Business reengineering in theory and practice: A case study

Abstract

IV ÖZET Son yıllarda firmalar, hızlı değişen global piyasa şartlarıyla birlikte yoğun rekabet içerisinde bulunuyorlar. Piyasadaki değişiklikler ve teknolojinin ilerlemesi, organizasyonları ve iş yapma yollarını değiştirmeye zorlamaktadır. Kurumlan uzun vadede başarılı kılan ürünler değil üretim ve yönetim süreçlerinin başarısı ve üstünlüğüdür. Son yıllarda, firmaların performanslarım artırmak ve değişen piyasa şartlarım yakalamalarım sağlayacak bazı programlar ortaya atılmıştır. Ancak ekonomi çevremizdeki değişmeler çok hızlı olmasına karşın bu programlar tedrici gelişmeleri esas almaktaydılar. Değişim mühendisliği modern organizasyonların hızlı değişim ihtiyaçlarım karşılamak üzere ortaya çıkmıştır. Bu çalışmanın ilk ve teorik olan kısmında değişim mühendisliğinin detaylı bir analizi yapılacaktır. Değişim mühendisliği sürece yönelik ve müşteri odaklı bakış açısı ve maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde çarpıcı gelişmeler yapma hedefleriyle işletme süreçlerinin ve organizasyonunun temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir şekilde yeniden tasarlanmasıdır. Tezin ilk kısmında, değişimin gerekliliği ile beraber, değişim mühendisliğinin farklı açılardan yapılan tanımlarına ve açıklamalarına yer verilmiştir. Değişim mühendisliği iş çevrelerinde henüz yeni ve olgunluğa ulaşmamış bir kavram olduğundan dolayı, ortaya çıkışından bu zamana kadar kendi içinde anlam değişmeleri tezin ilerleyen bölümlerinde bahsedilmiştir. İlk önceleri sadece iş süreçlerine odaklanan bir kavram iken zamanla organizasyonun tümü ve stratejileri de içine alacak şekilde genişlemiştir. Değişim mühendisliği köklü ve radikal bir değişimi hedef aldığından, riski yüksektir. Reengineering projelerinin % 70 'i uygun biçimde yürütülmediğinden başarısızlıkla sonuçlanmıştır. Bu bağlamda, reengineering projelerinin prensiplerini, olumlu ve olumsuz etkileyen faktörlerin çok iyi bilinmesi gereğine binaen ilerleyen bölümlerde bu hususlara da değinilmiştir. Bu bölümden sonra değişimin yaşanılmasıve yapılan değişikliklerin firmaya getirdiği yenilikler incelenmiştir. Organizasyonlarda bakış açısı fonksiyonel birimlerden iş süreçlerine kayacak, görevler aktivitelere değil süreçlere dayalı olacak, organizasyon yapısı hiyerarşikten yalına kayacak, amirler yönetici kimliğinden liderlik kimliğine bürünecekler. Reengineering uygulamaları içerisinde çok önemli bir yere sahip olan bilgi teknolojileri de ilerleyen bölümde incelenmiştir. Ancak bilgi teknolojilerini reengineering projelerinde temel katalizör olmasından başka bir gözle bakmamak gerekmektedir. Zira eskiden var olan iş süreçlerini otomasyondan geçirmek hiç bir yarar sağlamayacaktır. Reengineering projelerini itina ile planlamanın önemi şüphe götürmez, bu maksatla bazı danışmanlık şirketleri tarafından oluşturulan bazi güvenilir metodolojiler, tezin teorik kısmının son bölümünde irdelenmiştir. Tezin son kısmında, bir reengineering örnek olay uygulaması gerçekleştirilmiştir. Bu maksatla tekstil sektörü içerisinden, ismine Firma X dediğim bir firma seçilmiştir. Reengineering uygulamalının yıllar süreceği göz önüne alınarak, projenin tamamı değil, stratejik analiz içeren ilk kısmı uygulanmıştır. Bütün reengineering projeleri firmanın stratejik yapısının analizi ile başlar. Zira firmanın yapısı, kültürü, hedefleri uygulanacak olan proje ile uyumlu olmalıdır. Bu bağlamda firmanın stratejik yapısı uygulanacak olan projeyi yönlendirecek mahiyettedir. Firma X için stratejik durum tesbiti yapıldıktan sonra, uygun bir reengineering projesi için yapılması düşünülen değişiklikler ve öneriler tezin son kısmında sunulmuştur. TX. YÜKSEKÖĞRETİM KURULO DOKÜMANTASYON MSUOQ

