engelleri ve etkinleştirme faaliyetleri üzerinde durulmuştur. İkinci bölümde yönetsel iletişim, yönetici ile yönetici takımı ve çalışanlar arasındaki iletişim, iletişim yönetimi, yönetsel iletişimde yöneticinin özellikleri ve yönetsel bir beceri olarak yazılı iletişim ele alınmıştır. Üçüncü bölümde ise imaj yaratma, bilgi verme, karar verme, kariyer planlama ve planlanan davranışa yöneltme başlıkları altında sınıflandırdığımız yazılı iletişim fonksiyonları ve bu fonksiyonların yerine getirilmesinde kullanılan yazılı iletişim şekilleri açıklanmıştır. İkinci kısmın ilk iki bölümünde araştırma hakkında genel bilgiler verilmiş ve kullanılan yöntem açıklanmıştır. Üçüncü bölümde araştırmada yer alan bağımsız ve bağımlı değişkenlere ilişkin bulguların istatistiksel analizlerle elde edilen sonuçları sunulmuş ve yorumlanmıştır. Banka yöneticilerinin yazılı iletişim becerileri ve yazılı iletişimin fonksiyonlarına ilişkin görüşlerinin belirlenmesinin amaçlandığı bu kısmın sonunda, araştırmaya katılan yöneticilerin yazılı iletişim becerileri ve fonksiyonları kullanma açısından yeterli oldukları görülmüş, ayrıca tespit edilen eksiklikler doğrultusunda önerilerde bulunulmuştur.

II SUMMARY Modern organizations need two sources in order to function: capital revenue and information. In fact it is information that produces capital. In the industrial age when strategic resource was capital, the goal of business organization could only have been profits, but today in the information era the strategic resource is information. Organizations require the right information, the useful information, intelligently and clearly presented. Effective business communication is the art of discovering, selecting, expressing and conveying the information your associate, colleague, supervisor, subordinate, supplier and customer needs to know. The subject of our thesis is decided to be written communication as a result of its occupancy in overall managerial communicative activities. This study is composed of two sections: Theoretical frame and empirical research. In the first section that is composed of three parts, written communication as a managerial ability and the functions of written communication have been considered. In the second section, a research performed on the middle and lower level managers of central offices of Turkish banks has been presented. In the first part of the first section, the features, goals, styles, process, variables, barriers of organizational communication and methods to make it effective have been dwelled on. In the second part, managerial communication, communication between the manager with their subordinates and management team, communication management, characteristics of managers in managerial communication and written communication as a managerial skill have been discussed. And in the last part, the functions of written communication we classified as image building, information giving, decision making, career planning and directing to planed action and written communication styles used in carrying out those functions have been explained. The first two parts of the second section includes general knowledge about the study and the method used in performing the research. In the third part, the findings of statistical analysis concerning the dependent and independent variables have been presented and interpreted with respect to the established hypothesis. At the end of this section where our aim was to determine the written communication skills of managers and their thoughts about its functions, we have concluded that the managers are quite competent in both areas and also we gave recommendations for the inefficient attitudes observed.