Dijital çağda değişen belge olgusunun geleneksel arşiv düzenleme ve tanımlama uygulamalarına etkisi

Abstract

Arşivlenen elektronik belgelerin, geleneksel metotlar ışığında şekillenen arşiv uygulamalarını etkilediği düşünülmektedir. E-belgelerin güncel dönemde üretimi, onaylanması ve dağıtımı şeklindeki uygulamalarda, arşiv malzemesi olduktan sonra da özgünlüğünün muhafazası, belge hiyararşisinin korunması ve arşivsel bağın kurulması gibi konularda yeni gelişmeler olmuştur. Bunlardan biri de düzenleme ve tanımlamayla ilgilidir.Bu tez çalışmasının amacı, arşive devredilmiş e-belgelerin düzenlenmesi ve tanımlanması olarak bilinen entelektüel kontrolü sırasındaki geleneksel metotların yeterliliğini değerlendirmektir. Bu yapılırken e-arşivlerin geleneksel uygulamalarda ne tür değişimlere sebep olduğu da ortaya çıkarılmaya çalışılmıştır. Tezin problemi, bilgi teknolojisine dayalı elektronik belgelerin yoğun olarak kullanılmaya başlanmasıyla, provenans ve asli düzen gibi prensiplerin yeterli olup olmadığını tartışmak ve prensiplerin uygulanmasının gerekliliği üzerine yeniden düşünmektir. Teori ve uygulamalarda adı geçen tartışmalar yaşandığından tezin hipotezi `dijital çağda değişen belge olgusunun geleneksel arşiv düzenleme ve tanımlama uygulamalarını etkilediği` şeklinde belirlenmiştir. Hipotezin sınanması süreci iki yol üzerinden yürütülmüştür. Bunlardan ilki, literatüre dayalı olarak uzmanların görüşleri ışığında durumu tespit etmek; ikincisi, kişilerle görüşmeler gerçekleştirip kurumlarda saha çalışması yapmaktır. Saha çalışmasında örneklem olarak Türkiye'deki farklı kurumlardan e-belge yönetimi uygulamalarını ve arşiv süreçlerini deneyimlemiş uzmanlar seçilmiştir. Bu kapsamda on beş (15) kurumdan on sekiz (18) katılımcı ile görüşme yapılmıştır. Bazı kurumlarda görüşmeye birden fazla kişi katkı sağlamıştır.Sahada yapılan gözlem ve görüşmelerde ilginç sonuçlar elde edilmiştir. Bunlardan biri, e-belgelerin düzenleme ve tanımlamaya olan etkileriyle henüz yeteri kadar yüzleşilemediği gerçeğidir. Örgütlerin güncel belgeler için kullandıkları veri depoları e-kurum arşivi gibi görülmektedir. E-belgelerle ilgili çözümler, çoğunlukla anlık erişim ve kullanıma yöneliktir. Çözümlerin, arşivlenen e-belgelerle alakalı uzun dönemde ne kadar kullanışlı olacağı konusu soru işaretleri barındırmaktadır. Kalıcı çözüm üretilememesinin önemli bir sebebi, arşivcilerin elinde rehber niteliğinde yeterli prosedürlerin bulunmaması olarak değerlendirilmiştir. Saha çalışmasında öne çıkan diğer bir husus da e-belgelerle birlikte birtakım yeni tanımlama alanlarının ortaya çıkması, bunun da uygulamaları etkilemesidir. Katılımcılar, yeni tanımlama alanlarını önceki uygulama standartlarına eklemeler yaparak kullandıklarını belirtmişlerdir.Tezde, e-belgelerin geleneksel arşivcilik yaklaşımlarının yeniden yorumlanmasına neden olduğu görülmüştür. Bunun önemli bir sebebi, arşivlenen e-belgelerin bilgi taşıyıcı özellikleri, kayıt ortamları ve formatları, bilgi güvenliği ve uzun süre orijinal kalmak ve delil değerini muhafaza etmekle ilgili kırılgan bir yapıya sahip olmalarıdır. Özellikle literatür analiz edilirken, arşiv prensipleri olarak provenans ve orijinal düzenin dijital çağda işlevsiz kalacağı endişeleriyle karşılaşılsa da çalışmada organik bağı koruyup, belge hiyerarşisini sağlamak için bu prensiplere daha çok ihtiyaç olacağı sonucuna varılmıştır.

It is considered that the archived electronic records have an impact on the archive practices which are shaped by traditional methods. There has recently been development in such practices as the production, verification and distribution of e-records in current times. There are also developments in the processes after that records become a material of archive. Among them are the maintenance of uniqueness, protection of record hierarchy and establishment of archival connection. One of the advancements is in arrangement and description.The purpose of this thesis is to evaluate the efficiency of traditional methods used during the intellectual control known as the arrangement and description of e-records that have been transferred to the archive. In addition, it is also attempted in this study to demonstrate what kind of changes e-archives brought about in traditional practices. The problems of the paper are; to discuss whether such principles as provenance and original order are sufficient, especially when electronic records based on information technologies are started to be used immensely; and to rethink about the necessity of implementing the principles.The hypothesis of the paper is defined to be `the effect of the concept of record that changed in the digital era on the applications of arrangement and description in archives` since there are discussions present in theories and practices. Two methods are followed in the process of testing the hypothesis: First of them is to determine the situation in the light of experts' opinions in the literature. The second is to do a field study in institutions by making interviews with related individuals. For the field study, experts from different institutions in Turkey are selected as samples. These experts have experience in the practices of e-record management and archive processes. In this regard, interviews are made with eighteen (18) participants from fifteen (15) different institutions. More than one participant from one institution contributed to the interview.In the observations and interviews done in the field, the results obtained are as follows: It is a fact that the effects of e-records on arrangement and description are not yet sufficiently dealt with. Data stores that organizations use for current records appear to be e-archive of institutions. Solutions regarding e-records are usually for immediate access and usage. It is questionable how useful these solutions will be in the long-term regarding archived e-records. The reason why a permanent solution cannot be created is analyzed to be the fact that archivists do not have enough procedures to guide them. Another point understood with the field study is that new description areas have emerged with e-records, and that consequently this affected the practices. The participants stated that they use these new description areas by adding into previous practice standards.It is seen in the thesis that e-records caused traditional archival approaches to be reinterpreted. The important reason for this is that archived e-records have a sensitive form regarding the features of information holder, registration environments and formats, information safety, maintaining originality for a long time and maintaining the value of evidence. There have been concerns, especially while the literature was being analyzed, that provenance and original order as archival principles will be of no use. Despite this, in the thesis it is drawn as a conclusion that these principles will be required in order to protect the organic connection and providing a hierarchy of records.