İşletmelerde dış kaynaklardan yararlanma uygulamaları (outsourcing): Kafkas Üniversitesi örneği

Abstract

Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing), firmaların kendilerine rekabet avantajı sağlayan faaliyetlere odaklanmalarını ve asıl faaliyet alanına girmeyen konularda ise uzmanlaşmış firmalardan yararlanmalarını ve faaliyet göstermelerini öngören bir yönetim stratejisidir. Firmalar özellikle, muhasebe, finans, insan kaynakları, bilgi teknolojileri, lojistik, yemek, güvenlik ve temizlik alanlarında outsourcing'e gitmektedirler.Firmaların dış kaynak kullanımına yönelmelerinin çok sayıda nedeni vardır. Bu nedenlerin en başında gelenler; maliyetleri azaltma, temel yeteneği geliştirme, esnekliği arttırma, küçülme, hız kazanma, teknolojik yenilikleri yakından izleme, risk azaltma, başarılı işletmeler arasına girebilme, kaynakların yeniden dağıtımı, yatırım harcamalarını azaltma, maliyetlerin önceden bilinmesi, sabit maliyetlerin değişkene dönüştürülebilmesi, kaliteyi arttırma olarak sıralanabilir. Bu nedenlerin firmalara dış kaynak uygulamalarından yarar sağlayacakları açıktır. Dış kaynak uygulamalarının firmalara sağlayacağı bu yararlara karşın bazı sakıncaları da olabilir. Bu sakıncaların en önemlileri; gizli bilgilerin rakip firmaların eline geçmesi, outsource edilen faaliyetin ve personel üzerindeki kontrolün yitirilmesi ve niteliksiz taşeron firmanın seçilmesi olarak sıralanabilir.Dış kaynak kullanımı günümüzün zor rekabet koşullarında yöneticilere yardımcı olabilecek bir yönetim stratejisidir. Dış kaynak kullanımının firmaya beklenen yararı sağlayabilmesi için, bazı koşullar gereklidir. Bunlar; ana iş dışındaki işlerin seçilmesi, en iyi taşeron firmanın seçilmesi, firmanın üst düzey yöneticilerinin bu uygulamaya olumlu bakış açısından tam desteğinin alınması, planlama ve koordinasyonun en iyi şekilde sağlanması ve dış kaynak kullanımı felsefesinin tam olarak özümsenmesine bağlıdır.Araştırmanın uygulaması Kafkas Üniversitesinde ve onun alt birimlerinde yapılmıştır.

Outsourcing is an important management strategy which helps the companies to focus on their main (core) actvities, which would provide them competetive advantage, and get specialized service for the supporting activities outside their main compentences. The companies especially use outsourcing in te areas of accounting, finance, human resources, Information technology, logistics, meal, security and cleanliness.There are many reasons why the companies tend to use outsourcing. The most obvious reasons are reducing the costs, focusing on the core-competences, rather than suplementory jobs increasing the flexibility, downsizing, being able to work faster, keeping up with the technological changes, reducing the risks, redistribution of the resources, reducing the investment expenses, being aware of the costs beforehand, changing of the fıxed costs into variable costs and increasing the quality. it is clear that companies would defınitely benefıt from using outsourcing. However, in spite of the advantages there can also be some disadvantages of using outsourcing. Revealing of the confidential Information to rival companies, losing the control on the jobs given out, choosing a unqualified subcontracting company, losing the control on personel are some of them.Outsourcing is an important tool that can help the management in our highly competitive economical conditions. However, in order to benefıt from outsourcing these precautions have to be taken. First, the management team has to have a good and healthy understanding of why they are choosing to use outsourcing. Top management should support the actions to be taken. Management has to differentiate between their core tasks and subtasks that can be given outside. Only the work suitable for outsourcing should be choosen to consider. Management should also commit in time and energy to make the best choice among alternative subcontractors. These, of among cource, can only be done by careful planning and coordination between the parties involved.The application of this study was made by a case study executed in Kafkas University and its units.