Theory and practice in logistics activities and A BI-criteria model application

Abstract

TEORİ VE PRATİKTE FİZİKSEL DA?ITIM FAALİYETLERİ VE İKİ AMAÇLI BİR MODEL UYGULAMASI ÖZET GİRİŞ Bu tezin amacı, özellikle son yıllarda, pazarlama yöneticileri tarafından, gerek pazara etkin bir şekilde girip yayılmak ve dağıtım maliyetlerini düşürmek gerekse de diğer pazarlama bileşenleri ile birlikte talebi uyar madaki büyük önemi anlaşılan fiziksel dağıtım konusunu, teori ve pratikteki uygulamaları açısından incelemektir. İncelemelere bağlı olarak, kendileri ile derinlemesine mülakat yapılan 6 firmadaki fiziksel dağıtım sistemini yansıtıp, ilgili problemlerini çözebilecek bir `çekirdek` model önerilmiştir. 1- FİZİKSEL DA?ITIM KAVRAMINA BAKIŞ Birinci bölümde, fiziksel dağıtım kavramının teo rik bir tanımı verilmiştir. Uygulamada çok çeşitli görüş ler olmakla birlikte bu tezde fiziksel dağıtım, lojistik kavramı ile eşanlamlı alınmış ve hammaddelerin arz nokta larından üretim noktalarına, nihai ürünlerin ise üretim noktalarından tüketim noktalarına kadar hareketi, stok lanması ve benzeri faaliyetleri ile ilgili bir pazarlama bileşeni olarak tanımlanmıştır. Fiziksel dağıtım, konumu itibarı ile hem mikro hem de makro pazarlama açısından çok büyük bir etkiye sahip tir. Makro-pazarlamanın en önemli görevi, toplumun amaç larını gözönüne alarak, heterojen arz ve taleb uyumunu sağlamaktır. Fiziksel dağıtım ise, yer ve zaman faydası sağlamak sureti ile, bu işi gerçekleştirmede önemli bir rol oynar. Etkin olmayan bir lojistik sistem sonucunda ülke kendi kendine yeterli olmaya zorlanacak ve düşük ya şam standartları ile karşılaşacaktır. Sınırlı ulaşım ve stoklama imkânları, halkı üretim kaynaklarına yakın yer lerde oturmak ile kısıtlayacak ve çok az çeşitte ürünün tüketilmesine imkân verecektir. Buna karşın, lojistik sistemlerin iyileştirilmesi ile üretim ve tüketim nokta larını coğrafi olarak birbirinden ayırmak mümkün olacak, emeğin uzmanlaşması ve daha serbest bir mal mübadelesi gerçekleşebilecektir. Öte yandan, fiziksel dağıtım, bireysel olarak fir maların faaliyetleri ile ilişkili olan mikro-pazarlama açısından da önemli bir rol oynar. Birçok firma için, iyi bir fiziksel dağıtım yönetimi, en az diğer pazarlama bileşenleri yani ürün, fiyat, tutundurma ve dağıtım kaynak- xiii -ları kadar önemlidir; çünkü genelde firma üretiminin be lirli noktalarda toplanmış olmasına karşın, firmanın hiz met verdiği pazarlar ulusal ya da uluslararası boyutlar dadır. Dolayısı ile lojistik faaliyetleri; yer ve zaman açısından birbirinden ayrılmış üretim ve pazar noktaları arasında, firma için bir köprü rolü oynayacaklardır. Fiziksel dağıtım, özellikle Amerika Birleşik Dev letleri ve benzeri gelişmiş ülkelerde, 1970'li yıllardan beri önemini kanıtlamıştır. Dünyada giderek artan reka bet, yüksek kaliteli hammadde konusunda karşılaşılan yok luklar ve özellikle 1973 yılında OPEC ülkelerinin petrol fiyatlarında yaptıkları artışlar, bu süreci hızlandıran başlıca nedenler olmuşlardır. Yüksek petrol fiyatları ne deni ile artan ulaşım maliyetlerinin yanısıra giderek yükselen enflasyon seviyeleri de sermaye maliyetlerini arttırmak sureti ile üst kademe yöneticilerini konu ile ilgilenmeye zorlamıştır. Türkiye'de ise özellikle 1980'li yıllarda ortaya çıkan ekonomik politika değişiklikleri fiziksel dağıtımda yavaş da olsa bir canlanma süreci başlatmıştır. Milli tüketimi ve enflasyonu kısıp, ihracatı teşvike yönelik bu politikalar sonucu etkin olmayan bir dağıtım sistemine sahip firmaların elinde büyük seviyelerde stok kalmış ve