Organizasyon el kitabının kapsamı ve bir yükseköğretim kurumu için model çatısı

Abstract

73 ^ mrnmmçmm mr* ` ÖZET Bu çalışma, organizasyon el kitabının kurumlarımızda ya da işlet melerimizde gerekliliğini sınamak, kapsamını belirlemek; yükseköğretim kurumlarındaki ya da diğer kurumlardaki organizasyon el kitaplarını incele yip, bir yükseköğretim kurumu için organizasyon el kitabı hazırlamak; var olan diğer personel el kitapları ve yönetmeliklerinin benzer ve farklı yönle rini belirlemek üzere planlanmıştır. Araştırma kapsamına alınan, Türkiye ve Kuzey Kıbrıs Türk Cum- huriyeti'ndeki üniversitelerin İşletme Fakültesi Yönetim ve Organizasyon Anabilim Dalı öğretim elemanlarından, aynı üniversitelerin genel sekreter lerinden (toplam 55 üniversite temsilcisinden) geri gelen anket formları ile, T.C. Üniversitelerinden 19'unun rektörlüklerinden (posta ile gön derilen bir mektupla organizasyon el kitapları olup olmadığı, varsa bir örneğinin incelenmek üzere verilmesini istediğimiz için gönderilen el kitap ları, Ayrıca, yurtiçinden ve yurtdışından bazı hastanelerin, üniversite lerin, büyük işletmelerin organizasyon el kitapları, personel politikaları ve prosedürleri el kitapları, oryantasyon el kitapları, personel el kitapları, katalog ve rehberler, teşkilat kanunları, işletme yönetmelikleri, personel74 yönetmelikleri ve Türkiye'deki 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve Yükseköğretim Mevzuatı incelenmiştir. Verileri toplamak için kullanılan anket formunda, öğretim ele manlarının ve genel sekreterlerin organizasyon el kitabının gerekliliği ve kurumlarında organizasyon el kitabı olup olmadığı hakkındaki sorulara, organizasyon/personel/oryantasyon el kitapları ve personel yönetmelikleri nin kapsamlarına (karışık fakat üniversite temsilcilerinin yanıt vereceği şekilde) yer verilmiştir. Elde edilen verilerin istatistiksel olarak değerlendirilmesi için yüzdeleme ve x2 testi kullanılmıştır. Sonuç olarak, üniversite temsilcilerinin % 69'una göre organizas yon el kitabına gereksinim olduğu saptanmıştır. Bazı üniversitelerimizde bulunan diğer el kitaplarının organizas yon el kitabı olarak tanımlandığı; bazı üniversite elemanlarının bu kitapla rın varlığından haberi olmadığı belirlenmiş ve 30 üniversitenin ancak % 23'ünde organizasyon el kitabı veya benzerlerinin hazırlanmış olduğu saptanmıştır. Bu kitapların içeriği hakkında, üniversitelerin ve enstitünün tem silcilerinin görüşü ile literatürün(3) uyumlu olduğu tespit edilmiştir. Ancak organizasyon el kitapları ve aynı amaca yönelik teşkilat kanunları ve teşkilat yönetmeliklerinin % 75'inin içeriğinin literatür ile pek uyumlu olmadığının saptanması, `bu kitapları kimin hazırladığı sorusunu akla getir mektedir. Ankette, literatüre dayalı bir `içindekiler` listesinin bulunması nın üniversite temsilcilerini yönlendirici olduğu düşünülebileceği gibi, (da ha ziyade) araştırmaya katılanların işletme fakültesi elemanı olması da, onların görüşünün literatür ile uyumunu açıklayabilir. Bu nedenle, gelecekte yükseköğretim kurumlarının ve diğer kurumların el kitaplarını geliştirme komisyonunda yönetim ve organizas-75 yon alanındaki uzmanlar ile ilgili yöneticilerin temsilinde denge sağlanma lıdır. Son derece merkeziyetçi bir anlayışla yönetilseler de, yükseköğ retim kurumlarımızın ortak olarak kullandıkları teşkilat kanunu ve teşkilat yönetmelikleri