Elektronik belge yönetim sisteminin genişletilmiş teknoloji kabul modeli temelinde benimsenmesi: Sakarya Üniversitesi örneği

Abstract

Günümüzde bilgi teknolojilerinin yaratmış olduğu etki, yaşamın her alanında görülebilmektedir. Kar amacı gütmeyen kamu kurum ve kuruluşlarının da verdikleri hizmet kalitesini yükseltmeye yönelik olarak bu teknolojiden yararlanması bir gereklilik olarak karşımıza çıkmaktadır. Kamu kurumları, kendi iç işleyişleri ve verdikleri hizmetler ile ilgili süreçleri, yazılı olarak belirli bir formatta saklamak zorundadırlar. Bilgi teknolojilerinin iş süreçlerine dahil olmasından çok daha önceleri belgeler kanunla belirlenmiş belli bir formatta fiziksel olarak saklanmaktaydı. Fakat günümüzde ise birçok kamu kurumu iş süreçlerini elektronik ortama geçirmiş ve kendi iç ve dış iletişimlerini web tabanlı olarak yine belli bir standart dahilinde hem oluşturmakta hem de saklamaktadır. Bu şekilde kullanılan uygulamalara Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) denmektedir.Ülkemizde EBYS'lerin yeni yeni kullanmaya başlanmasından dolayı EBYS ve kullanıcı etkileşimlerine dair çalışmaların sayısı oldukça az durumdadır. Bir organizasyondaki yeni bir teknolojik uygulamanın getirdiği değişimler, bu uygulamayı kullanan kişiler üzerinde olumlu veya olumsuz birtakım etkilere neden olmaktadır. Literatürde bu ilişkileri açıklamak adına teknoloji kabul modelleri geliştirilmiştir. Bu çalışmada, Sakarya Üniversitesi akademik ve idari personelinin, EBYS'yi kullanım düzeyleri, tecrübeleri, kullanım niyetleri ve benimsemeleri, genişletilmiş teknoloji kabul modeli temelinde incelenmiştir. Bu doğrultuda personelin EBYS'yi benimseme düzeyinin ölçülmesi amaçlanmış, bu amacı yerine getirebilmek için, teknoloji kabulüne dair oluşturulan ölçekler incelenmiş, kurumsal düzeyde ölçüme uygun olacak ifadelere karar verilerek akademik ve idari personelin EBYS'yi benimseme ve kullanım düzeyleri ölçülmüştür.Yapılan değerlendirmeler sonucunda personelin EBYS'yi benimseme ve kullanımına etki eden en önemli faktörün uygulamaya dair algıladıkları fayda olduğu görülmüştür. Cinsiyet ile EBYS kullanımı arasında herhangi bir ilişki bulunamamıştır. Akademik personelin, EBYS'yi daha kolay kullandığı, daha tecrübeli olduğu ve kullanım konusunda daha niyetli olduğu görülmüştür. Eğitim seviyesinin arttıkça EBYS kullanımının daha kolaylaştığı görülmüştür. 25-34 yaş grubuna ait personel ise EBYS kullanımında daha deneyimli ve yaptıkları işleri EBYS ile ilgili olarak görmektedir. İşle ilgililiğin algıanan fayda üzerinde, deneyimin algılanan kullanım kolaylığı üzerinde, algılanan fayda ve algılanan kullanım kolaylığınının ise niyet üzerinde pozitif etkisi olduğu tespit edilmiştir. Çalışma bir bütün olarak değerlendirildiğinde, personelin EBYS'ye yönelik tutum ve düşüncelerinin EBYS kullanımı üzerinde anlamlı bir etkisinin var olduğu söylenebilir.

Today, the influence of information technologies can be seen in every aspect of lives. It is a necessity to benefit from this technology in order to increase the quality of services given by non-profit public institutions and organizations. Public institutions must keep their internal and processes which related to their services in a specific format in writing. As information technologies are involved in business processes much earlier, the records were stored physically in a certain format specified by law. Today, however, many public institutions have integrated their business processes into the electronic environment, and they both create and store their internal and external communications on a web-based within a certain standard. The applications used in this way are called Electronic Record Management System (ERMS).The number of studies on ERMS and related user interactions is very low due to the newly starting to use ERMS's in our country. Changes brought about by a new technological application in an organization cause some positive or negative effects on those who use it. In the literature, technology adoption models have been developed to explain these implications. In this study, the utilization levels and user intentions, experiences and adoption status of the academic and administrative staff of Sakarya University were examined in the basis of the extended technology adoption model. In this respect, it is aimed to measure the adoption level of the personnel' ERMS, in order to fulfill this purpose, the scales established for technology acceptance were examined, by deciding statements that would be appropriate to measure at the institutional level, academic and administrative personnel' adoption and usage levels are measured. Based on the result of the analyses, the most important factor that effects personnel's adoption and usage ERMS is found to be the perceived usefulness construct of the application. No relationship between gender and ERMS usage was found. It has become clear that the perceived usefulness of the staff is the most important factor influencing the adoption and use of ERM based on our data. It is seen that academic staff uses ERMS easily, more experienced and more intentional to use. As long as education level increases, ERMS usage becomes easier. 25-34 age group is more experienced in the use of ERMS and they see the benefit in their work related to ERMS. It's found that job relevance have positive effect on perceived usefulness, experience positive effect on perceived ease of use, perceived usefulness and perceived ease of use have positive effect on intention. In conclusion, personnel's attitudes and thoughts towards ERMS have significant effects on the use of ERMS.