Modelling an intranet based management information system based on accounting information

Abstract

20.yüzyıl dünya ekonomi tarihi çok köklü değişimlere sahne olmuştur . Dünyaekonomisinin küreselleşmesi, bilgi teknolojilerinin gelişimi, Internet'in doğuşuve küresel iletişim ağlarının yaygınlaşması iş dünyasının kurallarını vedoğasını degiştirmiş, şirketler yeni çağın kural ve şartlarına gore kendileriniyeniden yapılandırmak zorunda kalmışlardır.İnşaat sektörü'de bu değişime ayak uydurmak zorundadır. Yeni pazar şartlarıinşaat firmalarına getirdiği zorluklar yanında birçok yeni imkanlar ve şanslarda sunmaktadır.İnşaat sektörünün küreselleşmesi her gün biraz daha artan bir hızla devametmektedir. İnşaat firmalarının geleceği küresel düşünme ve hareket etmeyeteneklerine bağlıdır.Bugünün global inşaat firmaları dünyanın dört bir köşesinde onbinlerce kişiistihdam etmekte ve değişik zaman dilimlerinde 24 saat faaliyetgöstermektedirler.E-mail, Internet, Intranet ,video konferans gibi yeni telekomunikasyonteknolojileri inşaat şirketlerinin global ölçekte organize olurken yerel olarakçalışabilmesine ve değişik zaman dilimlerinde ve coğrafi bölgelerde çalışanproje ekiplerinin koordinasyonuna imkan vermektedir.Şantiyelerin finansal performanslarının toplamı şirketin toplam performansınıoluşturur. Bu yüzden şantiyelerin merkez yönetimi tarafından efektif ve etkindenetimi şirketlerin karlılığı ve sürekliliği açısından çok büyük önemtaşımaktadır.İnşaat sektörünün küreselleşmesi inşaat faaliyetinin aslında yerel bir faaliyetolduğu gerçeğini değiştirmemektedir. İşgücü ve malzeme sağlayan firmalaryereldir. İşverenlerde genellikle yereldirler. İnşaat projelerinin başarısı büyükölçüde yerel şartların iyi bilinmesine ve şantiyede iyi bir yönetime bağlıdır.İnşaat firmalarının stratejik işletme birimleri olarak değerlendirebilecek inşaatprojeleri şantiyede yerleşik Proje Müdürleri tarafından yönetilirler. Şantiyelerinkarlılığını etkileyebilecek bir çok günlük karar şantiyelerde Proje Müdürleritarafından alınır.Bu dağınık yapı işin doğasından kaynaklanmakta ve beraberinde ciddiyönetim sorunları getirmektedir.Merkez ofiste oturan üst düzey yöneticilerin şantiyelerin finansalperformansını ölçmek için ellerindeki tek güncel kaynak şantiyelerden gelenilerleme raporlarıdır.Fakat mühendis kökenli proje müdürleri genllikle şantiyelerin karlılığından çokişlerin fiziksel ilerlemesine, kalitesine ve süresinde tamamlanmasnaodaklanmaktadırlar.Şantiyelerden gelen maliyet kontrol ve karlılık raporlarlarıprojelerin gerçek finansal durumunu yansıtmaktan uzaktırlar.Mali dönem sonunda üst düzey yöneticiler şantiyelerden gelen karlılıkraporları ile Muhasebe Departmanından gelen finansal raporlarıkarşılaştırdıklarında büyük süprizlerle karşılaşabilirler.Maliyet kontrol raporlarında proje süresince yüksek karla rapor edilenprojelerin işin sonunda sıfır karla tamamlandığının anlaşılması çok şaşırtıcıbir sonuç değildir. (Bkz.Case Study kısım:4)Büyük inşaat şirketlerinde finansal kontrol ve nakit kontrolu stratejik önemtaşır. Şirket ansızın ciddi nakit sıkıntılarıyla karşılaşabilir. Malzemesağlayıcılarının ve taşeronların faturaları ödenemez duruma gelir. Şantiyeleremalzeme sevkiyatı aksamaya başlar.Taşeronlar ödemelerini alamadıkları içinişi durdururlar.İş ilerlemesi durma noktasına geldiğinde İşveren inşaatsözleşmesinden kaynaklanan hakkını kullanarak müteahit firmanın bankamektubunu hiçbir uyarıda bulunmadan nakite çevirebilir.Bu durum büyükölçekli bir projede yaşandığında o inşaat şirketinin iflasına yol açabilecekciddi sorunlar oluşturabilir.Geçtiğimiz yıllarda yaşanan büyük inşaat ve enerji şirketlerinin hızlı iflaslarıbu duruma örnektir. Daha sonra bu şirketlerin çöküş sebeplerini araştırmakamacıyla birçok çalışma yapılmış ancak yapılan çalışmalara rağmençöküşün mali sebeplerini tespit etmek dahi mümkün olmamıştır. (Enron,Morrison Knudzen etc.)Bu çalışmanın amacı üst düzey şirket yöneticilerinin dünyanın değişik coğrafibölgelerine dağılmış olan şantiyelerinin günlük hatta anlık finansaldurumlarını takip etmelerini sağlayabilecek Muhasebe bilgisine dayalı birYönetim Bilgi Akış Sistemi modelini ortaya koymaktırMuhasebe bilgisi tüm işletmelerde en hassas veri girişinin olduğu en güvenilirbilgi kaynağıdır. Muhasebe planı mühendisler tarafından proje aktivitelerinegore sınıflandırıldığında çok değerli ve güvenilir bir bilgi kaynağı oluşturur.Önerilen model klasik maliyet kontrolu prensiplerine dayalı ve proje yönetimkademelerine her iş kaleminin gerçek maliyetlerinin tespiti, proje bütçesi ilegerçekleşen maliyetler arasındaki farkların belirlenmesi, ve iş sonuna kadarhangi maliyetlerin gerçekleşeceğini tespitine imkan vermektedir.Bu metodoloji Proje yönetimi ekibine bütçe dışı maliyetlerin gerçekleştiği işkalemlerinde zamanında önlem alma imkanı verirken , üst düzey yönetimede şirketin toplam performansını değerlendirme ve aksayan noktalaramüdahele etme imkanı vermektedir.Çalışmada inşaat şirketlerinin dağınık yapısından kaynaklanan iletişimsorunlarını gidermek ve şirket içi bilgi akişini hızlandırarak güçlendirmekamacı ile İnternet altyapısını kullanan Intranet modeli geliştirilmiştir.Intranetmodeli tüm şantiyeleri merkez ofise bağlarken şirket dışı kişilerin şirket ağınagirmesini engelleyerek özel ticari bilgilere dışardan erişimi engeller.Muhasebe kayıtlarına giren her işlem merkez ofis tarafından görülür ve işlenir.Maliyet kontrol raporları ve finansal tablolar otomatik olarak yenilenir.Şantiyelerden otomatik olarak derlenen güncel muhasebe bilgisi üst düzeyyöneticilerinin her gün şirketin finansal olarak hangi konumda olduğunubilmesini sağlayarak yönetim kararlarına taban oluşturur.Merkez yönetiminin şantiyeler üzerindeki kontrolunun artması ara yönetimkademelerinin azalmasına ve şirketin daha efektif bir yapıya kavuşmasınaimkan verir.Ayrıca bilgi girişinin sadece muhasebe üzerinden yapılması çiftbilgi girişini ortadan kaldırarak endirekt personel giderlerinin azalmasınısağlar.Her şirket personeli şirket içi bilgi ağı sayesinde kendilerine verilen yetkidahilinde tüm şirket projeleri hakkında bilgiye sahip olabilirler. Buentegrasyon şirket içinde sinerji yaratarak şirket içi iletişimi ve koordinasyonugüçlendirir.Muhasebe bilgisinin yönetim kararlarına taban oluşturabilmesi için gerçekzamanlı bir raporlama sistemini sağlayabilecek bir enformasyon teknolojisialtyapısında çalışması gerekmektedir.Bu çalışmanın kapsamı,⢠Enformasyon Sistem / Teknolojilerinin inşaat sektöründeki kullanımalanları ve faydalarını irdelemek⢠İnşaat şirketlerinin finansal kontrolu amacıyla tüm maliyetleriniMuhasebe planı düzeyinde (şirket ve şantiye düzeyinde)sınıflandırmak⢠İnşaat şirketlerinde karar mekanizmalarına yardımcı olacak eş zamanlımuhasebe bilgisine dayalı bir YBAS`nin prensiplerini belirlemek⢠YBAS'nin kullanacağı teknolojik altyapıyı tanımlamaktir.

