Reducing risk in preservation project management: Redifinition of the assessment phase

Abstract

Kültürel devamlılığın sağlanması açısından, tarihi yapıların yaşamını sürmesi gerekmektedir. Koruma olgusu, eyleme dönüştürülmeye çalışıldığında, sayılan tüm bu asal değerler dışında, korunması gerekli yapının korunmuşluk derecesi, fiziksel durumu, kullanılma olanakları ve bunlar için gerekli ekonomik olanaklar etkin olmaya başlamaktadır. Koruma projesi, varolan teknoloji, teknik ve malzemenin, günümüz teknoloji, teknik ve malzemeleri ile sentezlenerek, bu kültürel mirasın, sonuçta hedeflenen niteliğe ulaşan etkin bir sistemle onarımıdır. Tez kapsamında, koruma sürecindeki veriler, aynı zamanda, koruma sürecindeki farklılaşmayı yaratan, müdahale karar ve önceliklerine ve koruma uygulamasına etki eden `değerler` olarak tanımlanmıştır. Kültür varlığının bozulma nedenleri araştırıldıktan ve tanımlandıktan sonra, bozulmanın durdurulması, eğer varsa strüktürel aksaklıkların giderilebilmesi ve gerekli müdahalelerin belirlenmesi için yapılan gerekli etüd, analiz, değerlendirme, karar ve uygulama mekanizmaları kuramla bütünleştirilmiş bir ön hazırlık sürecinden söz edilmektedir. Koruma sürecinde karşılaşılan farklı parametreler, koruma projesinin kendine özgü bazı açılımları olmasını gerektirmektedir. Yeni bir uygulama projesinden farklı olarak, koruma sürecinde bağlayıcı olan bütün somut parametrelerin ötesinde, proje başlangıcında, çok sayıda tanımsız girdinin bulunması, proje kapsam tanımının yapılamamasına neden olmakta ve risk oranını arttırmaktadır. Her parametrenin bünyesinde barındırdığı riskler, koruma projesi için, sonuç ürün, zaman ve maliyet konusunda tutarlı olmayı ve bunlara bağlı olarak da bir iş programı oluşturmayı engellemektedir. Bir koruma projesinde, müdahale öncelikleri, müdahale kararlan ve biçimleri önemli girdi oluşturmaktadır. Müdahale öncelik ve kararlan, müdahale biçimlerini; müdahale biçimleri de yapılacak uygulamanın niteliğini belirlemektedir. Müdahale karar ve önceliklerini belirleyebilmek için, ayrıntılı bir belgeleme ve analiz çalışmasını içeren proje öncesi bir ön hazırlık aşamasına gerek bulunmaktadır. Bu belgeleme ve analizlerin asıl amacı, Proje süreci sonunda yanlış sonuçlara yol açmaması için, risklerin olabildiğince tanımlanmasını sağlamaktır. Korunması gerekli yapı ile ilgili riskler tanımlandıkça, yapıya karşı takınılacak tavır da. belirginleşmeye başlayacaktır. Yasal araçlar, bugünkü koruma sürecine dolaysız etki eden, ancak, proje kurgusunda kontrol edilemeyen, projenin kendi iç dinamikleri dışında bağımsız gelişim gösteren ve sonuçta hedeflenen ürünü etkileyen en önemli girdiler arasındadır. Koruma sürecinin ana kurgusu kapsamında, genel çerçeve ve sınırları belirleyen her zaman için yasal araçlar olmaktadır. Yasal araçlar, aynı zamanda da, en büyük risk parametrelerinden birini oluşturmaktadırlar. Kültür varlığının statüsünü belli eden bu yasal araçlar, yasalar, yönetmelikler, yüksek kurul ilke kararlan, plan notları ve koruma kurulunun sit ve grup kararlan olarak sıralanabilir. Bu çalışmada, koruma sürecini interdisipliner olarak yeniden kurgulayabilmek ve koruma olgusunun gerekçelerini de ortaya koyabilmek için, öncelikle koruma sürecini farklı kılan koruma önkoşulları irdelenmiştir. Uygulama ve tasarım sürecinin, önkoşullu bir alt girdisi olarak, ön hazırlık sürecini yeniden tanımlamak ve buna bağlı olarak da etkin bir proje kurgusu oluşturmak amaçlanmaktadır. Koruma ve restorasyon süreci, uygun proje yönetimi kavramları ile desteklenerek, koruma yaklaşımları ana disiplin olarak ele alınmıştır. Proje başlangıcında bilgi akış sürecinin sağlanabilmesi için, proje yönetimi kriterleri kullanılarak, koruma süreci risk bağlamında özelleştirilmiş ve detaylandırılmıştır. Tez kapsamında sonuç ürün olarak ortaya konması hedeflenen, yasal araçlarla sınırlan belirlenmiş olan koruma projesi süreç tanımını, koruma süreci için yeniden tanımlanan project management bileşenleri ile oluşturabilmektir. Tez çalışması başlangıcında ortaya atılan tanımsız girdinin, tüm gerekçeleri ile tanımlanması, nitelendirilmesi ve işlenerek 'koruma projesi ön hazırlık süreci süreç akışı' formatmda bir yöntem önerisi olarak geliştirilmesidir.

