Kamu kurum ve kuruluşlarının dosyalama sistemlerinde standartlaşma

Abstract

`Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma`. Yüksek Lisans Tezi (Danışman: Prof. Dr. Mustafa Akbulut) 1991. IV+170 s. Kamu kurum ve kuruluşları gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleş me ve işlemler sonucu meydana gelen evrağı, gerektiğinde kolay ve hızlı bir şekilde bulabilmek için önceden belirlenmiş tasnif sistemlerine göre düzenlemektedirler. `Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma` adlı bu çalışmanın amacı; genelde kamu kurum ve kuruluşlarının dosyala ma sistemlerinde standartlaşmanın düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak-dosya-haberleşme ve arşiv sistemi için kaçınılmaz olduğunu ortaya koymak; özelde ise danışma, denetim ve yardımcı hizmet birimleri için kullanılan dosya numaralarında standartlaşmanın sağlanabileceği ni kanıtlamak ve öneriler getirmektir. Bu çalışmada yöntem olarak `betimleme ve sörvey yöntemleri `nden yararlanılmıştır. Öncelikle dosyalama ve tasnif sistemleri ile dosyala manın yönetim ve arşivler açısından önemi incelenmiştir. Örneklem seçilen dosya plânları tanıtılmış ve bir karşılaştırma yapılarak ortak ve fark lı yönleri açıklanmıştır. Karşılaştırma sonunda, dosya plânlarında da nışma, denetim ve yardımcı hizmet birimleri için kullanılan konu numa ralarının standartlaştırılabileceği gösterilmektedir. Daha sonra stan dartlaşmanın sağlanacağı danışma, denetim ve yardımcı hizmet birimleri incelenip dosyalamada standartlaşmanın nasıl yapılacağı açıklanmakta dır. Standart bir dosya plânı hazırlanarak standartlaşmanın sağlayacağı faydalar belirtilmektedir.157 Standartlaşmanın sağlayacağı faydalardan yararlanabilmek için; a- Türkiye çapında standart dosya plânlarının geliştirilmesi ve ha zırlanması, b- Bunu yapabilmek için de kurum ve kuruluş lar arası bir komisyonun oluşturulması, c- Söz konusu komisyonun sekreterya görevini Türk Standartları Enstitüsü, Türkiye ve Orta Doğu Amme İdaresi Enstitüsü veya Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı 'nm yapması önerilmektedir.

`Standardization in the Filing Systems of Public Institutions and Organizations` Master Thesis (Adviser: Prof. Dr. Mustafa Akbulut) 1991. IV+170 pp. Public institutions and organizations organize documents, which result from their services, communications and procedures, according to predetermined classification systems in order to find them rapidly and easily when they are needed. The purpose of this study called `Standardization in the Filing Systems of Public Institutions and Organizations` is, in general, to find out that standardization in the filing systems of public institutions and organizations is unavoidable in order to have an organized, effective, rapid and productive system for records, files, communication and archives. Regarding private organizations, the purpose is to prove that standardization of file numbering is possible in advising, supervising and supplementary services and to bring forward suggestions on this topic. In this study, the methods of `description and survey` are used. Firstly, filing and classification systems and the importance of filing from the point of view of archives and administrations are examined. The filing plans taken as examples are introduced and by making comparisons, their similarities and differences are explained. After these comparisons it is shown that standardization of subject numbers, used in filing plans of advising, supervising and supplementary services, is possible. Then advising, supervising and supplementary services for which standardization will be provided are examined and it159 is explained how standardization is to be carried out. The advantages arising from standardization are explained by preparing a standard filing plan. To profit from the advantages arising from standardization, it is suggested to; a- Develop and prepare a standard filing plan covering all Turkey, b- From a commission among institutions and organizazions to realize this, c- Appoint the Turkish Standardization Institute, The Institute of Turkey and Middle East Public Administration or the Head of Department of Administrative Development of the Prime Ministry as the Secretariat of the commission.