Üniversitelerde arşiv iş ve işlemleriyle ilgili yaşanan sorunlara yönelik nitel bir araştırma

Abstract

Kurumlarda üretilen belgelerin yararlanılabilir ölçülerde düzenli tutulması kuruma fayda sağladığı gibi, ulaşılabilirliği de topluma hizmet etmektedir. Alınan kararlar genellikle belgeye dayalı olarak yapılmaktadır. Belge yönetimi, biriken evraklar nedeniyle arşiv yönetimini de içermektedir. Arşiv, faaliyetler sonucu oluşan, belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli, görüntülü belge ve bunların belli düzende saklandığı yer olarak tanımlanmaktadır. Arşivlemede klasik ve çağdaş yöntem kullanılmaktadır. Bu fiziki evrak ve dokümanların arşivlenmesini içerdiği gibi günümüzde arşivleme faaliyetleri sanal olarak da yürütülmektedir. Üniversiteler görevleri neticesinde belge üretmektedirler. Bunların tekrar kullanılabilmesi için bilimsel metotlarla tasnif ve korunması gerekmektedir. Dolayısıyla belge saklama planları ile değerlendirme, ayıklama, imha işlemlerinin mevzuata uygun yürütülmesi için bir sistem yani bütünsel dosyalama sisteminin yanında etkin arşiv sistemi de oluşturulmalıdır. Çalışmada, Türkiye üniversite arşivlerinin sorunlarının ve çözüm önerilerinin, personelin görüşlerinden yararlanılarak belirlenmesi amaçlanmıştır. Veri toplama amacıyla standartlaştırılmış açık uçlu sorulardan oluşan görüş isteme formu kullanılmış, sonuçlar içerik analizine tabii tutulmuştur. Sonuçların anlamlılık araştırmaları için sınıflama, karşılaştırma, frekans ve yüzde teknikleri kullanılmıştır. Çalışma sonunda kütüphane arşivciliğin de finans sıkıntısı, elektronik ortamların yetersizliği ve belge arşivciliğin de ise yüksek oranda mevzuat şartlarının iyileştirilmemesi, fiziksel koşulların yetersizliği, niteliksiz personel görevlendirilmesi sorunları tespit edilmiştir. Çözüm önerisi olarak kütüphane arşivciliğin de fiziksel şartların iyileştirilmesi, yeterli bütçe ile belge arşivciliğin de ise yüksek oranda nitelikli personel istihdamı, fiziksel şartların iyileştirilmesi, bilinçlendirme çalışmalarının arttırılması önerileri dile getirilmiştir. Anahtar Kelimeler: Arşiv, Arşiv Sistemi, Üniversite Arşivi.

Keeping in order the information and documents that are produced in institutions in a way that they can be utilized, shall be beneficial to the public. Decisions made by management are generally based on document. Document management, contains archive management, as well, due to accumulating documents. Archive is defined as written, voiced, visual documents that are formed as a result of activities and kept for specific purposes and the place where these are kept in an order. In archiving, classical and modern methods are used. This includes archiving physical document and other documents where in the present day, archiving activities can be carried out virtually. Universities produce documents as an outcome of their missions. For being able to use them again they are required to be classified and kept according to scientific methods. Therefore, document keeping plans and archives need to be reconstituted for carrying out the activities of evaluation, sorting out and disposal in accordance with legal legislation. A system must be formed, that is, efficient archive system must be formed in addition to integral filing system. The study is aimed at determining archive problems and suggestions of solution, in the universities in Turkey, making use of opinions of the personnel. Interview form prepared in order to collect data was used and results have been subjected to content analysis. For the significance research of the results classification, comparison, frequency and percent techniques have been used. As a result of the study, it has been determined that in library archiving, there are following problems; financial problems, inefficiencyof electronic media and in document archiving the problems are; not enhancing legislative conditions, inefficiency of physical conditions and employment of disqualified personnel. As a solution in library archiving it is suggested that the enhancing of physical conditions with the help of sufficient budget, and in document archiving; employment of qualified personnel in a ha high rate, enhancing of physical conditions and raising of awareness efforts.Key Words: Archive, Archive System, University Archive.