Toplantı yönetimi ve bir uygulama

Abstract

Örgütlerin hedeflerine ve planladıkları sonuçlara ulasmalarını saglamanın yoluetkili bir yönetimden geçmektedir. Meydana gelen sosyal ve teknolojik gelismelereparalel olarak, örgütlerde ve örgütsel yönetim anlayıslarında sürekli bir gelisme vedegisme yasanmaktadır. Bu süreçte insan unsuru en önemli örgütsel kaynak olarak öneçıkmaktadır. Yönetim bir anlamda insanları yönetmektir.Yöneticilerin yönetsel islevleri yerine getirebilmeleri, herseyden önce örgütteetkin isleyen bir iletisim sisteminin varlıgına baglıdır. Toplantılar bu nedenle çift yönlüisleyen bir iletisim aracı olarak örgütsel yönetimde çok önemli bir isleve sahiptirler.Egitim olanaklarının artması ve bilgiye daha kolay ulasılabilir olmasının daetkisiyle daha da bilinçlenen isgörenler, dünyadaki degisen yeni yönetim yaklasımlarıçerçevesinde yönetime katılabilecekleri, kararlarda söz sahibi olabilecekleri dahademokratik bir yönetim beklentisi içine girmis, geleneksel örgüt yapıları yerini, takımbazlı örgütlere bırakmaya baslamıstır.Zaten toplantılar; özünde katılmayı barındıran, demokratik-katılımcı biryönetimin uygulanabilecegi, yöneticilerin liderlik özelliklerini sergileyebilecekleriküçük bir yönetim merkezi konumundadırlar.Ancak toplantıların örgütsel amaçlara ulasmada uygun bir araç olarakkullanılabilmeleri herseyden önce, iyi bir toplantı organizasyonu ve basarılı bir toplantıyönetimiyle mümkündür. Aksi halde toplantılar, asla yerine konulamayacak bir kaynakolan zamanın israfı ve bosa harcanan emek olmaktan öteye geçemeyecektir.Bu çalısmada toplantı yönetiminin yönetim fonksiyonları ile olan iliskisi vetoplantı yönetiminin etkin yönetime yaptıgı katkılar yönetsel bir çerçeve içinde elealınmıs, çalısmada toplantıların yönetim süreçleri üzerine yaptıgı katkılar, degisikdüzeylerdeki yöneticilerin görüslerine dayanılarak irdelenmistir.Bu çalısmanın öncelikle toplantı yönetimi ve toplantıların yönetsel islevlere olanetkileri ve katkıları konusunda bilgi edinmek isteyen tüm yöneticilere yol gösterecegikanısındayım.Anahtar Kelimeler: Toplantı yönetimi, Yönetim fonksiyonları, letisim, Etkinyönetim

For the organizations, the way of reaching the target and the planned results isan effective management. Parallel to social and technological developments, acontinuous shift and development occurs within the organizations and theirunderstanding of organizational management. During this process, the human factorbecomer the most important organizational source. Management is, in other words,directing persons.Administrative efficiency depends on an active system of communication. Forthis reason, meetings, functioning as a bilateral means of communication, play animportant role in organizational management.The employees, enjoying the increased education opportunities and theaccessibility of know-how, have beeen seeking a more democratic administration inwhich they can also engage the administrative affairs and effect the organizationaldecisions within the frame of the new and changing approach to management in theworld. Thus, the traditionally structured organizations are being replaced by team-basedorganizations.In fact, meetings, with participation in their core and suitable for democraticparticipationadministration, are small centers of administration where administratorsshow their qualifications of leadership.However, using meetings as the means of reaching organizational aims is onlypossible by a good arrangement and a successful management. Otherwise meetings willbe a loss of labor and time which can never be regained.In this study, meeting management has been taken into consideration from theviewpoint of its relation to management functions and its contributions to effectiveadministration within an administrative outlook. The contributions of meetings toadministration process have been evaluated depending on the opinions of administratorsfrom different levels.I hope this study will primarily be a guide for all administrators and managerswho want to acquire the know-how about meeting management and the effects andcontributions of meeting to administrative functions.Key words: Meeting management, Management functions, Communication, Effectiveadministration