Faturalama sürecinde yapılan hatalar sonucu oluşan gelir kayıplarının nedenleri ve kayıpları önlemek için yapılması gerekenler

Abstract

İÜ İstanbul Tıp Fakültesinde SUT kurallarına uygun olarak yapılan faturalama işlemleri sırasında, kuralların iyi bilinmemesi nedeniyle, bazı hizmet ve işlemler eksik veya yanlış faturalandırılmakta ve bu hatalar örnekleme öncesi veya sonrasında ciddi gelir kaybına yol açmaktadır. İTF için yaklaşık yıllık yaklaşık 44 milyon lira civarında olduğu hesaplanan bu kaybın özellikle mutabakat öncesi hatalardan kaynaklandığı görülmektedir. Bu tezin amacı bahsi geçen kayıplara yol açan sebeplerin belirlenmesi, önlemek için alınacak tedbirlerin oluşturulması ve bu tedbirlerin uygulama yöntemlerinin ortaya konulmasıdır. Çalışmanın materyalini 01.01.2013 – 30.07.2014 tarihleri arasında İstanbul Üniversitesi İstanbul Tıp Fakültesine ayaktan, günübirlik ve yatarak tedavi olmak üzere başvuran hastalardan almış olduğu hizmetler 31.07.2014 tarihine kadar faturalandırılmış olanlara ait mali bilgiler oluşturmaktadır. Yapılan hataların değerlendirilmesi, hata sebeplerinin bulunması, çözüm üretilmesi için çalışanların görüşlerini almak amacıyla Odak Grup Görüşmesi yöntemi kullanıldı. hataların en çok yapıldığı yerler olan kayıt, servis ve fatura bölümlerinde çalışan görevlilerden oluşan 3 ü erkek, 5 i kadın toplam 8 kişilik bir grupla bir gözlemci eşliğinde ve bir moderatör yönetiminde görüşme yapıldı. Ayrıca dosya incelemesi sırasında tespit edilen hataların düzeltilmesi için davet edilen doktorlarla yapılan görüşmeler sırasında yaptıkları açıklamalar, anabilim dallarına yapılan ziyaret ve bilgilendirme toplantılarında tarafımıza sorulan sorular ve toplantı sonrası yapılan değerlendirme sırasında ortaya konan görüşler de tezin yazımı sırasında dikkate alındı. Yapılan hataların özellikle eğitimsizlik, konu hakkında bilgi eksikliği ve kurumsal aidiyet duygusunun zayıflığından kaynaklanan duyarsızlık nedeniyle ortaya çıkan kişisel hatalar olduğu görüldü. Ayrıca altyapı ve hastane bilgi yönetimi sisteminin yetersizliğinin de rolü olduğu tespit edildi. Çözüm önerilerinde bulunuldu.

In UI İstanbul Faculty of Medicine, due to lack of knowledge on billing processes according to SUT some services and procedures are billed with erroneous or omitted information causing important loss of income after the mistake is amplified by pre and post sampling of bills. This loss, estimated at 44 million TL/year was mainly due to errors and omissions done before settlement. This work was undertaken to analyze the causes of these errors and omissions, methods of remediation and their application. For this purpose, financial information from the outpatient, one day hospital admission and hospital admission bills compiled between 01.01.2013 – 30.07.2014 were reviewed. Most of the errors and omissions were made during patient registration, gathering of data in the services and in the billing division. Focus Group interviews method using a sample of subjects from these sections were examined to find the causes of errors and omissions and put forth solutions. These interviews were carried out with 8 workers (3 male) under the guidance of an observer and a moderator. Additional sources of information were the explanations given on the errors and omissions by the treating doctors, informations gathered during visits to the services, Q&A sessions during informal visits. The source of errors and omissions were mainly personal mistakes committed due to general lack of education, lack of specific billing and reporting knowledge and apathy due to the weakness of institutional bonding. Additional factors were weaknesses in infrastructural and hospital information retrieval system. Remedial propositions were made.