Les problémes rencontres et les solutions proposées pour les projets d`ERP dans les petites et moyennes entreprises

Abstract

Özet Günümüz modern işletmelerinin bilgi sistemleri yatırımlarının temelinde kurumsal kaynak planlama (ERP) projeleri yer alır. ERP sistemleri işletmelerin yoğun rekabet ortamında artan entegrasyon talepleriyle, gelişen bilgi teknolojileri arzının kesiştiği bir coğrafyada doğdu. Yoğun entegrasyon talebi: satış, satın alma, planlama, muhasebe, insan kaynaklan, fînans, dağıtım, kalite kontrol vb. işletme ana fonksiyonları arasında süreç odaklı bilgi paylaşımı şeklinde açıklanabilir. Diğer yandan istemci-sunucu mimarisi, ilişkisel veritabanı yönetim sistemleri, nesne yönelimli programlama, uzak ara iletişim teknolojileri vb. etkenler ERP sistemlerinin yaygınlaşmasına imkan tanıyan teknolojik gelişmelere örnek verilebilir. 90'lı yıllardan günümüze kadar sürekli gelişen, son yıllarda büyük ölçekli işletmeler liginde doyuma ulaşan ERP pazarında yeni hedef orta ölçekli işletmelerdir. Önceleri ERP sisteminin kurduğu işletme modeliyle arasında uçurum olan orta ölçekli organizasyonlar zaman içinde artan işlevsellik ihtiyaçlarına, ERP tedarikçilerinin sadeleşen ve standartlaşmış modellerle cevap vermesiyle bu yatırımı gündemlerine aldılar. Riskli bir dönüşüm şeklinde nitelenen kurumsal kaynak planlaması projesinde orta ölçekli işletmelerin basan şansı nedir? ERP proje deneyimine sahip orta ölçekli işletmelerin karşılaştığı zorluklar neler? Büyük ölçekli işletmeler için ortaya konulmuş basan faktörleri küçük ve orta ölçekli işletmeler için ne derece geçerli? Bilimsel yazında henüz yer verilmeyen bu sorular çalışmamızın çıkış noktasını oluşturdu. Amacımız orta ölçekli işletmelerin ERP projelerinde yaşadıkları güçlükleri tespit etmek ve belirli kısıtlar ve varsayımlar dahilinde uygulanabilir bir model önermektir. Çalışmamızın ilk bölümünün birinci kısmını yazın taraması oluşturuyor. Yazın taramasında üzerinde durduğumuz konular : ERP tanım ve tarihçesi, ERP projemodelleri, KOBİ tanımı ve özellileri ve son olarak KOBÎ'lerde ERP. Ayrıca kendi içinde yazın taramasını ERP hayat döngüsüne paralel şekilde sınıflandırdık. Bu bağlamda dikkate aldığımız evreler: hazırlık, seçim, devreye alma projesi ve proje sonrası şeklinde. Bu süreçler dışında kalan fakat bu süreçlerle dolaylı ilintili çalışmalarında ERP genel sınıfında inceledik. Bilimsel yazım incelediğimizde ERP projelerinin modellenmesinde işletme büyüklüğünden bağımsız olarak en çok faktör yaklaşımına atıfta bulunulduğunu gördük. Bu yaklaşımda ERP devreye alma projesinin başarısına etki eden faktörler ve bu faktörlerin oynadığı roller teorik ve uygulamalı çalışmalarla belirlenmeye çalışılmış. En sık atıfta bulunulan başarı faktörleri : değişim yönetimi, kullanıcı eğitimleri, üst yönetim katkısı, danışmanlar, firma proje ekibi, değişim mühendisliği (BPR), proje yönetimi, satıcı müşteri işbirliği, minimum özelleştirme, veri analizi ve çevrimi, iletişim, departmanlar arası işbirliği, entegrasyon testleri, formal modelleme yöntemleri, teknolojik altyapı, projeye atanmış kaynaklar vb... Faktör yaklaşımını bir adım öteye taşıyan hibrid yaklaşıma örnek çalışmalarda ise başarı faktörlerinin ERP projesinin farklı evrelerinde taşıdığı önemin değiştiği vurgulanmış. Yazın taraması dışında KOBÎ'lerde ERP hakkında referans bilgilere ulaştığımız bir diğer çalışma ise uzman görüşlerinin toplanması oldu. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde ERP proje deneyimine sahip uzmanlar arasında yaptığımız ikili görüşme üzerine dayalı araştırmanın bulgularına ise birinci bölümün ikinci kısmında yer verdik. Yazın tarama ve uzman görüşleri toplama çalışmalarından oluşan araştırma bölümünü takip eden evrede tasarım ve veri toplamaya dayanan modelleme hazırlık bölümü geliyor. Tez çalışmamızın özünü oluşturan orta ölçekli işletmelerde ERP projelerini basan faktörleri temelinde inceledik ve modellemeye çalıştık. Bu bağlamda ilk olarak yaşanmış bir örnek üzerinde başarı faktörlerinin karşılıklarını sorguladık. Aromel Kozmetik ERP projesini, ERP basan faktörleri şablonuna uyarladık ve olası aksaklık ve kısıtlarla basan faktörleri arasındaki ilişkiyi sorguladık. Tipik bir KOBÎ niteliğindeki ixAromel Kozmetik vaka incelemesi, teorik kavramların yerelleşmesini ve uygulamadaki karşılıklarını kavramamızı sağladı. Bu bağlamda ikinci bölümün ilk kısmı vaka incelemesine ayrıldı. Modelleme hazırlık evresinin ikinci aşamasını ERP proje deneyimine sahip orta ölçeli işletmeler arasında yaptığımız ankete ayırdık Anket sonucunda amacımız vaka incelemesinden edindiğimiz izlenimlerin ne ölçüde gerçekleştirilebilir. olduğunu test etmek ve ayrıca ERP proje deneyimine sahip küçük ve orta ölçekli işletmeler açısından proje başarısına etki eden kritik faktörleri belirlemekti. Tasarladığımız ankette dört ana veriyi sorguladık : işletme genel bilgileri, ERP seçim ve hazırlık aşamasındaki tercihler ki bu tercihlerle ERP proje sonucu arasındaki korelasyonu ayrıca sorguladık, proje başarısı ve son olarak başarı faktörleri. Ankette daha sağlıklı bilgi toplayabilmek için, bilimsel yazındaki diğer örneklerin aksine, işletmelere başarı faktörlerini doğrudan sormak yerine, bu faktörleri karşılaşılan olası sorun tipleriyle eşleyerek sorduk. Ankette ERP proje başarısını planlanan zaman ve performans ile gerçekleşen arasındaki sapmayla ölçtük. Bu noktada maliyet boyutunu ayrıca sorgulamak yerine proje tamamlanma süresi içinde değerlendirdik. Bu tercihin gerekçesi proje süresinin küçük ve orta ölçekli işletmeler için ne derece kritik olduğudur. Anket sonunda orta ölçekli işletmelerdeki ERP projelerine ait kritik başarı faktörlerini ağırlıklandırdık. Çalışmamızın üçüncü ve final bölümünde ise orta ölçekli işletmeler için taslak bir model önerdik. Önerdiğimiz model özünde küçük ve orta ölçekli işletmelere uygulanabilir, genel geçer bir proje planıdır. Önerdiğimiz proje modelinde hibrid yaklaşımındaki ayrıntı seviyesini artırdık. Başarı faktörlerini, vaka incelemesi ve uzman görüşlerinden de faydalanarak, bilimsel yazındaki örneklerinden farklı olarak evre bazında değil de aktivite bazında inceledik. Bu plandaki aktivitelerle basan faktörlerini eşleştirirken basan faktörlerinin özünde ya temel bir aktivitedir veya bu aktivitelerde rol oynayan aktördür ilkesinden hareket ettik. xBaşarı faktörlerini aktivite bazına indirmekteki amacımız orta ölçekli işletmelerdeki ERP proje yöneticilerine pratik bir araç sunmaktı. Özellikle proje yönetimi yazılımlarıyla entegre kullanıldığında daha da etkin sonuç üreten modelimiz başaran faktörleri gerçeğini proje yöneticilerinin dikkate almasını