Kayıtlı elektronik posta (KEP) hizmetinin kamu kuruluşlarına ait elektronik belge yönetimi sistemlerinde kullanılmasına yönelik süreç modeli önerisi

Abstract

Kamu kurumları e-devlet çalışmaları dahilinde mevcutta yapmış oldukları resmi yazışmaları fiziki ortamdan elektronik ortama geçirmeye başlamışlardır. Elektronik ortam kullanımı belgelerin elektronik olarak üretilmesi, kullanılması ve saklanmasını kapsamaktadır. Kurumlar, elektronik belgelerin yönetimini kurumsal anlamda sağlayabilmek için mevzuat olarak da ihtiyaç duyulan EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) uygulamalarından faydalanmaktadırlar. Elektronik ortamda üretilen belgelerin yasal geçerliliği ve güvenirliğinin elektronik imza uygulaması ile sağlanmış olmasıyla beraber belgelerin yasal ve geçerli bir şekilde muhatabına ulaştırılması da gerekmektedir. Bu çalışmada, tüm sürecin daha net anlaşılabilmesi için belge ve elektronik belge tanımları incelenmiş, EBYS kavramı dahilinde elektronik belge ve EBYS çalışmaları ile ilgili yasal ve idari düzenlemeler detaylandırılmış ve süreç modeline konu olan KEP sisteminin kapsamı açıklanmıştır. Türkiye'deki kamu kurumlarındaki EBYS'ler ile KEP hizmetinin beraber kullanılması yönünde çalışmalara destek olmak amacıyla süreç modeli önerisi sunulmuştur.

Public institutions have proceed to transfer their recent official papers from physical to electronic format within e-governance transformation. Electronic format usage involves creation, usage and reservation of records electronically. Institutions utilize ERMS (Electronic Record Management System) applications that are also needed by legally in order to obtain electronic record management institutionally. Although legimation and reliability of records created in electronic format are provided by electronic signature, delivery of electronic records to notified party by legally and applicable is to be required. In this study, definition of record and electronic records are viewed, legal and administrative regulations related to electronic records and ERMS are studied upon ERMS concept and scope of REM (Registered E-Mail) system be subject to process model is stated in order to come over all process more clearly. To support the necessary studies including usage of ERMS and REM together at public institutions in Turkey, process model is proposed.