MEBBİS uygulamasının işlevselliğine ilişkin okul yöneticilerinin görüşleri

Abstract

Bu çalışma, Millî Eğitim Bakanlığı'nın bir yönetim bilgi sistemi olan MEBBİS e-Devlet uygulamasının kişisel ve yönetsel işlemlerdeki işlevselliğinin okul yöneticilerinin bakış açısından saptanması amacıyla gerçekleştirilmiştir. Bu araştırma; nitel bir çalışma olup, araştırmada durum çalışması tekniği kullanılmıştır. Araştırmanın farklı türdeki okullarda görev yapan okul yöneticileri ile gerçekleştirilmesi sebebiyle araştırmada durum çalışması tekniği desenlerinden bütüncül çoklu durum deseni kullanılmıştır. Araştırmanın çalışma grubunu 2017-2018 eğitim-öğretim yılı, Antalya ili merkez ilçelerinde Millî Eğitim Bakanlığı'na bağlı bulunan okullarda görevli 4 müdür ve 4 müdür yardımcısı oluşturmaktadır. Araştırmada veri toplama aracı olarak açık uçlu sorulardan oluşan yarı yapılandırılmış görüşme formu kullanılmış, katılımcıların verdiği cevaplar ses kayıt cihazına kaydedilmiştir. Araştırma verileri, transkript işlemi sonrası NVIVO 12 bilgisayar yazılımı kullanılarak içerik analizine tabi tutulmuştur. Araştırmada içerik analizinin bir öğesi olan frekans ve yüzde analizi kullanılmış; katılımcı görüşleri üst ve alt temalar altında taslak temalar halinde kategorileştirilmiş ve uzman görüşü alınarak son şekli verilmiştir. Bu temalandırma sonucu oluşan alt temalar da frekanslarına göre tablolar şeklinde bulgular kısmında yer verilmiştir. Ayrıca bu temalar, katılımcılardan doğrudan alıntılarla desteklenerek araştırmanın inandırıcılığı yükseltilmeye çalışılmıştır. Araştırma sonucunda elde edilen temel bulgu, katılımcıların MEBBİS internet sitesinin işlevselliği hakkında benzer bakış açısına sahip olduklarıdır. Ancak alt temalar açısından incelendiğinde katılımcı görüşlerinin çeşitlilik gösterdiği görülmektedir. Araştırma bulgularına göre katılımcıların MEBBİS'in ne olduğu konusunda ve kullanım amacı hakkında bilgi sahibi oldukları, yönetsel işlemlerde özellikle veri sağlama rolüyle okul yöneticileri açısından önemli bir yönetim bilgi sistemi uygulaması olarak görüldüğü, MEBBİS hiyerarşik yapılanmasını uygun ve işlevsel buldukları, sorumlukları dâhilinde verilere ulaşabilmelerine ve işlem yapabilmelerine olanak tanıyan yetkilendirme sisteminin olması, yapılan her işlemin kayıt altına alınarak kim-nerde-ne zaman yapıldığının tespit edilebilirliğinin olması, okul yöneticileri tarafından modüllerde alt yöneticilere görev tanımına uygun olarak erişim verebilme nedenleriyle MEBBİS'i kullanılabilir buldukları, MEBBİS'in yeterliliği konusunda genel anlamda bakış açılarının olumlu olduğu fakat kullanıcı memnuniyeti bakımından iyileştirilmesinin gerekliliği, katılımcıların okul-ilçe-il hiyerarşisinde sorun çözme yoluna başvururken site içerisinde yer alan Yardım Masası uygulamasını neredeyse hiç kullanmadıkları ve bu durumun ileri boyutlarda yardım alan ve yardım edenler için zaman kaybına bağlı görevde aksamalara neden olabileceği, MEBBİS'in kullanılabilirlik ve erişebilirlik bakımından güncel tutularak işlevselliğinin artırılmasında kamu kurumlarına ait internet sitelerinin ulusal ve uluslararası alandaki standartlara uygunluğunu sağlamaya yönelik kamu kurumlarına rehber niteliğindeki Kamu İnternet Sitesi Rehberi ve diğer faydalı belgeler kapsamında hazırlanmasının ne derece önemli olduğu sonuçlarına ulaşılmıştır. Araştırma süreci içerisinde katılımcıların görüşlerine benzer şekilde MEBBİS'te bazı değişikliklerin yapılması da güncel olmada sürekliliğin önemi ve kullanıcılarına hitap edebilmesi bakımından Bakanlık düzeyinde de bu farkındalığın olduğunun ipuçlarını vermektedir. Millî Eğitim Bakanlığının 2023 Eğitim Vizyonu bunun en somut göstergesidir. Bu bağlamda araştırmadan elde edilen sonuçlar ve katılımcıların sunmuş olduğu önerilerden hareketle uygulayıcılara ve araştırmacılara yönelik önerilerde bulunulmuştur.

This study was carried out in order to determine the functionality of MEBBİS E-Government application as a management information system of the Ministry of National Education from the point of view of the school administrators. This research is a qualitative study and the case study technique was used in the research. Since the study was carried out with the school administrators working in different types of schools, the study used holistic multi-state design from case study technique patterns. The study group of research is composed of 4 managers and 4 deputy directors working in the schools affiliated to the Ministry of National Education in the central districts of the province of Antalya in the 2017-2018 academic year. In the research, semi-structured interview form consisting of open-ended questions was used as the data collection tool and the answers of participants were recorded on the voice recorder. Research data were analysed using NVIVO 12 computer software after transcript processing. Frequency and percentage analysis were used as part of the content analysis; the participants' opinions were categorized into draft themes under upper and lower themes and finalized by taking expert opinions. The sub-themes formed as a result of these themes are given in the form of tables according to their frequency. In addition, these themes were supported by direct quotations from the participants and the credibility of the research was tried to be increased. The main finding obtained from the study is that the participants have a similar perspective about the functionality of the MEBBIS website. However, it is seen that the opinions of the participants vary in terms of sub-themes. According to the findings of the research, the participants were informed the purpose of MEBBIS and the purpose of using the data, especially in management process, as an important management information system application for the school administrators, having the authorization system that allows them to do, determining the time-record of when and when the process has been done, the school administrators have found MEBBIS available for the sub-managers in the modules in accordance with the terms of reference, the point of view is that the perspectives are positive, but the need for improvement in terms of user satisfaction is a problem in the school-district-city hierarchy of the participants. The use of the Help Desk application within the site is almost never used and this situation may cause disruptions in the task due to the loss of time for the helpers and the helpers in the future dimensions. It was concluded that it was important for the public institutions to be in compliance with the standards and to prepare them in the context of the Public Website Guide and other useful documents. Similar to the opinions of the participants in the research process, making some changes in MEBBIS also gives the clues that this awareness is at the level of the Ministry in terms of the importance of continuity in being current and addressing to its users. The 2023 Education Vision of the Ministry of National Education is the most concrete indicator of this. In this context, suggestions were made to practitioners and researchers based on the results of the study and the suggestions of the participants.