Web-based knwledge management systems: A field study of MORN in research and development project management

Abstract

ÖZET Literatürde bilgi teknolojilerinin ve özellikle `Kurumsal Hafıza` sistemlerinin organizasyonları nasıl desteklediğini ortaya çıkarmayı hedefleyen pek çok çalışma vardır. Maalesef, literatürde kurumsal hafızanın önündeki engelleri irdeleyen araştırmalar yetersiz kalmış ve ancak 1990'ların ikinci yarısından sonra ilgi çekmeye başlamış ve hatta, bu engellerinin nasıl aşılacağını irdeleyen ampirik araştırmalar hemen hiç yapılmamıştır. Kanımızca, bugüne değin Türkiye'de kurumsal hafızayı engelleyen kültürel ve teknik handikaplar dikkat çekmemiş bir konu olarak ortaya çıkmaktadır. Yine, eşzamanlı proje yönetimi çerçevesinde dağınık proje üyelerinin etkileşimini amaçlayan ampirik çalışmalar son derece yetersizdir. Kara Kuvvetlerinde özellikle elektronik medyanın kullanımına ilişkin sistematik çalışmalar da hiç yapılmamıştır. Belirtilen son derece kısıtlı teorik altyapıya rağmen, bu konu araştırma yapmak için bize yeterince olgunlaşmış görünmüştür. Bu çalışmada, sınırlı teorik bilgiyi kendi teorilerimizle birleştirmek ve teorik konseptleri pratik uygulamalara dönüştürmek amaçlanmıştır. Bu nedenle, eşzamanlı Ar-Ge projelerinin yönetilmesinde, Web tabanlı bilgi yönetimi ve kurumsal hafıza sistemlerinden biri olan MORN bilgi sistemi (Çoklu-ortamlı Nesne İlişki Ağı) kullanılarak bir saha incelemesi yapılmıştır. Yönetsel anlamda metodoloji, hem sürecin, hem de ürünlerin analizine dayanmaktadır. Bu amaçla; MORN bilgi sisteminin, kurumsal hafızanın tesisine ve engellerin aşılmasında muhtemel katkılarına özellikle dikkat edilerek, kullanıcılar tarafından algılanan faydalarına odaklanılmıştır. Çalışmada, Dr. Öner tarafından kurulan ASAG (Askeri Araştırmalar Grubu) bünyesinde eşzamanlı proje yönetiminde MORN'un kullanılabilirliği sorgulanmış ve her türlü elektronik iletişim gözlemlenmiştir. ASAG üyelerinin tez çalışmaları (toplam 10) alt- projeler olarak ele alınarak; son 5 aylık sürede `MORN Projesi` olarak adlandırılan bir `dağınık` (entelektüel ve coğrafi) Ar-Ge projesi uygulaması yapılmıştır. Ürün ve süreç aynı anda geliştirildiği için eşzamanlı mühendislik uygulaması kapsamında tüm üyeler MORN'un tasarım sürecine aktif olarak katılmışlardır. Çeşitli anket uygulamaları yapılmasının yanı sıra, saha gözlemleri, mülakatlar vb. yöntemler kullanılmış, veri analizi `tanımlayıcı` bir tarzda gerçekleştirilmiş; temel istatistik verileri ise sonuç çıkarmaktan ziyade çalışmayı `resmedici` bir yaklaşımla ele alınmıştır. XVIIÇalışmanın sınırlan dahilinde MORN `çalıştığı` ve alt-proje yöneticileri arasında disiplinler arası ve çok fonksiyonlu işbirliğini desteklediği söylenebilir. Teknik açıdan bakıldığında, çalışmamızın bir başka sonucu ise, Web ve İnternet teknolojileri ile entegre olmuş MORN teknolojisinin, dağınık Ar-Ge projelerini birleştiren bir işbirliği ortamını gerçekleştirecek seviyede fonksiyonelliğe ve esnekliğe ulaşmış olduğunun tespitidir. Fakat, yine de tüm potansiyeline rağmen bir organizasyonun özellikle informel bilgilerinin değerlendirilmesinde kesin bir çözüm yoluna ulaşılamamıştır. Literatürde bahsedilen kurumsal hafıza engellerinin, bizim uygulamamızla kısmen örtüştüğü ulaştığımız sonuçlar arasındadır. Bir diğer çıkarımımız ise, sanal takımların ihtiyaçlarının diğerlerinden pek de farklı olmadığıdır: `açık bir misyon`, `rol ve sorumlulukların açıkça ifadesi`, `iletişim alternatifleri` ve `ortak bir hafızanın varlığı`. Çalışma; `tanımlayıcı` (diskriplij) ve belki bir bakıma da MORN'un tasarımı gerçekleştirildiği için `kural koyucu` (prediskriptif)` olarak tanımlanabilir. Bir takım nedenlerle bazı hususlar incelenememiş olmasına rağmen, gelecekteki çalışmalar için faydalı olacağını düşündüğümüz bir alanda ilk adımlardan birinin atıldığına inanıyoruz. Bu çalışma ve bunu takip edecek araştırmaların ışığında; Kara Kuvvetlerinin kurumsal hafızasının etkin bir şekilde tesis edilebileceği umulmaktadır. Anahtar Kelimeler: Kurumsal Hafıza, Web tabanlı Bilgi Yönetimi, Eşzamanlı Dağınık Proje Yönetimi, İhtiyaç Mühendisliği, Web ve İnternet Uygulamaları, Sanal Takımlar, Çoklu-ortamlı Nesne İlişki Ağı, Grup Karar Destek Sistemleri. -Will

