Sportif organizasyonların düzenlenmesinde proje yönetimi tekniklerinin kullanımı: Uluslararası bir atletizm pist yarışması örneği

Abstract

ÖZET Bu çalışmada, uluslararası sportif organizasyonların düzenlenmesinde proje yönetimi tekniklerinin kullanımına yönelik bir planlama modeli önerilmektedir. Modele veri tabanı oluşturmak amacıyla, sportif organizasyonlarda görev alan 41 yönetici ile uygulama yapılan 2 uluslararası yarışmada yer alan 102 sporcuya anket uygulanmış ve ayrıca 20 ülkenin atletizm federasyonları ve ilgili kuruluşlarına konuya ilişkin anket gönderilmiştir. Elde edilen bulgularda, yöneticilerin sportif organizasyonların düzenlenmesinde %51.22 oranında hiç bir planlama tekniğinden yararlanmadıkları belirlenmiştir. Diğer taraftan, sporcu anketi bulgularından, uygulama yapılan yarışmalara ilişkin değerlendirmelerde, sporcuların yapılan düzenlemelere ait bir dizi sorun yaşadıkları gözlenmiştir. Elde edilen veriler ışığında, bu çalışmada, matris tipi organizasyon çerçevesinde oluşturulacak bir organizasyon komitesinin, proje yönetimi tekniklerinden yararlanılarak hazırlanacak planları hayata geçirmesiyle ve komiteler tarafından belirlenecek etkin bir izleme ve kontrol sistemi ile, düzenlenecek uluslararası yarışma organizasyonlarında daha başarılı olunabileceği önerilmektedir. Bu amaçla, örnek olmak üzere uluslararası bir atletizm pist yarışması için, yarışma öncesi ve sonrasında gerçekleştirilmesi gerekli faaliyetler, toplam 123 işlem paketi ile ifade edilmiş, her işlem için öncelikler ve süreler belirlenmiş, ardından bir işlemin başlaması için daha önce-220- tamamlanması gereken işlem veya işlemler, her işlemden sorumlu olması düşünülen birim (komite, federasyon, organizasyon sekreteri, vb.) belirlenmiştir. Daha sonra yapılan bir dizi işlemle, iş akışının pürüzsüz bir şekilde oluşturulması sağlanmıştır. Bu işlemlerden sonra organizasyon şeması hazırlanmış ve ilgili komitelerin ayrıntılı iş tanımları yapılmıştır. Proje yönetiminde önemli aşamalardan biri olan `proje yapı planı` oluşturularak projenin parçalarının bir bütün halinde aynı şemada görülmesi sağlanmış; projeye ilişkin `sorumluluklar matrisi`, diğer bir deyişle `iş dağılım cetveli` çıkartılmış; en çok kullanılan klasik tekniklerden biri olan `Gantt şeması` elde edilmiş; son olarak, üzerinde her bir işlemin süresinin, başlangıç ve bitiş tarihlerinin, her işlemden önce ve sonra gerçekleştirilmesi gereken işlemlerin, projenin kilometre taşlarının, hangi işlemlerin kritik işlem olduğunun ve buna bağlı olarak kritik yolun belirlendiği `proje ağplanf (network) oluşturularak model önerisi tamamlanmıştır. Anket sonuçlarının değerlendirilmesinde MINITAB istatistik programıyla, istatistik olarak yüzde dağılımlan ve oranlar arası fark değerlendirmesinde Z testi kullanılmıştır. Aynca proje ağplanının ve Gantt şemasının belirlenmesinde MS Project for Windows 4.0 paket programı kullanılmıştır.

SUMMARY In this study, a model for the utilization of project management techniques in international sport event organizations is proposed. In order to constitute a basis for the proposed model, a questionnaire has been realized with 41 managers who are responsible for various sport event organizations, and with 102 athletes who took part in the two international competitions organized in Turkey, which are chosen for the survey. Additionally, a questionnaire has been sent to the athletics federations and the related sports organizations of 20 countries. The managers are asked whether they use any planning techniques during the organization of a sport event and other questions that are related with the details of the subject, and the athletes are asked about the problems, that they are faced with, during the competitions they had joined previously as well as during the current competition within the context of the survey. It has been determined that 51.22% of the managers have not benefited from any sort of planning techniques. On the other hand, it is found out that, the athletes are generally faced with the basic problems as transportatian and accomodation problems; whereas they have been faced with problems to various extents, before, during, and after the observed competitions. The results derived from the managers' survey, i.e. the fact that more than half of the managers do not use any techniques during the planning face of the organization, is supported by the results that during222- an international sportive organization, the athletes may live through various problems. In the light of these results, it is proposed that the organizations will be more successful, if the organization committee is established in matrix type organization, which included related committees implementing plans prepared with project management techniques and the efficient utilization of a monitoring and control system. In this direction, a model is prepared for a track and field competition as to be an example. The necessary activities to be completed before and after the competition are expressed with 123 work-packages; for each work-package priorities and durations are determined; then predecessors and successors of each work-package and the organizational units (committee, federation, secretary general) to be responsible from each activity are determined; with a series of operations realized as the next step, the work flow is maintained to be in a smooth manner. After determining the committees, the organizational chart is established, and the detailed job descriptions are written. The `work break-down structure` is established and is maintained to see the project's parts as a whole in one chart; the `responsibility matrix`, i.e. the `task form` is prepared; the `Gantt chart`, which is one of the most widely used techniques is drawn. The model proposal of the thesis is completed with the `project network plan`, which shows the duration, start and finish days, predecessors and successors of each activity, the milestones of the project, and also shows which activities are critical activities and determines the critical path of the project.-223- For the evaluation of the results of the survey, MINITAB statistics program and Z-test /n percentage distributions and the evaluations of the differential between ratios, are utilized. For the formation of the project network plan and the Gantt chart, MS Project for Windows 4.0 package program is applied.