Örgütlerde performans yönetim sisteminden performans esaslı bütçelemeye: Kırşehir belediyesi örneği

Abstract

21. yüzyılda örgütler, önemli bir kavramın arayışı içerisine girmişlerdir:Etkinlik… Yaşanan yoğun rekabet, örgütleri, pazarda en etkin şekilde tüketiciyeulaşabilmenin alternatiflerini aramaya doğru yöneltmiştir. Bu arayış, yalnızcapazardaki etkinliği değil, aynı zamanda üretim sürecinde verimlilik artışı ihtiyacınıda gündeme getirmiştir. Çünkü insanlar, bu yüzyılın başlarından itibaren yalnızcamal ya da hizmetin miktarında artış ihtiyacı duymamışlar, aynı zamanda mal ya dahizmetlerde artan oranlarda nitelik arayışı içerisine girmişlerdir. İnsanlardaki buarayış, örgütleri, üretim süreçlerinde nitelik artışını sağlamak ve maliyetleriazaltabilmek için etkin ve verimli çalışma yöntem ve sistem arayışına doğruyöneltmiştir. Özel sektörde yaygın olarak kullanılmaya başlanmış olan performansyönetim sistemi, etkinlik ve verimlilik arayışı için tasarlanmış bir yönetim sistemidir.Bu sistem, söz konusu amaçları gerçekleştirebilmek için kamu örgütlerinde de sonzamanlarda kullanılmaya başlanmıştır.Halka en yakın hizmet birimi olan belediyeler de, bir kamu örgütü olarakperformans yönetim sistemlerine doğru yönelim içerisine girmişlerdir. Bu gelişmelerışığında kaynakların etkin kullanımı sorunu gündeme gelmiş, böylece verimlilikihtiyacının kaynakla ilişkili kısmının da sürece dahil edilmesi gerekmiştir.Oluşturulan performans yönetim sistemlerine bütçe boyutu da eklenerek performansesaslı bütçe çalışmaları ön plana çıkmaktadır.Literatürde sıkça rastlanan performans yönetim sistemi kavramı, kamuörgütlerinin uygulamasında oldukça sıkıntı yaşadığı ve işlevselliği son derece zor birkonudur. Çalışmamızın amacı, kamu örgütlerinde performans yönetim sistemi veperformansa dayalı bütçeleme sisteminin uygulanabileceği uygun bir modeltasarlamaktır.Çalışmamız beş ana bölümden oluşmaktadır. Girişten sonra, birinci bölümde,örgüt ve örgüt olarak belediyeler hakkında genel ve niceliksel bilgiler verilmiştir. IIPerformans Yönetim Sistemi başlıklı ikinci bölümde ise, performans yönetimsistemine ilişkin temel kavramlar üzerinde durularak bu sisteme ilişkin genel bilgilerverilmiştir. Üçüncü bölümde, performans yönetim sisteminin belediyelerdekikurumsallaştırılabilecek yapısı üzerinde durulmuş olup bu yapı, iki bölümdeincelenmiştir. Bunlar, Belediyelerde Stratejik Planlama ve Belediyelerde PerformansPlanlamasıdır. Kavramsal açıklamalarla birlikte sürecin işleyişi ile ilgili bilgilerverilmiş ve bu süreçte karşılaşılabilecek olası sorunlar üzerinde durulmuştur.Dördüncü bölümde genel olarak bütçe kavramı üzerinde durulmuş ve belediyelerdekibütçeleme süreçleri anlatılarak performans esaslı bütçeleme ile ilgili temel bilgilerverilmiştir. Beşinci bölümde performans yönetim sistemi ve performans esaslıbütçelemeye ilişkin bir model tasarlanmış ve modelin uygulaması için KırşehirBelediyesi seçilmiştir. Kırşehir Belediyesi'nde performans yönetim sistemi veperformans esaslı bütçenin uygulanması sürecinde, doğrudan birimlerle ilişkikurulmuş ve işe en yakın olan birimlerden bilgiler toplanmıştır. Çalışma ekibi ve dışpaydaşlarla sık sık toplantılar yapılarak, sistemin oluşturulmasında katılımcı biryaklaşım benimsenmiştir. Uygulamada birtakım sorunlarla karşılaşılmış ve bunlar,bu bölümde maddeler halinde ifade edilerek çeşitli önerilerde bulunulmuştur.Tasarlanan modelin uygulanması sonucunda, Kırşehir Belediyesi'nde performansyönetim sistemi uygulanabilir hale getirilmiş ve önümüzdeki üç yıla ilişkin bütçetahminleri birimler bazında ortaya çıkarılmıştır. Tüm birimler için oluşturulansistemi vermek yerine, içlerinden rastgele seçilen üç birimin sonuçlarına çalışmasürecinde yer verilmiştir. Çalışmanın sonunda ise, uygulamada elde edilen sonuçlarüzerinde durularak genel bir değerlendirme yapılmış ve önerilerde bulunulmuştur.

In 21th century, organisations began to search for an important concept:Efficiency… Intensive competition has directed organisations to search thealternatives of reaching consumers in the most effective ways in the market. Thissearch updated not only the efficiency in the market, but also the need of productivityincrease in production process at the same time as well. Since the beginning of thiscentury, human beings not only required the increased goods and services inquantity, but also improved quality in goods and services at the same time. Thissearch directed organisations to provide quality increases in production processesand effective working systems and methods. Performance management system usedin private sector commonly is a system designed for searching efficiency andproductivity. Recently this system has been employed in public organisations inorder to realise these goals mentioned above.As a public organisation, municipalities which serve directly the people arenow moving into performance management systems. In the lights of thesedevelopments, the problem of effective use of resources emerged, so it is needed toinclude the section of productivity need related to resources. Performance basedbudget studies come forward by adding budget dimension to the formed performancemanagement systems.Performance management system concept oftenly seen in literature, is a veryhard subject that public organisations have problems applying it in real life. Thefocus of this study is to solve this problem by designing a suitable model for publicorganisations which have problems with performance management system andperformance based budgetting system.This study consist of 5 main parts. After introduction, in the first part, generalinformation and quantity datas are given about organisation and municipality as anorganisation. In the second part named as Performance Management System, basic IVconcepts related to performance management system are examined and generalinformation is given about the system. In the third part, instutionable structure ofperformance management system in municipalities are examined and this structure isexamined in two parts. These are Strategic Planning in municipalities andperformance planning in municipalities. Information related to process operationwith the conceptional explanation is given and possible problems those may be metin this process is mentioned. In the fourth part budget concept is generally pointedout and basic information given about performance based budgeting by givingbudget processes in municipalities. In the fifth part a model is designed related toperformance management system and performance based budgeting and KırşehirMunicipality is chosen for applying this model. In the application process ofperformance management system and performance based budgetting, close contactshas been established directly to the units and it is tried to have information from theclosest units to that work. By having meetings often with the working group andexternal partners, a contributive approach was considered in forming system. Therewere some problems in application and these problems were mentioned at the end ofthe study as items and some suggestions were made for them. As a result ofapplication of designed model, performance management system has becomeapplicable in Kırşehir Municipality and budget estimates of units for next three yearswere brought to light. Instead of giving the whole system for all units, the results ofthree randomly chosen units were discussed. At the and of this study, a generalevaluation is done by examining the acquired results from the application and somesuggestions are made.