Kamu kuruluşlarında halkla ilişkilerin rolü ve önemi

Abstract

ÖZET Halkla ilişkiler kısaca `kuruluş ile iç ve dış çevreleri arasında karşılıklı iletişimi sağlayan bir işletme yönetimi` olarak açıklanabilir. Bu tanımdan da anlaşılacağı üzere, halkla ilişkilerin üç aşaması söz konusudur; halkla ilişkilerin varolabilmesi için iki yönlü bir iletişim olması gerekir. İkinci olarak halkla ilişkiler bilgilendirme, anlama ve imaj geliştirme boyutu ile kamuoyunu etkileyebilmelidir. Son olarak da, halkla ilişkilerin bir yönetim görevi olması gerekliliğidir. 2000'li yıllara az kala artık yönetilenler, yönetim üzerinde denetim hakkı kurmak istemekte ve bunu çağımızın iletişim teknolojisinden yararlanarak gerçekleştirme çabası içerisindedirler. Ülkemizde, yönetim organları içinde önemli bir yeri olan kamu kuruluşlarının yeri ve önemi yadsınamayacak kadar büyüktür. Kamu kuruluşlarına işi düşen vatandaş artık `bugün git, yarın gel` sözünü duymak istememekte ve hakkını sonuna kadar aramaktadır. Yönetim her ne kadar kendine özgü yöntemlerle halka hesap vermekten kaçınsa da, sonuç olarak her konuda hesap vermek zorunda kalmaktadır. İşte halkla ilişkiler bu aşamada devreye girmekte, gerek yönetenler, gerekse yönetilenler arasında bir köprü vazifesi görmektedir. Bir başka deyişle halkla ilişkiler uygulaması ile yönetim, halkın bilgi gereksinmesini, aydınlanma gereksinmesini karşılayabilmektedir. Öte yandan halkın belirli konularda ön bilgiye sahip olması yönetimin işini büyük ölçüde kolaylaştırmaktadır. Çok geniş bir kitleye hizmet vermekte olan kamu kurum ve kuruluşları çoğunlukla merkezde yapılanmakta, taşra teşkilatlarına da bölge ve şube müdürlükleri olarak hizmet götürmektedirler. Örneğin SSK Genel Müdürlüğü Ankara'da yapılanmış, taşra teşkilatlarında da bölge ve şube müdürlükleri olarak hizmet vermektedir. Bu tip kamu kuruluşlarının genelde, merkezde halkla ilişkiler müdürlükleri olmasına rağmen, Sivas gibi taşra teşkilatlarında, halkla ilişkiler çalışmalarının ne aşamada olduğu, etkinlikleri,işlevleri ve kurum yöneticilerinin halkla ilişkilere bakış açısı, araştırmamızın konusunu teşkil etmiştir. Merkezde olduğu kadar, taşra teşkilatlarında da belirli bir kitleye hitap eden kamu kurumlarının halkla ilişkiler birimlerine de çok iş düşmektedir. Taşra teşkilatlarında günün her saatinde vatandaşa yardımcı olan, kurumla halk arasında köprü vazifesi gören, birimin adı ister danışma bürosu olsun, isterse halkla ilişkiler bürosu olsun, konumunda uzman personeli istihdam etmek zorundadır. Araştırmada; Sivas ilinde mevcut kamu kuruluşlarındaki halkla ilişkilerin rolü, önemi ve işlevi ile kurum yöneticilerinin halkla ilişkilere bakış açısı tespit edilmeye çalışıldı. Bu aşamada kamu kuruluşlarından 35'ine uygulanan anketler değerlendirildi, elde edilen çarpıcı sonuçları ise şunlardır: -Halkla ilişkiler çalışmaları taşra teşkilatlarında, rehberlik ve liderlikten yoksun olarak, genellikle kuruluşlar ve yöneticilerin kişisel görüşlerine, yeteneklerine ve güçlerine bağlı bir şekilde sistemsiz ve yöntemsiz yürütülmektedir. -Bazı kamu kuruluşlarında böyle bir etkinlik mevcut ise de henüz şekil olarak örgütlendiği, işlevsel bir çalışma düzeyine gelemedikleri, -Kurumların etkin halkla ilişkiler uygulamasını engelleyen faktörlerin başında personel ve kadro sorunu ile eğitimli uzman personelin bulunmayışı da etkendir. -Bir diğer konu da yöneticilerin halkla ilişkiler konusunda yeterli bilgi ve tecrübeye sahip olmamalarıdır. -Halkla ilişkiler içerisinde önemi yadsınamayacak olan kamuoyu araştırmasını, taşra teşkilatlarında yetenekli personel ve ödeneğin olmaması nedeniyle gerçekleştirilememektedir. m-Genel merkezde alınan kararların bölge ve şube müdürlüklerindeki gerekli şartlara uyum gösterememesi ve bürokratik engeller de bir diğer etkendir. Demokratik düzen ve planlı kalkınma çabaları içinde yeri, önemi ve gereği açıkça belirlenen halkla ilişkiler çalışmalarının, taşra teşkilatlarında da istenilen düzeye ulaştırılması ve bu konuda görülen aksaklıkların giderilmesi dileğiyle. iv

SUMMARY Public relations, shortly, can explain as a bussines method which ensures communication between the organisation and insiders and outsiders. As it can be understood from this detinitron, public relations have three stages. First, there has to be two sided communication for existence of public relations. Second, public relations should influence the people by acquaint, understanding and improving image. Last, public relations is to be necessity for monagement. As we are approaching second millenium, employees want to have rights on monegement. And they want to do this by using todays communication technology. In our country, state enterprises, which have important role in public sector, place and importance cannot be denied. People, who have bussines with state enterprises, do not want to hear igo now, come back laterî phase anymore. And they are after their rights until the end. Monagement team, who are trying to escape from explanations, have to make a report at the endinall circumtances. Public relations involves at that moment and become a bridge between employees and employers, in another words, monagement would feed peoplefs momlelde necessity with public relations. Moreover, having prior knowledge incertain subjects for people makes the management, jop easier. Public instutions, which serve various people, mostly esteblished in the centre. For the country institutions, they are serving as the country bronehes. For example, SSK Headquarters are formed in Ankara, and they are serving in the country as the country broneles. Those kind of public institutions have public relations in headguerters. The subject of the research involved with the level of the public relations and their activities and funetions and the thoughts of the institutions managers for public relations as in Sivas branc of the institution.The public relations have so many things to deal with in the country as it happens in the headquarters. The country braneles has to employ someone who is proffessional in his field to help people in every moment of the day. in this research, it has been tried to establish the importone, role, tunetrons of public relations and the managers point of view to public relations in existing public institutions of Sivas. And at that moment, the questioneres which were asked to 35 public institutions were analised. The results are as follow. - In the country organisations, the public relations work is managed without any system and method. And in general the managers have lack at guidance and leadership. - In some of the organisations have such system like public relations. But it is not funetional yet. - The main factor for not having public relations is that the organisations has not got any proffessional employee. -Another thing is that the managers have not got enough experience and information about public relations. - And the researches which would have been very important in public relations can not made because of not having enough money and employees. - The desicions have made in the headguarters are not in harmony with the country organisations. And the bureaucratic difficulties are another factor. We wish that the public relations would reach to wanted level in the country organisations which has been shown the place, importance and necessity in democtatic system and planned proggress. VI