stoğa bağlanan paranın fırsat maliyeti birçok firmayı faaliyetini durdurma zorunda bırakmıştır. Bu nedenle özellikle 1981'den beri firmalar; etkin depolama, paketleme ve ulaşım sistemleri v.s. gerçekleştirmek sureti ile söz konusu problemlerini çözmeye çalışmaya başlamışlar dır. 2- FİZİKSEL DA?ITIMDA SİSTEM YAKLAŞIMI Fiziksel dağıtım, maliyet tasarrufu sağlaması ve müşteri hizmetlerinde yaratabildiği artışlar yoluyla ta- leb üzerine olumlu etki etmesi gibi nedenlerle, üzerinde önemle durulması ve geliştirilmesi gereken bir alandır. Ancak, depo planlama, stok kontrol, ulaşım, bilgi ve si pariş işleme, malzeme aktarımı gibi konularda alınan ka rarlar, birbirlerinin maliyet ve talep yaratma kapasite lerini etkilerler. Dolayısı ile, fiziksel dağıtım kavramı tüm bu kararların, bir sistem çerçevesi içerisinde alın masını gerekli kılar. Aksi halde, bireysel fiziksel dağı tım faaliyetleri üzerinde odaklaşmak firmanın ve hatta tüm dağıtım kanalının toplam dağıtım maliyetlerini arttı rabilir. Örneğin; müşteri hizmetinin artması, yok satma maliyetlerinde bir azalışa neden olacak ve müşteri hizmet seviyesini iyileştirecektir. Ancak bunun sonucunda meyda na gelecek olan ulaşım, stoklama ve sipariş işleme mali yetlerindeki artışlar gözönüne alınıp, bir denge noktası bulunmazsa, toplam maliyetler artacaktır. Benzer şekilde, ulaşım maliyetlerinde sağlanan tasarruf; kararın denge noktası düşünülerek verilmemesi halinde, artan depolama, paketleme ve stoklama maliyetlerinden çok daha düşük se viyede kalıp, toplam maliyeti arttırabilir; vs. xiv -Fiziksel dağıtımın elemanları arasında görülen bu etkileşim, fiziksel dağıtım ile satın alma, üretim ve pazarlama karmasının diğer elemanları arasında da söz konu sudur. Bu nedenle, sistem yaklaşımı denildiğinde, firma nın yukarıda sözü geçen ve çoğunlukla birbirleri ile zıt etkileşim halinde olan bu faaliyetlerinin bir bütün ola rak ele alınması ve aralarındaki uyumsuzlukların, toplam sistemi optimize etmek sureti ile çözümlenmesi anlaşılma lıdır. Bu optimizasyon sırasında, fiziksel dağıtımın müş teri hizmet seviyesine ve dolayısı ile talep üzerine olan etkisi de gözönünde bulundurulmalı, bu nedenle amaç; ma liyet minimizasyonu yerine sistemin kârlılığını maksimize etmek olmalıdır. 3- TÜRKİYE'DE ALTI FİRMANIN FİZİKSEL DA?ITIM PROBLEMİ Üçüncü bölümde Türkiye'de bulunan altı firmada, fiziksel dağıtım faaliyetleri, karşılaşılan sorunlar ve aksaklıklar incelenmiştir. Firmalardan ikisi endüstriyel ürün ile ilgilidir. Geri kalan firmaların ise ikisi daya nıklı, diğer ikisi de dayanıksız tüketim mallarına yöne liktir. Söz konusu firmalarda, fiziksel dağıtım ile doğ rudan ilgili olduğu saptanan yöneticilerle yapılan derin lemesine mülakat sonucu, ilgili firmalardaki uygulamalar ile teorideki çalışmalar arasında karşılaştırmalar yapıl ması amaçlanmış, bunun yanı sıra, bu firmaların fiziksel dağıtım sistemini yansıtıp, ilgili sorunlarına çözüm bu labilecek bir `çekirdek` model geliştirilmeye çalışılmış tır. Fiziksel dağıtım, yapısı gereği, özellikle büyük firmalarda önem kazandığından ve dağıtılacak mal miktarı artışına paralel olarak, ilgili problemler artarak artan bir gelişim gösterdiklerinden, mülakat yapılacak firma larda 1987 yılı satış cirosunun en az 15 milyar TL olma sına karar verilmiş ve buna bağlı olarak Arçelik, Alarko (Alpaz), Evyap, Unilever, Çukurova Yedek Parça ve Çukuro va iş Makineleri İthalat İhracat A.