tam olarak bir üniversitenin özgün organizasyon el kitabı ihtiyacını karşılayamamaktadır. Bunun için üniversiter kuruluşların yöneti cilerine; dağıtılabiliyorsa çalışanlarına, özgün organizasyon el kitabı hazır lanmalı, tanıtılmalı, daima ulaşabilecekleri bir yerde bulundurulmalıdır. Araştırmaya katılan üniversite temsilcilerinin görüşleri, literatür ve mevcut el kitaplarının incelenmesi sonunda organizasyon el kitabının içeriğinde sırasıyla şu unsurların bulunması önerilir: Önsöz, amaç ve hedefler tanımlar, tarihçe, felsefe, temel ilkeler, genel politika ve prensipler organizasyon sözlüğü, unvanlar, ortak sorumluluk lar, işgörme yöntemleri, organlar ve fonksiyonlar, görev tanımları, komite görev tanımları Ayrıca, üniversite katalog ve rehberleri işletme yönetmeliklerine oranla daha fazla organizasyon el kitaplarıyla benzerlik göstermektedir. Çünkü işletme yönetmelikleri personeli ilgilendiren unsurları da içermekte dir. Ama her ikisi de organizasyon el kitabında bulunması gereken asgari unsurları içermediğinden bunlara organizasyon el kitabı denilemez fakat yakın bir benzerlik olduğu söylenebilir. Personel el kitabı, personel politikaları ve prosedürleri el kitabı ve personel yönetmeliği, bazı unsurlarda ayrıhyorlarsa da, ortak unsurları çok fazladır. Kaynaklarda personel politikaları ve prosedürleri el kitapları nın üst yönetimde kalması nedeniyle işgörene bu politikaları anlatacak olan personel el kitaplarını tamamlamak, yenilikleri göstermek amacıyla yayınlandığı belirtilmektedir. Bu durum el kitaplarının ve yönetmeliklerin içerikleri yönünden birbirlerine benzediklerini göstermiştir. Personel el kitabı, personel politikaları ve prosedürleri el kitabı76 ve personel yönetmeliğinin içeriğinde bulunması gereken unsurlar: `Önsöz, amaç ve hedefler, tanımlar, tarihçe, unvanlar, isletmenin iletişim politikaları, ortak sorumluluklar, görev tanımları, ise alınacak perso nelde aranacak nitelikler, personel istihdamı ile ilgili hususlar, çalışma saat leri, hastalık ve devamsızlıklar, işgörenin hakları ve menfaatleri, ilerlemeler ve nakiller, maaş ve ücretler, şikayet etme işlemleri, iş sonlandırma, genel bil giler, yürürlük son hükümler ve yönetmelik değişiklikleri, ekler'dir. Kaynaklarda(21) belirtildiği ve incelediğimiz oryantasyon el kitaplarının içeriklerinde görüldüğü gibi oryantasyon el kitabının kapsamın da hem organizasyonu, hem personeli ilgilendiren unsurlar bulunur. Bu doğrultuda oryantasyon el kitabının içeriği: önsöz, amaç ve hedefler, tanımlar, felsefe, temel ilkeler, genel poli tika ve prensipler, unvanlar, organizasyon sözlüğü, ortak sorumluluklar, orga nizasyon şemaları, organlar ve fonksiyonları, görev tanımları, komite görev tanımları, personel istihdamı ile ilgili hususlar, işgörenin hakları ve menfaat leri, ilerlemeler ve nakiller, maaş ve ücretler, ast-üst toplantıları, çalışma koşulları, elemanlardan beklentiler, genel bilgilerdir. Hem oryantasyon el kitabı, hem personel el kitapları kurumların vazgeçilmez araçları gibi görünmektedir. Fakat hazırlanırken bu konunun uzmanlarının görüşlerine sunulması ve tüm el kitapları arasında hangisinin en önemli ve öncelikli olduğunun saptanması gerekir. Kanımızca kurumlar da hem organizasyonu hem de personeli ilgilendiren unsurlara yer verdiğin den dolayı oryantasyon el kitaplarının yaygınlaştırılması uygun görülmekte dir.

