Business process definition for technical publication needs: A defense company case

Abstract

Büyük ölçekli Savunma Sanayi projelerinde müşteri dokümantasyonu söz konusu olduğunda gerek kurumlar arası entegrasyon, gerekse standart teknik yayın üretiminde ciddi sıkıntılar olduğu gözlemlenmiş ve bu sürece ilişkin bir iş akışı tanımlanmadığı, sorumlulukların ilgili kurum ve kuruluşlarca, uygun şekilde paylaşılmadığı anlaşılmıştır. Türkiye?deki Savunma Sanayi kuruluşları dikkate alındığında, projelerin birçoğunun farklı firmalarla imzalanan ortak projeler olduğu gözlemlenmektedir. Bu durumda, müşteri dokümanlarını tek tip üretmek ve teknik yayınların standardizasyonunu sağlamak karmaşık bir hal almakta, bu dokümanların revizyon kontrolleri, yönetim stratejileri ve entegrasyonları zorlaşmaktadır. Müşteri dokümantasyonları ve teknik yayın üretiminde birlikte çalışılabilirlik esasları gereği, verinin niteliği, maliyeti ve yönetimi söz konusu olduğunda, S1000D spesifikasyonu (Ortak Kaynak Veritabanı kullanan Uluslararası Teknik Yayınlar Spesifikasyonu) teknik yayın üretim sürecinde zorunlu olarak tüm katkıda bulunan şirketler tarafından kabul edilmelidir. Bu tez çalışması yürütülürken, daha önce çok şirketli ve S1000D tabanlı bir projede yer almış çalışanlarla yarı yapılandırılmış görüşmeler yapılmış ve bu süreçteki deneyim ve fikirlerinin toplanması amaçlanmıştır. Bu tez çalışması ile, yapılan analiz sonuçları Türkiye?de belirli bir savunma sanayi firmasının S1000D tabanlı teknik yayın ihtiyaçları ile harmanlanarak; planlama, organizasyon, üretim, transfer, revizyon kontrolleri ve modifikasyonları ile ilgili halihazırdaki süreçlere entegre bir iş akışı tanımlanacaktır.Anahtar Kelimeler: S1000D, Surec¸ Tanımlama, Savunma Sanayi, Teknik Yayınlar Spesi?kasyonu, Teknik El Kitapları

In large scale projects and organizations, standardization requirements in terms of customer documentations to integrate data created by dierent contractors or departments is a critical issue. Considerable amount of the defense system projects in Turkey are collaboration projects conveyed by leading actors in the industry. In this case, standardizing technical publications in terms of operators? and maintenance manuals, illustrated parts catalogs and multimedia publications become harder and more complex to follow and integrate. S1000D (International Specification for Technical Publications utilizing a Common Source Database) standardize the generation, management, use and exchange of technical publications with high level flexibility and functionality. Therefore, to provide interoperability of data, S1000D needs to be considered as a guide for all international technical documentation procured by all of the contractorsin a project. In this thesis study, we interviewed the employees in defense industryby analyzing a previous multi-organizational S1000D dependent project and collected theirexperiences and thoughts about the specification. Through those interviews, we combined theresults according to the S1000D related categories we defined. Regarding the technical publication and customer documentation requirements depending on S1000D in a specific Defense Company in Turkey, our work will draw a map of process work flow by harmonizing the existing processes in terms of planning, organization, production, transfer, revision controls and modifications in an integrated work-flow.Keywords: Process De?nition, S1000D, Technical Publications Speci?cation, Defense Industry,Technical Manuals