Employee training and development needs assessment: The Turkish case

Abstract

Bu araştırmanın amacı, bir organizasyonda eğitim ve geliştirme ihtiyaçlarının saptanmasında elde edilen başarı düzeyi ile çalışanların katıldıkları eğitim faaliyetlerinde ulaştıkları tatmin seviyesi arasındaki ilişkiyi araştırmaktır. Günümüzün küreselleşen iş dünyasında, organizasyonlar süratle değişen bir çevre ile kuşatılmıştır. Değişikliklere nasıl uyum sağlanacağı ve çevrede meydana gelen değişikliklere uyum sağlamak için kuruluşların nasıl hazırlanacağı konusu organizasyondaki yöneticilerin karşılaşacağı bir sorundur. Bu değişiklikler, teknolojide, ürünlerde, rekabette, müşteri tercihlerinde, finans sektöründe, yasalarda, hammadde ve enerji kaynağı fiyatlarında, uluslararası iş kurallarında ve birçok diğer alanda ortaya çıkabilir. Değişikliklerin doğası, şekli, hızı ve yeterlilik düzeyi ülkeden ülkeye ve sektörden sektöre farklılık gösterir. Bir yönetici, sıradan iş tecrübelerinin yeni sorunları çözmekte yetersiz kaldığını fark ettiği zaman, bilgi, danışma ve eğitime ihtiyaç duyabilir. Bu çalışma, yöneticilere organizasyonlarının eğitim ihtiyaçlarının saptanmasında yardımcı olacak bir araçtır. Eğitim ve geliştirme ihtiyaçları saptama tekniklerini ve bu teknikleri kullanmak suretiyle çalışanların eğitim faaliyetlerinden elde edecekleri tatmin düzeylerinin nasıl artırılabileceğini araştırmaktadır. Araştırmanın üzerinde yoğunlaştığı en önemli nokta, eğitim ve geliştirme programları öncesi ihtiyaçların saptanması sürecidir. İhtiyaçların saptanması süreci organizasyon, görev ve personel analizleri olmak üzere üç aşamada gerçekleştirilir. Bu aşamaların analizinden önce, eğitim ihtiyaçlarının saptanmasına yönelik temel teknikler ile ilgili bilgi sunulmaya çalışılmıştır. Daha sonra bu tekniklerin avantajları ve tekniklerin uygulanmasına yönelik etraflı bilgiler verilmiştir.Organizasyon analizi aşamasında `Organizasyonun neresinde bir eğitim ihtiyacı ortaya çıkmıştır ve hangi şartlar altında uygulanması gerekir?` sorusu sorulur. Bu aşamada organizasyonun hedefleri ve bu hedeflere ulaşmadaki etkinliği, kaynakların etkin kullanımı, eğitim ortamının elverişliliği, çevresel dirençler üzerinde yoğunlaşılır. Organizasyon analizinin amacı, organizasyonun neyi başarmaya çalıştığı, etkinliğin gerçekleştirilmesi için nerede eğitime ihtiyaç duyulduğu, eğitimde başarıyı engelleyen hangi potansiyel engellerin bulunduğu hususlarının ortaya çıkarılmasıdır.Görev analizi aşamasında `Hangi iş ve görevler, bilgi, beceri ve faaliyetler eğitime dâhil edilmelidir?` sorusuna cevap aranır.Bireylerin analizi aşamasında ise `Kim, ne maksatla eğitime ihtiyaç duymaktadır?` sorusuna cevap aranır. Bireysel performans bozuklukları ve gelişme ihtiyaçları, eğitim programına ait konuların saptanması için kullanılabilir. Bu bilgi aynı zamanda hangi çalışanların eğitim faaliyetine katılması gerektiğinin tanımlanmasına da hizmet eder.Kısıtlı kaynaklar nedeniyle, eğitim ihtiyaçlarının öncelik derecelerinin belirlemesi şarttır. Bu, organizasyon hedeflerinin belirlenmesinde kaynakların büyük önemi olduğunun göstergesidir. Bütün bu bilgiler ışığında Türkiye'de organizasyonların eğitim ihtiyaçlarını nasıl saptadıkları araştırılmış ve sonuç olarak, yöneticilerin eğitiminden iyi netice almak için neler yapmaları gerektiği üzerinde durulmuştur. Tezin uygulama aşamasında; organizasyonda eğitim ihtiyaçları saptama sürecinde gösterilen performansla, eğitim görenlerin eğitimden elde ettikleri tatmin düzeyi arasında direkt ilişki olduğu sonucuna varılmıştır. Diğer bir ifadeyle, bir organizasyonda eğitim ihtiyaçları saptanırken gösterilen başarının, çalışanların iştirak ettikleri eğitim programlarından elde ettikleri tatmin düzeyini yükselttiği ortaya çıkarılmıştır.

The purpose of this study is to examine the relationship between the satisfaction level of employees who participate in training programs and the training and development needs assessment in an organization. In global business world of recent years, organizations and their environments are going through rapid change. In such rapidly changing environments, managers face the challenge of coping with dazzling change, and adjusting their organizations to constantly changing global environments. Change takes place in technology, structure, people, products, competition, consumer preferences, financial markets, government regulations, and in many other areas. The nature, form, pace and significance of change differ from country to country and from sector to sector.When a manager realizes that routine job experience and existing level of knowledge no longer provide answers to new questions, he/she may start looking around for information, advice and training. This study is an attempt to assist managers in assessing training and development needs of their organizations. It examines the training needs assessment techniques and the ways through which such techniques can increase the employees' level of satisfaction which they get out of training.In this study, the main emphasis is on the needs assessment phase of the training programs. Needs assessment is performed at three different levels: organization, task and person. Before analyzing these levels, information about the basic principals of training and needs assessment techniques for individual , group and organizational needs is given. Then, the advantages of these techniques are presented. This is followed by detailed information about organization, task, and person analysis. At the organization level the question asked is: `where in the organization is there a need for training and under which conditions should training be conducted?` The focus is on the goals of organization and its effectiveness in achieving those goals, organizational resources, climate for training, and environmental constraints. The purpose of organizational analysis is to understand what the organization is trying to accomplish, where training may be needed to enhance effectiveness, and what potential roadblocks to success in training exist.The task analysis level asks the question `which tasks, knowledge, skills and abilities should be included in training?` At the person analysis level, the question asked is `who needs to be trained and what for?` Individual performance deficiencies and developmental needs can be used to suggest the contents of the training program. This information can also serve to identify which employees should participate in the training and development programs. Because of limited resources to be used for training and development, it is necessary to prioritize training needs. This ensures that resources have a greater impact on the organizational goals.Finally, the study tries to find out how Turkish companies implement this process, and what the managers must do to get good results from their training. At the implementation phase of the research, it was found that, there is a direct relationship between the performance shown during the training needs assessment process in a company and the satisfaction level of trainees in training programs. In other words, the study has shown that successful training needs assessment in an organization will increase the level of satisfaction that employees get out of training programs in which they participate.