Ş, kendi alanlarındaki en büyük firmalar arasında olmaları nedeni ile, üzerinde araştırma yapılmaya uygun görülmüşlerdir. Temelde 35 açık soruya dayalı derinlemesine mülakatlara bağlı olarak, başlıca aşağıdaki sonuçlar çıkarılmıştır: İnceleme yapılan firmalarda, muhasebe sistemi içinde fiziksel dağıtım maliyetleri olarak özellikle ula şım maliyetleri gösterilmekte, buna karşın depolama, stok ve diğer fiziksel dağıtıra etkinlikleri genellikle pazar lama bölümünün toplam genel giderleri veya toplam işletme giderleri içerisinde bir bütün halinde belirtilmektedir. Oysa, fiziksel dağıtım maliyetlerini inceleyip kontrol edebilmek ancak fiziksel dağıtım ile ilgili faaliyet ma liyetlerinin tek tek ayrılıp belirlenmesi ile mümkün ola caktır. Finansal faktörler, incelenen firmaların ulaşım filosu seçimi kararlarını etkilemektedir. Çoğunlukla, söz konusu firmalar, ulaşım filosuna sahip olmanın sağladığı - xv -esneklik, daha iyi müşteri hizmeti, hasar azalması gibi avantajların çok büyük maliyet yükümlülüklerini de bir likte getirmesi nedeni ile, taşımacı şirketlerle sözleş meler yapıp, kiralama yoluna gitmeyi tercih etmektedir ler. Paranın giderek artan yüksek maliyeti, yeni depo yatırım kararlarını da kısmak durumundadır. Arçelik dı şında, inceleme yapılan tüm firmalarda, daha iyi stok kontrol ve pazara erişim sağlayabilecek özel depo yatı rımları yerine depo kiralama tercih edilmektedir. Arçelik ise, daha önceki yıllarda Türkiye'nin birçok yöresinde arsa satın almış olduğu için, özel depo konusunda karar lılığını sürdürmektedir. inceleme yapılan 6 firma, ürünlerine göre gruplan dırıldığında, aynı ürün grubundaki firmaların fiziksel dağıtımlarının çok farklılık göstermemesine karşın, grup lar arasında önemli ayrılıklar olabildiği gözlenmiştir fiziksel dağıtımda sistem yaklaşımı kavramı kabul edilmek tedir. Buna karşın endüstriyel ürün firmalarından Çukur ova Yedek Parça için fiziksel dağıtım, stoklama ile eşan lamlı görülürken, diğer endüstriyel ürün firmasının (Çu kurova İş Makineleri) satış koordinatörü fiziksel dağıtım kavramını tarif edememektedir. Diğer yandan, dayanıksız tüketim malı firmalarında fiziksel dağıtım, diğer pazar lama karması bileşenlerine göre talebi etkilemede birinci derecede, dayanıklı tüketim malları firmalarında da üçün cü derecede önemli sayılmaktadır. Oysa endüstriyel ürün firmalarında bu açıdan fiziksel dağıtım sonuncu olarak alınmıştır. Tüm incelenen firmalar için ürünün, talep edildiği anda var olması, önemli bir fiziksel dağıtım hizmeti ola rak kabul edilmektedir. Ancak, talebin istenildiği anda karşılanamaması halinde meydana gelebilecek satış kaybı yüzdeleri firmadan firmaya değişmektedir. Dayanıksız tü ketim malları ile ilgili iki firmada, faaliyet gösterdik leri pazardaki yoğun rekabet ve ürünlerinin büyük ölçüde ikâme edilebilir olması nedeni ile, satış kaybı olasılığı çok yüksektir. Endüstriyel ürün ile ilgili iki firmada ise bu olasılık biraz daha düşmektedir; çünkü söz konusu firmaların talep elastikiyeti bir öncekiler kadar fazla değildir. Son olarak iki dayanıklı tüketim malı firması, satış kaybından en az etkilenmektedirler. Dayanıklı ve dayanıksız tüketim malları ile ilgili firma yöneticileri fiziksel dağıtımı, bir kâr merkezi olarak kabul etmişler ve ideal bir fiziksel dağıtım mode linin kârı maksimize etmesi, interaktif olması ve diğer departmanlar ile olan ilişki ve etkileşimleri yansıtabil mesi gerekliliğini vurgulamışlardır. Aynı zamanda fizik sel dağıtım ve etkileşimde bulunduğu faaliyetlerin kon trolünü ve uyumlu çalışmalarını sağlamak için bütçenin - xvi -Önerilen çekirdek model; iki amaçlı ve interaktif bir bilgisayar modeli olup, çok ürünlü bir firmanın üre tim ve dağıtım