Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde robotik süreç otomasyonu

Abstract

Bu çalışma Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde (EBYS) Robotik Süreç Otomasyonu'nun (RSO) kullanılabilirliğini ortaya koymak üzere yapılmıştır. Tezde EBYS'ler de RSO kullanımının gerekliliği tartışılmış, EBYS iş süreçlerinin RSO'ya aktarılabilmesi için yapılması gerekenler aktarılmış, konuyla ilgili durum tespiti yapabilmek adına seçilen bir süreç için uygulama çalışması yapılmıştır. Uygulama esnasında yaşanabilecek zorlular ve EBYS'lerde RSO kullanımıyla sağlanacak faydalar ortaya konulmuş, konuyla ilgili etik ve yasal yükümlülükler üzerinde durulmuştur. Tez kapsamında yapılan uygulama çalışması Ankara Üniversitesi birimleri tarafından kullanılan e-BEYAS Uygulaması üzerinde gerçekleştirilmiştir. Çalışmanın sonuçları, EBYS'lerde RSO araçlarının kullanımının kurumda iş sürekliliğinin sağlanması, personelin katma değerli işlere odaklanarak verimliliğinin artması, tekrarlayan iş süreçlerinin hatasız bir şekilde yönetilmesiyle zaman ve emek tasarrufu kazanımı gibi pek çok fayda sağlayarak EBYS'lerin daha etkin şekilde yönetilebileceğini destekler niteliktedir. Ancak tez kapsamında otomatikleştirilebileceği düşünülen EBYS iş süreçlerinin çoğunluğunun mevcut yasal düzenlemeler nedeniyle RSO'ya aktarılamayacağı tespit edilmiştir. Çalışma sonunda EBYS'lerde RSO kullanımıyla alınacak olan verim ve kazanımların sağlanabilmesi için uygulama esnasında dikkat edilmesi gerekli noktalar belirtilmiş, standart ve mevzuat değişikliği önerileri sunulmuştur.

This study was made to show the usability of Robotic Process Automation (RPA) in Electronic Records Management Systems (ERMS). In the thesis, the necessity of using RPA in ERMS was discussed, the things to be done to transfer ERMS workflow processes to RPA were explained, and an application study was carried out for a selected process in order to determine the situation on the subject. The difficulties that can be experienced during the implementation and the benefits to be obtained by using RPA in ERMS, and ethical and legal obligations related to the subject are emphasized. The practice out within the scope of the thesis was carried out on the e-BEYAS Application used by Ankara University units.The results of the study support that the use of RPA tools in ERMS can be managed more effectively by providing many benefits such as ensuring business continuity in the institution, increasing the efficiency of the personnel by focusing on value-added works, saving time and effort by managing repetitive business processes without errors. However, it has been determined that most of the ERMS workflow processes, which are thought to be automated within the scope of the thesis, cannot be transferred to RPA due to current legal regulations. At the end of the study, in order to ensure the efficiency and gains to be obtained by using RPA in ERMS, the points to be considered during the implementation were specified, and recommendations for standard and legislation change were presented.