The aim of this study is to redefine the pre-assessment phase as a sub- task that is 'pre -requisite' to the implementation and design phases of the preservation project, and to re-construct an effective project framework by emphasizing the role of the risks for the achievement of qualitative objectives. The main goal in constructing the scope of the project and the framework is to attain the synthesis of two different disciplines, namely management science and preservation. Cultural properties have significant 'values' such as having been preserved and transmitted to subsequent generations. Hence the cultural property keeps its originality; it is also required to provide for the preservation of all sorts of valuable architectural elements and values which are indicators of cultural characteristics and historical identity. When observed from a conceptual point of view, 'values' cause the divergences in the preservation process, which are named the pre-requisites in this dissertation. In regard to this dissertation, the preservation process differs from that of a construction process with regard to design and implementation phases on the one hand, and the legal requisites on the other. The seriously higher ratio of unexpected, unestimated, and unidentified input naturally entails indefiniteness in the preservation process. The most important parameter that shapes a preservation process appears to be 'risks' that consist of those indefinite input preventing the project from a proper definition of its context. The project components that debar scope definition in initial phases of the preservation process increase the risk margin in implementation process as well as intervention decisions and priorities. The Preservation Process is the preservation of the cultural property within an effective project system, which is aimed at attaining the total quality as a result of a synthesis of the technology, technique, and material originallydeployed with those of the present. This preservation project, in addition, may be defined as a document that halts the deterioration, exterminates present structural deficiencies, and combines the study, research, evaluation, decision and implementation mechanisms needed to identify the intervention to be performed after research on and identification of the reasons for deterioration of the cultural property are completed. In order to achieve sound preservation, it is essential to obtain comprehensive, accurate, utilizable, and relevant information about the context in the pre-assessment phase, which takes place prior to the projecting phase of the preservation process. The pre-assessment phase is concerned with investigation, analysis, definition, understanding, and solution of the problems that will be the precise input of the priorities. The essential aim of pre-assessment phase is to differentiate the indefinite initial information about the risks in order to prevent the intervention priorities from causing any refractory consequences. Thus, prerequisites of the preservation project will be determinant in forming vertical correlation of project management tools. While approaches offered by the field of preservation occupy center stage in this dissertation, the project management will augment and support the main field. Management of the preservation projects will be in the end attainable for preservation of the cultural identity in a proper way by means of accurate decisions and establishment of interventions priorities. The more the re-definition of data in line with the preservation process has been attempted, the more the data of the preservation project will be re-organized and re-defined in order to analyze the risks by means of the utilization of the sub-tasks of Project Management. By means of redefinition of these components with respect to the preservation prerequisites, process of preservation project will be re-organized, as well as re-defined in order to reduce risks, within legal framework. The legal tools, which are the most influential in determining the main framework of the preservation process, are also influential in decision priorities and types of implementation of preservation work. It is primarily required to analyze all legal input including the laws and terms of reference upon which the process of preservation is dependent besides international laws, laws, regulations, by-laws of Higher Council for Preservation of Cultural Natural Entities, notes of the plans, and decisions of sites and groups by Preservation Councils, implementation principles and the unit price lists and material definitions. Those tools that have been classified as constituting the process that precedes the initiation of projecting process, projecting process, the process of approval, and implementation and post-implementation processes, have been discussed in terms of their respective impact upon preservation projects and challenges encountered. It is essential to achieve appropriate intervention decisions, priorities and methods of the preservation project with a process chart of pre-assessment phase besides the appropriate implementation depending on these decisions. There will be a main sentence in the chart as, `There may be some re orientations in the pre-assessment phase whereas project management tools and preservation process are integrated in terms of defined flexibility.`