The purpose of this study is to design an Intranet based ManagementInformation System (MIS) based on accounting information for a constructioncompany which provides strategic information for the top level managers.Construction sites can be considered as the strategic business units of aConstruction Company. The consolidation of the financial performances ofthe construction sites builds the total performance of the company. That?swhy an effective control of the construction sites is the most critical challengefor the top management.The most common used instrument for the top managers to evaluatefinancial status of the construction sites are the cost control reports which areprovided from the sites. But these reports are generally far from to reflect realfinancial status of the jobs. (please see case study Chapter 4)This study is based on the fact that the most reliable information about thefinancial progress of the construction sites can be provided from theaccounting reports. The financial reports (Balance Sheet, Income Statement,Cash flow, etc.) which are obtained from the Accounting records are the bestvehicles for the BA (Business Administration) based top level managers andthe stakeholders to measure the company`s overall performance.If accounting information is organized and classified according to projectactivities by the engineers it provides very valuable and correct financialinformation for the decision makers.In this study Chart of Accounts (COA) is classified according to ?CostAccounting? principles to allow the Project Managers to evaluate actual costs,variance with the budget, and the variance of the actual costs to complete.For the rapid transmission of accounting information an Intranet Model isestablished. Each transaction recorded states far from the Head office will beinstantly received and progressed by the Head Office. Cost Reports andFinancial Statements like Balance Sheets and Loss-Profit Tables will beupdated automatically. The top managers knows where the company standstoday.The proposed Accounting based MIS Model prevents the double data entryand decreases the administrative costs by eliminating an extra personnelrequired for the data entry.