Akademik yöneticilerin karşılaştığı zaman tuzakları ve baş etme yöntemleri: Akdeniz Üniversitesi örneği

Abstract

Bu araştırmanın genel amacı, akademik yöneticilerin karşılaştıkları zaman tuzaklarına ilişkin görüşlerini incelemek ve zaman tuzakları ile baş etme yöntemlerini ortaya çıkarmaktır. Bu çalışma, bütüncül tek durum deseninde yürütülen nitel bir araştırmadır. Araştırmanın evrenini, Akdeniz Üniversitesi'nde sosyal bilimler alanında eğitim veren dört fakültenin akademik yöneticileri oluşturmaktadır. Çalışma grubunu, amaçlı örnekleme yöntemlerinden kolay ulaşılabilir örnekleme ile belirlenen dekan, dekan yardımcısı, bölüm başkanı ve anabilim dalı başkanı olmak üzere 16 akademik yönetici oluşturmuştur. Veri toplama aracı olarak yarı yapılandırılmış görüşme formlarının kullanıldığı çalışmada, betimsel analiz ve içerik analizi yapılarak veriler çözümlenmiştir. Bulgulara göre, akademik yöneticilerin zaman tuzakları, kişisel zaman tuzakları ve örgütsel zaman tuzakları olarak iki temaya ayrılmıştır. Kişisel zaman tuzaklarından `hayır diyememe`, `açık kapı politikası` ve `sosyalleşme` ; örgütsel zaman tuzaklarından ise `randevusuz misafirler`, `programsız toplantılar`, ` sosyal medya-internet` ve `telefon görüşmeleri-mesajlar` kodlarının öne çıktığı görülmüştür. Zaman tuzakları ile baş etme yöntemi olarak öne çıkan kodların `öncelikleri belirleme-planlama`, `randevu-görüşme saati`, `kararlılık` ve `sekretarya` olduğu gözlemlenmiştir. Çalışma sonuçlarında zaman tuzaklarına yakalanmanın akademik yöneticileri olumsuz etkileyen yönleri olduğu ve bunların çoğunlukla `öfke`, `moral bozukluğu` ve `tükenmişlik` kodları olarak tanımlandığı görülmüştür. Bu olumsuz duygulardan kurtulmak için `aile ile vakit geçirme`, `kitap okuma` ve `sinema/tiyatroya gitme` gibi yöntemlere başvurdukları belirlenmiştir.Çalışmaya katılan 16 akademik yöneticinin beşinin zaman yönetimi eğitimi aldığı, onikisi zaman yönetimi eğitimi verilmesinin yararlı olacağını düşünürken sadece yedisi böyle bir eğitime katılım göstereceğini belirtmiştir.Çalışmada, akademik yöneticilerin zaman planlamalarını nasıl yaptıkları ve eylemlerini planlarına uygun gerçekleştirme düzeyleri incelenmiştir. Gerçekleştirebilme durumu, plan/programa uyma ve deneyim alt temaları ile incelenirken gerçekleştirememe durumu öz-disiplin eksikliği, beklenmedik olaylar, randevusuz misafirler, yönetim baskısı, dönemsel iş yoğunluğu ve takım üyelerinin rollerini aksatması alt temaları ile incelenmiştir. Anahtar kelimeler: Zaman Yönetimi, Zaman Tuzakları, Baş Etme Yöntemleri, Yükseköğretim, Akademik Yöneticiler

The general purpose of this study is to determine what the time traps are for the academic managers, detection of which time traps they fall into and present whether or not there are methods they use to eliminate these time traps. This research is a qualitative research conducted holistic single case design. The study group of the research consist of a total 16 academic managers who are in the administrative position of four faculties teaching in the field of social sciences at Akdeniz University. In this qualitative research, it is being attempted to put forward the academic managers' time management knowledge, the rate of falling into time traps and whether or not they know or what extent they utilise the methods regarding how to cope with time traps. The questions in the interview form that were generated in order to reach these data were recorded during the personal interviews. Voice recordings were transcribed and coding were made later on. According to descriptive and content analysis of data, time traps of academic managers were grouped into personal time traps and organizational time traps. For personal time traps, codes such as `inability to say no`, `open-door policy` and `socialising`; and for organisational time traps, `drop-in visitors`, `unscheduled meetings`,` social media/internet` and `phone calls/messages` codes were found to be prominent. It is found that academic managers generally do not receive any training in time management and they do not utilise any methods as a means of coping with time traps.In the study results, it was observed that, being time-trapped has negative aspects which affect individuals and these were mostly described as `anger`, `low ego` and `exhaustion` codes. It was determined that to get rid of these negative feelings, they resort some codes like `spending time with family`, reading a book` and `going to cinema/plays`.Amongst 16 academic directors which were included in the study, five say they received time management training, 12 think it would be beneficial to get trained on time management and just seven say they were willing to attend such a training.In the study, it was analyzed that how academic directors schedule their time and level of actualizing their actions in compliance with the schedule. While condition of actualizing is analyzed in terms of sticking to the plan and experience subthemes; condition of non-actualizing is analyzed in terms of lack of self discipline, unexpected happenings, drop-in visitors, pressure from management, periodical workload and team members' omissions subthemes.Keywords: Time Management, Time Traps, Coping Methods of Time Traps, Higher Education, Academic Manager