77 SUMMARY This study is designed to evaluate the necessity of organizational handbook in our instututions; to examine the organizational handbooks in universities or in other institutions and then to prepare an organizational handbook for universities; and to find out the similarities and differences of the other personnel handbooks and instructions. The questionnaire forms which are replied by the teaching staff of Management and Organization Department of Administration Faculties in Turkey and in Northern Cyprus Turkish Republic (totally from 55 university representatives), and handbooks which were sent from 19 of Turkish universities were examined. Also, we examined organizational handbooks of some hospitals from home and from abroad of some universities, of some big enterprises; personnel policies and procedures; orientation handbooks; catalagues and guides; organizational laws; management and personnel instructions; and Government Officers Act number 657; and higher education regulations in Turkey. In the questionnaire forms which were used to obtain data, the questions involved were concerned with the thoughts of the teaching staff and secretaries general about the necessity of an organizational handbook; whether there were any handbooks in their instutions about organization and the contents of organizational and personnel handbooks and78 instructions (the questions were complex but appropriate to be answered by university representatives). In evaluating the data obtained, percentage and x2 test were used. As a result, according to 69 % of the university representatives, it was found out that there was a need for an organizational handbook. Some differencies were observed between the views of secretaries general and teaching staff (x2: 6.47; 0.05>p>0.01). It has been observed that some other handbooks were defined as organizational handbook in some of our universities, that some university personnel were unaware of these kinds of books, and that in only 23 % of 30 universities there were organizational handbooks or counterparts prepared. It has been found out that the views of the university representativies and of one institute were consistent with the literature(3). But the observation that the contents of 75 % of organizational handbooks and Organizational Laws and Regulations are not consistent with the literature brings into mind the question of `Who have prepared these books?` In the questionnaire, the presence of an `index` list based on the literature may have oriented the representatives of the universities, but rather than this, that the ones involved in this investigation were from Faculty of Administration can explain the consistence between their views and the literature. For this reason, in the future a balance should be secured between experts specialized in the organization and management field and managers involved in the committee appointed to improve the handbooks for universities and other institutions. Even though they are governed with a strict centralist approach, Organizational Laws and Regulations which our higher education institutions use in common cannot meet the need for a proper organizational handbook for universities. For this reason, proper organizational handbooks should be prepared and distributed to the79 directors of universities and institutions, and if possible, to their staff, and they should be kept in places that can readily be accessible. After evaluating the views of university representatives involved, the literature and the existing books, it is recommended that the following elements should be included in the organizational handbook successively: Preface, aims and objectives, definitions, short history, philosophy, basic principles, general policy and principles, organizational dictionary, titles, common responsibilities, performance methods, organs and functions, job descriptions, and committee job descriptions. Besides, university catalogues and guides resemble organizational handbooks more than administrative regulations do because administrative regulations include the matters concerning personnel as well. Because both of them don't cover the minimum elements that should be included in a organizational handbook they can't be called organizational handbooks but they can be said to have some close similarities with them. Even though personnel handbooks, personnel policies and procedures and personnel regulations differ in some aspects they also have many aspects in common. In the sources, it is said that because the handbooks about personnel policies and procedures remain in the managing staff, personnel handbooks are prepared in order to define these policies and advances to employees. This shows that the handbooks and regulations resemble each other with respect to their contents. The elements that should be included in Personnel Handbooks, Handbooks About Personnel Policies and Procedures, and Personnel Regulations are: Preface, aims and objectives, definitions, short history, titles, communication policies of the institutions, common responsibilities, job80 descriptions, required conditions in personnel to be employed, matters concerning personnel employment, working hours, diseases and absenteeism, rights and benefits of workers, promotion and transfers, salaries and pays, procedures of complaint, completion of work, general information, validity, recent decisions, regulation alterations, and additions. As indicated in sources(2) and seen in the orientation handbooks which we observed, matters concerning both organization and personnel are incuded in an orientation handbook. In the light of these information, the content of an orientation handbook is; Preface, aims and objectives, definitions, philosophy, basic principles, general policy and principles, titles, organizational dictionary, common responsibilities, organizational schedules, organs and their functions, job descriptions, committee job descriptions, matters concerning personnel employment, the rights and benefits of the employee, promotions and transfers, salaries and pays, meetings, working conditions, expectations from employees, and general information. Both orientation handbooks and personnel handbooks seem to be necessary tools for instutitions. But while these books are being prepared they should be presented to experts on these fields ant it should be determined which one of the handbooks is the most important and is of priority. In our opinion circulation of orientation handbooks is helpful because they include elements concerning both organization and personnel.