İşletme bütçeleri sisteminin incelenmesi ve işletme bütçesi sisteminin mekanik ihtiyaçlarının sağlanmasına yönelik bir uygulama

Abstract

Ill ÖZET İŞLETME BÜTÇELERİ SİSTEMİNİN İNCELENMESİ VE İŞLETME BÜTÇESİ SİSTEMİNİN MEKANİK İHTİYAÇLARININ SAĞLANMASINA YÖNELİK BİR UYGULAMA ARAŞTIRMASI İlker Ömer Sait BULAT Yüksek Lisans Tezi, İşletme Anabilim Dalı Danışman: Doç. Dr. Yıldırım Beyazıt ÖNAL Eylül 2002, 340 sayfa Bütçeler basit bir finans raporu olan çerçevesinden taşarak tüm işletme sürecini kapsayan bir genel faaliyet olma yolundadır. Çevresel koşullar firmaları, stratejik hedefleri doğrultusunda kurgulanmış sürekli ve çok olasılıklı bütçeler oluşturmaya yönlendirmektedir. Uygulanmakta olan bütçeleme anlayışı, belirlenen standart rakamlara ulaşmak için faaliyetlerin yürütülmesine odaklanmaktadır. Sabit bir anlayışa sahip bu bütçeleme süreci, işletmenin içinde bulunduğu rekabetçi ortamın gereklerine cevap verememektedir. Bütçeler artık, salt finansal bir doküman olmaktan ziyade, yönetim kararlarını ve işletmenin karşılaşacağı tehlikeleri zekice formüle eden, işletmenin önceliklerini belirlemesini sağlayan, işletme sürecini, finansal ve finansal olmayan amaçlara yaklaştırması açısından izleyen bir araçtır. Bütçe, planlama ve tahmin süreçlerinde yeni trendler çok belirgin görünebilmektedir. Bunlar, tasa ve hızlı bir tahmin süreci, bütçelerin işletmenin içinde bulunduğu dinamik-değişken koşullan yansıtacak şekilde daha sıklıkla güncellenmesi, geleneksel aşağıdan yukarı bütçelemenin yukardan aşağı stratejik planlama ile birleştirilmesi ve katılımının artırılmasıdır. Firmaların yıl boyunca devam eden bütçe problemini iyileştirmek için, en önemli kararlan, uygun bütçe yazılımının seçimidir. Uygun bütçe yazılımın seçiminde firmalar süreçlerine bütünleşik, kullanıcı dostu arayüzlere sahip olan, veri girişi, analizIV ve raporlama ile gerekli tasarım değişikliklerinin uygulanmasında esnek araçlara yatırım yapmalıdırlar. Firmalar aynı sektörlerde dahi olsa kendi kapalı devre iş yapma şekillerinin yarattığı farklı süreçlere sahiptir. Muhasebe programları gibi asıl olarak devletin denetleme ihtiyacına gidermek üzere tasarlanmış araçlar ile, üretim prosesine odaklanmış ERP (Enterprise Resource Planning) benzeri uygulamaların ek modülleri tüm sürece entegre olamamanın yanı sıra olasılıklı gelecek faktörleri tahmini gerektiren bütçe faaliyetine de tam uymamaktadırlar. Firma içi sistemlerden veri çekerek raporlama yapan bütçe rapor programları da entegrasyon zorluğu yaşamaktadır. Excel tabloları ile sürdürülen bütçe faaliyeti de çalışmanın bir bütçe ekibi tarafından takibini, aynı entegrasyon zorluklarını ve zaman sorununu işleme bütçeleri gündeminden silememektedir. Bu konudaki yakınmaları kaldırmak ve ileri düzeyde (Olası gelecekte ihtiyaç duyulacak bütçe fonksiyonlarını da içeren) bütçe gereğini sağlamak için, bütçeye özel yazılımlar diğer ve kabul gören bir seçenektir. Bütçeye özel yazılımlar işletme sistemlerinden özerk kendi kapalı devre sistemlerine sahip olmasına rağmen diğer sistemler ve entegrasyon kabiliyetleri ile sürekli veri akışına sahip olabilmektedirler. Veritabanı yönetimi anlayışı, kişisel bilgisayar teknolojisindeki hızlı gelişim, yeni görsel programlama dilleri ve internet iletişiminin yayılması ile kullanışlı bir araç haline gelmiştir. İşletmeler, gerekli insan kaynakları yatırımını yaparak bu tür yazılımları kolayca kendi bünyelerinde gerçekleştirebilirler. Bundan on yıl önce Word gibi yazı düzenleme programlarını kullanan insanlar dahi az bulunurken artık Excel ve Word yanı sıra PowerPoint gibi sunum araçları da her çalışanın kullanabilmesi gereken programlar haline gelmiştir. Artık veritabanı yönetim araçları da diğer programlar gibi kolayca öğrenilip geliştirilebilir basitliktedir. Veritabanı yönetim araçları arasında, programlama ve sistem entegrasyonu özelliklerinin yanı sıra Microsoft Office paketinin bir parçası olarak maliyet avantajı sağlayan Microsoft Access öne çıkmaktadır. Access' in dünya çapında yaygınlaşmasının ana sebeplerinden biri kolay tasarım imkanıdır. Access gelecekteki fînans yöneticisinin veritabanı tasarım ve kontrol aracı olarak yardımcısı olabilecek gibidir. Gelecekte Access'ten farklı araçlar ortaya çıksa da,aynen şimdi Oracle, Lotus, Dbase veya Paradox veritabanlarının da kullandığı gibi benzer kurgulara sahip olacaktır. Çalışmanın uygulama bölümünde Access'in farklı özelliklerini örnekleyen bütçe ilgili çalışmalara yer verilmiştir. Bu uygulamalarda değişik amaçlara yönelik veritabanı tablo tasarımından kullanıcıya yönelik veri girişi ve kontrol formlarına ve sorgular vasıtası ile analiz ve raporlamaya örnekler tasarlanmış. Excel ile etkileşimli entegrasyonu ve ODBC özelliği örneklenmiştir. Bütçelerin mekanik yapısını oluşturan, bütçe tablolarının kurguları, aralarındaki ilişkiler ve ihtiyaç duyulan bilgisayar yazılımı uygulama bölümünde Access kullanılarak örneklenmiştir. Bu bölümündeki her bir uygulama Access'in farklı özellikleri kullanarak tasarlanmıştır. Giriş bölümünün çalışmanın planı başlığı ve sonuç bölümünde uygulamaların tasarımı, karşılaşılan problemler ve sonuçlan özetlenmiştir. Anahtar Kelimeler; İşletme Bütçeleri, Bütçelerin Mekanik İhtiyaçları, İşletme Bütçeleri Süreci, Bütçelerin Veritabanı İhtiyacı, Ms. Access ve Bütçeler, İşletme İstihbarat Sistemleri, İdeal Bütçe Yazılımı, Bütçe Veritabanı Yönetim Aracı