ABSTRACT In recent years, companies face fierce competition requirements in the fast changing global markets. The changes in the structure of markets and improvements in the technology force organisations to change themselves and the way they conduct business. There have been programs in recent decades to improve firm's performances and provide to base to adopt the changes occurred in the business environment. However, these programs were advocating incremental change whereas the rate of change was exponential in the economic environment. Business reengineering has emerged to meet this need of the modern organisations. In the first part of this study, a detailed analysis of business reengineering is made. BPR (Business Process Reengineering) restructures the organisations with a process based and customer oriented approach and advocates radical improvements. In the very first part of the thesis, various definitions of reengineering from different perspectives is provided. Since reengineering is a new concept for business environment, there are differing opinions among scholars. Also through experience business reengineering had improved its perspective. Therefore the development of this concept is shown since its beginning till today. In the early periods of reengineering, it was perceived only in relation with the processes of the organisation, but in the following years the concept is broadened its perspective to a strategy-process integration. Business reengineering projects have high risks because it aims radical and fundamental changes in the organisations. 70 % of all reengineering efforts have failed because the projects are not conducted properly. Therefore knowing the principles of reengineering and a perception of positive and negative contributions of reengineering is important for success. At the later chapters, these aspects have been examined carefully. Senior management commitment and sponsorship with realistic expectations are essentials for the start of a reengineering project. Also empowered and collaborative workers forming appropriate project teams funded with sufficient budget will open the path to success. The process of change and shift to a process11 based management are studied to enlighten the steps of the reengineering efforts. After this part, the major changes that reengineering brings to a company is demonstrated. Functional units will be replaced by the process teams, employees will be responsible for a process rather than a specific task. Also the focus of performance measures shift form activity to results, organizational structures change from hierarchical to flat and managers change form score-keepers to leaders. All jobs will be based on processes instead of tasks, the point of view will shift from functional units to process teams. Information technology plays actually significant role in the application of reengineering, so the role of IT in reengineering efforts is also examined in the later parts of the thesis. However it is extremely important to treat it as an enabler rather than a driver force. The misuse of technology can block the actual benefits of reengineering to occur by reinforcing old ways of thinking and merely automating old processes. The significance of conducting a reengineering project properly is out of question, but there has been no widely accepted execution plan or methodology available to support such change, however some mostly trusted methodologies developed by consultants are analysed and demonstrated in the last part of the first chapter. A BPR methodology needs to be followed by the reengineering team and following a methodology, it is most likely that reengineering project won't succeed. In the literature there are several methodologies, the companies will select one according to the sector in which they are operating and the scale of their firms. In the last chapter of the thesis, I have conducted a case study regarding the first step of the reengineering projects. For this purpose a company within the textile sector is selected, which I will call it as Company X throughout the entire thesis. Instead of conducting the whole of a reengineering project I chose to do the first step because the reengineering projects normally last years to complete. All reengineering programs should begin with strategic analysis of the company. The reengineering projects whose targets and principles are not in accordance with strategies of the organisation, whether they are explicit or implicit, won't be successful. The strategic structure, vision and long term plans determines and shapes the essence of theIll project. In order to make a healthy strategic analysis, firstly analysis of the textile sector (domestic and foreign) is made. After this general information about the sector, strategic analysis of the Company X is made. Current situation of the company is examined and then future modifications for an appropriate reengineering project is proposed. The thesis is ended with a conclusion part. `EC fteffiÖ?EETİl K01 W 1IÎ