faaliyetlerini planlamaya yöneliktir. Mo del, her dönem için; hangi hammaddelerin ne zaman ve ne kadar alınacağı, hangi ürünün hangi fabrikada, ne zaman ve ne miktarda üretileceği, her ürünün fabrikalardan de polara gönderilecek miktarı, hangi müşterilerin, hangi ürünü hangi depodan alacağı, sistemin ulaşım akışının na sıl olacağı, her depoda her ürünün stok miktarı, her ham maddenin, her fabrikadaki stok seviyesi ve model-yönetici işbirliği ile belirlenecek `en tatminkâr` bütçe seviyesi nin fiziksel dağıtıra ve üretim faaliyetleri arasında na sıl paylaşılacağını belirleyecektir. Söz konusu çok dönemli model, orta vadeli bir sa tınalma, üretim ve dağıtım planlama modelidir. Dolayısı ile fabrika, depo yer seçimi gibi uzun vadeli kararlar ya da günlük stok planlaması gibi kısa vadeli kararları içermemektedir. Modelin, daha ziyade, fiziksel dağıtım ile onun en çok etkileşimde bulunduğu diğer pazarlama faali yetleri, üretim planlama ile satınalma arasında koordi nasyon sağlamaya yöneldiği ve veri bir fiziksel sistemi optimize etmekten çok optimal bir fiziksel sistem dizaynı gerçekleştirmeyi amaçlayan lineer bir model olduğu söyle nebilir. Dolayısı ile fiziksel dağıtım, satınalma-üretim ve diğer pazarlama faaliyetleri ile üst kademe yöneticisi arasında sürekli ve düzenli bir iletişim sağlayacak ve fir manın finansal imkânlarını da dikkate alacak şekilde söz konusu faaliyetler arasındaki kritik ilişkileri gözler önüne serebilecektir. - XV111bütçe için hedef değerler belirlemeyi olanaklı kılmakta dır. Buna ilâve olarak metod, parametrik programlama aracılığı ile, söz konusu hedeflerde gevşetme ve/veya da raltma imkânı da sağlayarak, modelin esnekliğini arttır maktadır. Ayrıca yine gerçek hayatta çok rastlanan bir durum olan, amaçlar arasında tam anlamıyla uyumsuzluk halleri için; sıfır toplamlı olmayan, iki kişili, uzlaş masız iki matrisli bir oyunun etkin denge çözümünü öne mek sureti ile ortaya çıkabilecek problemi ortadan kal dırmaktadır. Model çözümü için diğer çok amaçlı program lama yöntemleri içerisinden GPSTEM'in seçilmesinin neden leri daha ayrıntılı bir biçimde 5. bölümde verilmiştir. Satın alınan malzeme ve hammaddenin satın alma miktar ve zamanının, sistemin toplam maliyeti üzerinde etkili olduğu belirlendiğinden, önerilen modelde kaynak kullanımı; girdi yerine karar değişkeni olarak alınmış tır. Model fabrikalarda kaynaklar ile ilgili stok tutma imkânı da sağladığından, gelecekteki fiyat artışlarına karşı şimdiden kaynak satın alma durumunu da incelemeyi mümkün kılmaktadır. Ancak model, esnekliği nedeni ile, gerek kaynak gerekse bitmiş ürünlerde stok tutma veya tutmama konusunda yöneticiye serbestlik sağlamaktadır. Söz konusu model, kısıtlı bir bütçeye bağlı olarak bir müşterinin belli bir ürüne olan talebinin, istenen zamanda karşılanmaması nedeni ile, deterministik bir mo delde dahi yoksatma probleminin ortaya çıkabileceğini vurgulamaktadır. Buna ilâve olarak, söz konusu yoksatma durumunun, ilgili müşterinin o mal ile ilgili gelecekteki talebini de etkileyebileceğini gözönüne almakta ve dola yısı ile talebleri dışsal olarak belirlenmiş kabul etmek yerine, talep miktarlarının, firmanın fiziksel dağıtım hizmet seviyesine bağlı olarak etkileneceğini varsaymak tadır. Üst kademe yöneticisi, hizmet seviyesini arttırma nın maliyeti ile getirişi arasında bir karşılaştırma ya parak, ya yoksatmalar neticesinde azalan talep seviyesini kabul edecek ya da amaç fonksiyonlarının hedef değerle rinde ayarlamalar yaparak, beklenen talep seviyelerinin gerçekleşmesini sağlayabilecektir. Bazı