VI ABSTRACT STUDYING ON BUSINESS BUDGET SYSTEMS AND AN APLICATTON RESEARCH FOR OBTAINING MECHANIC REQUIREMENTS OF BUSINESS BUDGET SYSTEMS İlker Ömer Sait BULAT Master Thesis, Business Department Supervisor: Doç. Dr. Yıldırım Beyazıt ÖNAL September 2002, 340 pages Budgets have exceeded the frame of the basic financial report, and they go on to be like a general activity including whole business process. Environmental factors are pushing the businesses to design continuous and multi-dimensional budgets which are parallel to strategic tasks. Past budgeting approaches are focused on activities to reach the agreed numbers. This static budgeting process could not resolve the problems caused by the competitive environment which business is in. Business budgets are more than pure financial documents. Budgets are the tools which intelligently formulate management decisions and environmental threats, determinate priorities and control the processes as to how closer they are to financial and non financial tasks. New trends on budgeting, planning and forecasting process are sufficiently clear. These are short and fast forecasting processes, making budgets up to date more frequently to reflect dynamic and changeable conditions which businesses are in, instead of traditional bottoms-up approach, combining it with top-down strategic planning and improving participation rate. The most important decision on the way of resolving budgeting problems, continuing during the year, is to select the appropriate budgeting software. For selecting appropriate budgeting software, businesses should invest tools like those integrated to business processes, having user friendly interfaces, flexible on data entry, analysis, reporting and applying necessary design changes.vn Businesses, although if they are at same sectors, have different processes caused by closed circuit structures of doing their own jobs. In reality, accounting programs are designed for satisfying government control needs, and ERP (Enterprise Resource Planning) programs are focused on production processes. Patched modules of accounting and ERP programs could not integrate to whole processes and also could not be appropriate to the budgeting activities which are needed to forecast all future factors and their probability of probable values. Sole budgeting reporting programs like importing data's from internal systems could also not be fully integrated to the business systems. Budgeting activities which are done by using MS Excel, have the same integration problems. Excel is also time consuming and needed to be carried out by a budgeting team. For eliminating those type of budgeting complaints, using stand alone autonomous budgeting software's are another approved way. Stand alone budgeting software's, although they have their own closed circuit systems, easily integrate to the other external business systems. That is why they can establish continuous data flow bridges. Database management approach becomes a useful tool by improvement of visual programming languages and internet communication. Businesses can easily design this type of software by itself by investing in the needed human resource. Just ten years ago, to find out workers which are able to use basic programs like Word were very hard. Bu now, Excel, Word and even PowerPoint become the necessary tools which almost every employee should use. Now, database management tools are easy to use, learn and improvable as much as the other office programs. Microsoft Access is approved by database management tools for its cost advantage caused by being a part of office suit. Easy design capability is one of the main reasons of world wide popularity of Access. Access looks like to be future finance managers' database design and control tool. In future, if different tools appear than Access, they would have same structure like Oracle, Lotus, Dbase or Paradox has. In this study, on the chapter of application, three budgeting related Access application projects are placed. In these applications, examples designed for different budgeting needs including different task related database table designs, user friendlyvııı data entry, control forms, analysis and reporting. Also, Excel integration and ODBC properties are exampled. Budget tables' design, relations between each other and necessary software, which are forming mechanic structure of budgets, are exampled on the application chapter. Each of the designed three applications includes different characteristics of Access. In `Introduction` (Giriş) chapter, under the title of `Work Plan` (Çalışmanın Planı) and `Result` (Sonuç) chapter; applications designs, encountered problems and results are summarized. Keywords; Business Budgets, Mechanic Requirements of Budgets, Business Budget Process, Database Requirements of Business Budgets, Ms. Access and Budgets, Business Intelligence Systems, Ideal Budget Software's, Budget Database Management Tool