ABSTRACT Many studies in the literature attempts to reveal how information technology and especially `Organizatiotial Memory` (OM) systems can support organizations. Unfortunately, the research on this area, especially obstacles confront to OM, stayed limited. Moreover, an empirical inquiry on how OM barriers can be beaten by Web-based systems, really, remained an uncharted area. So far, the impacts of cultural and technical barriers on OM systems have received, to our knowledge, no attention in Turkey. Besides, in Turkey, empirical studies combining distributed partners in a concurrent project management setting are insufficient. As a matter of fact, none systematic work in electronic media has been done in TLF. Despite very finite theoretical infrastructure, this area seemed to us as a ripe topic for exploration. To fill the gap in question, we attempted to integrate literature sources with our theories and strove to transform theoretical concepts into practical operations. We presented the field study of MORN (Multimedia Object Relation Network), one of the Web-based knowledge management and OM systems. Our methodology focused on the `process` and `product` analysis by view of management, and the exploration of practical thoughts. We have focused in this study in the perceived usefulness of MORN, paying special attention to the roles it can play in enhancing OM and overcoming barriers. In this study, usability of MORN in concurrent project management in Military Research Group (MRG) (established by Dr. M. A. Öner) has been investigated and electronic communication has been observed over the last 5 months. We have studied a distributed research project (here called MORN Project) involving different partners (totally 24). The distribution was both intellectual and also geographical. Thesis studies of each member (totally 10) of MRG have been dealt as separate sub-projects. Improvements on sub-project managers' core competencies, and probable contributions of MORN to OM, have been discussed in terms of ''Knowledge-People-System-Organization approach`. Since the product and process have been implemented and improved as a concurrent engineering practice, all collaborators were actively participated to design process of MORN. The study used multiple data collection procedures including questionnaires, critical incident interviews, field observations, etc. While doing research, we played the role of `participant-as observer` and were responsible in overall management of the project. Data XVanalysis in this research depended heavily on description; even when certain statistics are calculated, they were used in a descriptive rather than an inferential sense. Within the confines of the field study, MORN `worked`, and enhanced cross-functional collaboration and interdisciplinary interaction. From the view of technical implications, our study indicated that MORN technology, integrated with Web and Internet technologies, has reached a stage in which it provides the desired functionality for developing a `collaboration layer` for connecting distributed R&D projects. But, for all MORN's capacity, we have not yet found a certain way to tap the value in an organization's particularly informal knowledge. We concluded the barriers defined in the literature partially conform to our findings. Our analysis also suggested that virtual teams need the same things all teams require: `a clear mission`, `an explicit statement of roles and responsibilities`, `communications alternatives`, and `a corporate memory`. We can label our study as `descriptive` as well as `prescriptive`. Despite many issues still remained open; we have only scratched the surface of an area that we believe useful to further researches. While we believe that technical mechanisms of MORN offer great potential for capturing OM, proof must await field studies of its use. With the data supplied by this study (and future ones), it is assumed that OM of TLF, with a recent but growing interest, will be effectively developed. Keywords: Organizational Memory, Web-based Knowledge Management, Distributed Project management, Requirement Engineering, Group Decision Support Systems, Internet & Web Applications, Virtual Teams, Multimedia Object Relation Network. XVI