durumlarda tüm talebin yerine getirilmesi, en büyük kârı sağlayan karar olmayabilir; işte model yöneticiye bu konuda araştırma yapma olanağı tanımaktadır. Son olarak, önerilen model, birtakım duyarlılık analizleri ile çevresel durum, maliyet ve fiyatlardaki değişmeler, yeni pazar fırsatları gibi konuların sistem üzerine etkisinin ne olabileceğini araştırabilmekte ve depo ve/veya fabrikalarda grev, tabii afet, enerji kısıt laması ve benzeri nedenler ile kapasite azaltılmasına gi dilmesinin sonuçlarını görebilmeyi de sağlamaktadır. Söz konusu modelin uygulanabilirliğini araştırmak amacı ile model, faaliyetler arasında maliyet dağılımının farklı alındığı üç örnek probleme uygulanmış ve sonuçla rın incelenip yorumlanması neticesinde mevcut durumu ile yöneticilere, özellikle orta dönemli planlama faaliyetle ri sırasında büyük yararlar sağlayacağı kanıtlanmaya ça lışılmıştır. - xix -

SUMMARY The logistics or physical distribution concept has undergone many significant changes over the past two de cades and is likely to face innovations and creativities in the years ahead. Especially in recent years, the mar keting managers have understood the primary importance of physical distribution in reaching the market, in mini mising the related costs and in stimulating the demand together with the other marketing mix elements. The aim of this thesis is to analyse the contem porary logistics considerations both from theoretical and practical point of view and to develop a `core` model to reflect the logistics system of six interviewed Turkish firms, while overcoming their related basic problems. Consequently, the first two chapters deal with the theory of logistics, making an overview of the concept and identifying the system approach that makes logistics a relatively new field of integrated management study. The third chapter, on the other hand, highlights the logistics activities, in practice, of six specific Turkish firms, based on a dept-interview process with their manager(s) directly involved with and responsible for the related activities. Additionally, a model is pro posed, based on the information gathered from those interviews, in order to reflect the logistics system of the latters and to deal efficiently with their distribu tion problems. The proposed model is a two-objective mathematical programming model which coordinates logistics decisions with those of their major interfaces -other marketing activities and production planning- in an intermediate time-horizon. It treats the timing and amounts of resources available not as input variables but as decision variables. Similarly, the budget for expenditures on logistics and its interface activities is taken as an objective to minimize, instead of a given level to be satisfied. The second, conflicting objective of the resulting model is to maximize the profit of logistics and its interface activities. Chapter V gives the detailed formulation of the proposed model together with the in formation about the adjustments to be made on this core model in order to reflect entirely, the situation of specifically any one of the six firms. Furthe more, the chapter discusses the choice of GPSTEM method to solve the proposed model together with the presentation and interpretations of three sample problems solved. The thesis also includes a brief review of the literature on logistics system models (Chapter IV) and a conclusion part that compares the theoretical and practical logistics considerations and underlines further suggestions. - xii -