Elektronik belge yönetimi uygulamalarında personel farkındalığının artırılması: Değişim yönetimi açısından bir inceleme

Abstract

Teknolojinin de etkisiyle günümüzde Elektronik Belge Yönetimi Sistemine(EBYS) geçişler hız kazanmıştır. Ülkemizde bu geçişler, üst yönetim desteği,kaliteli donanım ve yazılım, iyi bir proje ekibi ve değişim farkındalığı yükseksistem kullanıcıları gibi dinamikler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Bukonuda yapılan çalışmalarda sistem değişimlerinde `insan faktörünün` öneminedikkat çekilmiştir. Tez çalışmasında EBYS uygulamalarında personel farkındalığıdeğişim yönetimi açısından incelenmiştir. Farkındalığın yüksek olduğukurumlarda EBYS'ye geçiş sonrasında sürdürülebilirliğin daha kolay sağlandığıgörülmüştür.Tezde bir devlet üniversitesi olan Marmara Üniversitesi ve İstanbul'da ilçebelediyesi olan Bağcılar Belediyesinde uygulanan EBYS geçişleri üzerinearaştırma yapılmıştır. Araştırmada EBYS değişiminin ve dönüşümünün personelaçısından nasıl değerlendirildiği, onların korku, endişe, uygulama öncesi vesonrası beklentileri incelenmiştir. Çalışmanın problemi `sistem kullanıcılarınınbazı sebeplerden dolayı EBYS değişimi hakkında olumsuz düşünmeleridir`.Çalışmada iki kurum katılımcılarına EBYS süreçleriyle ilgili soruların yönetildiğibir anket çalışması yapılmıştır. Anket ile başarının sebepleri ölçülmeyeçalışılmıştır.Gerçekleştirilen bu çalışmada, EBYS değişimleri ve personel farkındalığı,değişim yönetimi çerçevesinde ele alınmıştır. Elde edilen bilgiler ışığında `EBYSdeğişimlerinde/dönüşümlerinde personel farkındalığının yüksek olduğukurumlarda sistemin yürütülmesinde daha çok başarı sağlandığı` hipotezinin heriki kurum için de geçerli olduğu tespit edilmiştir.

In line with the influence of technology the transition to Electronic RecordsManagement System (ERMS) has picked up pace. This transition nationally isbeing realised within a dynamic setting that includes senior management support,high quality hardware and software, a sound project team and system users whohave a high awareness of the task in hand. Studies carried out in this area haveemphasised the importance of the `human factor` where changes in systems areconcerned. This thesis has examined personnel awareness in ERMS practicesfrom a change management perspective. It is evident that in those organisationswith strong awareness that the sustainability of ERMS following implementationwas more easily achieved.Within the scope of this study research has been carried out on the transition toERMS at the University of Marmara, a public university, and BağcılarMunicipality, a county municipality of Istanbul. The research was carried outwithin the context of ERMS change management and transformation from apersonnel perspective focusing on their fears, anxieties and expectations pre andpost implementation. The hypotheses of the study was that,`system users for onereason or another do not look upon ERMS transformation favourably`. The studywas supported by a survey, containing questions relating to ERMS processes,answered by employees in both organisations respectively. The survey aimed toevaluate the reasons for success. In this study ERMS transformation andpersonnel awareness was examined within the context of change management. Inlight of the results obtained it was concluded for both oganisations that `thesustainability of ERMS systems was more successful in those organisations wherepersonnel had strong awareness of ERMS transformation/change management.