kolaylaştıracağım düşünüyoruz. Çalışmamızda Microsoft Project yazılımını önerdiğimiz modelle birlikte kullandık ve etkin sonuç aldık. Özellikle neden sonuç ilişkisine göre proje adımlan arasında ve kritik yol üzerinde anlamlı sonuçlara ulaşılabildiğini söyleyebiliriz. Önerdiğimiz modelde basan faktörlerinin işlem bazına indirgenmesini önerirken, hazırlık ve seçim aşamaları içinde farklı araçlar önerdik. Bu kapsamda hazırlık evresinde süreçlerin analizi ve modellenmesinde olay bazlı süreç zincirleri (Event driven process chains) yöntemini önerdik. Bu yöntemin en kuvvetli yanı paralel iş akışlarım modelleyebilmesi ve ERP işletme modeline özgü geliştirilmiş olması. Önerdiğimiz metodun uygulamasını Aromel Kozmetik iş süreçleri üzerinde test ettik. Bu bağlamda ihracat teklifinin siparişe dönüşümü alt sürecini önerdiğimiz yaklaşıma göre modelledik. ERP seçimi orta ölçekli işletmeler için önemli bir adımdır. Temelde ERP seçimi çok ölçütlü karar problemi şeklinde incelenmesi gerekir. Öte yandan yaptığımız incelemeler ışığında bu süreçte genellikle sübjektif değerlendirmelerin rol oynadığını fark ettik. Bu bağlamda sürecin daha etkin sonuçlar verebilmesi için sübjektif değerlendirmeleri çok ölçütlü yapıda harmanlayan AHP modelini önerdik. AHP' yi seçmemizdeki bir diğer unsur ise yaptığımız ankette işletmelerin olası seçim kriterlerini tekil olarak, eş düzeyde önemsedikleri ve tek boyutlu karar vermenin zor olacağı sonucuna ulaşmamız oldu. Öte yandan önerdiğimiz AHP yöntemini Aromel Kozmetik'te test ettik ve ortaya çıkan sonuç sezgisel yöntemle alınmış mevcut seçimi tutarlı kıldı. Analiz, tespit, modelleme ve test döngüsünde yürüttüğümüz tez çalışmamızın teoride ve uygulamada yer alan kaynak açığının kapanmasına katkı ' sağladığım düşünüyoruz. Teorik gerçekleri uygulamadaki gerçeklerle kıyaslanması ve ortaya çıkan senteze xiparalel ilerlemesi önerdiğimiz modelin en güçlü yanı olduğunu düşünüyoruz. Önerdiğimiz modeli ERP projesine sıfırdan başlayan bir işletmede test edememiş olmamız ilerki çalışmalarımıza devreden bir açık konu olarak değerlendirilebilir. xii

Restime Enterprise resource planning (ERP) joue un röle vital pour leş entreprises contemporaines. Non seulement pour leş grandes entreprises mais egalement pour leş petites et moyennes entreprises (PME). Ör la mise en oeuvre d'un ERP dans leş PME ne s'effectue pas si facilement qu'on a prevu meme si leş editeurs d'ERP ont adapte leurs produits pour leş PME. Done, suivant leş contraintes specifiques aux PME, il faut changer l'approche d'evaluer le concept d'ERP. Avec ce travail nous avons essaye de determiner leş problemes confrontes par leş PME durant le projet de ERP. Apres avoir fait üne recherche parmi leş experts et termine l'etude bibliographique nous avons determine nötre demarche. Pour cela nous avons realise üne demarche de collecte de donnees de deux sources : üne etüde de cas et üne enquete parmi leş PME. Ensuite nous avons propose un modele base sur un plan de projet. Partant d'un plan de projet, nous l'avons integre avec leş facteurs cles de l'implantation d'un ERP et d'autres outils de management non seulement pour la phase mais egalement pour leş phases de selection et preparation. Enfin, nous exprimons et presentons deş idees pouvant constituer la recherche future de ce travail.