Dijitalleştirme ve kurumsal elektronik arşiv yönetim sistemlerinin yapılandırılması

Abstract

İçinde bulunduğumuz çağ, insanlık tarihinde bilginin en etkili ve yoğun kullanıldığı dönem olarakdeğerlendirilmektedir. Bu nedenle dönemi tanımlamak için `bilgi çağı` bu çağda yaşan inşalariçin de `bilgi toplumu` terimleri kullanılmaktadır. Bilginin yoğun, etkili bir şekilde ve de yaygınolarak kullanılması bilgiyi bir güç unsuru haline getirmiştir. Ancak bu güçten elde edilecekfaydaların ortaya çıkarılması bazı gerekliliklerin yerine getirilmesine bağlıdır. Özellikle bilgininyoğun bir şekilde üretildiği ve kullanıldığı kurumsal yapılar için bilgi rekabet ortamında hayattakalmanın ve varlığını sürdürmenin yolunun bilgiyi doğru bir şekilde yönetmekten geçtiğisöylenebilir. Bilginin önemini ve gücünü kavrayan kurumlar ürettikleri ya da bir şekilde eldeettikleri bilgileri yönetmek için çeşitli yöntem ve sistemler geliştirmektedirler. Özellikleteknolojinin bilgi ile ilgili alanlarda çok hızlı bir gelişim göstermesi, bilginin yönetimi ve denetimikonusunda da geliştirilen sistem, yöntem ve yaklaşımların sürekli değişmesine neden olmaktadır.Yaşanan bu değişimle başa çıkmak için kurumlar bünyelerinde, bilgi yönetimi konusundauzmanlaşmış birimler ve sistemler oluşturmaya başlamışlardır.Bilgi yönetimi konusunda yapılan çalışmalarda etkileşimin ve birlikte çalışabilirliğin önemiortaya çıkmış bunun bir sonucu olarak da çalışmaların belli kurallar çerçevesinde yapılmasıihtiyacı doğmuştur. Bu ihtiyacın karşılanması için çeşitli ulusal veya uluslararası düzenlemeleryapılmış, projeler ve standartlar geliştirilmiştir. Bilgi teknolojilerinde yaşanan hızlı değişim,ekonomik ve sosyal hayatta sürekli değişen koşullar yapılan bu çalışmaların da sürekli gözdengeçirilerek yenilenmesine neden olmaktadır. Kurumlar, bilgi yönetimi ile ilgili olarakgerçekleştirdikleri faaliyetleri, değişen koşullar ve gerekliliklere uygun hale getirmek içindevamlı bir çaba içerisindedir. Günümüzde, özellikle bilgi yönetimi konusunda kullanılanelektronik sistemlerin ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde yapılandırılması ve güncel tutulmasıönemli bir sorun olarak görülmektedir.Bu çalışmada bilgi çeşitli boyutlarıyla ele alınmış, yönetim açısından bilginin değeri ve etkisiortaya konmuş, bilgi yönetimi kapsamında değerlendirilebilecek önemli çalışmalar incelenmiştir.Bilginin taşıyıcı unsuru olan belgeler özellikle kurumsal bilgi yönetimi kapsamında ele alınmış,kurumsal belgelere ev sahipliği yapan arşivlerin elektronik olarak yönetilmesi için ihtiyaçduyulan sistemlerin nasıl yapılandırılması gerektiğine dair bir öneri sunulmuştur. Yapılandırmaönerisinde yazılımın dinamik, esnek, ölçeklenebilir ve uyarlanabilir olması için sahip olmasıgereken temel unsurlar ile bu unsurların nasıl bir etkileşim içerisinde konumlandırılması gerektiğixçeşitli grafik ve iş akış diyagramları ile açıklanmaya çalışılmıştır. Sunulan önerinin Türkiye'dedijitalleştirme süreçlerini oluşturan seçim, dönüştürme, tanımlama, kalite kontrol gibi işlemleringerçekleştirildiği elektronik arşiv yönetim sistemlerinin yapılandırılmasına dönük ölçütleringeliştirilmesi, dijitalleştirme ve elektronik arşiv yönetimi ile ilgili sorunlarının çözümüne katkısağlayacağı düşünülmektedir.

The age in which we live is considered to be the most effective and intensive use of informationperiod of using information in human history. For this reason `information age` used to definethis age and `information society` used to define the society who lives in this age. The intensive,effective and widespread use of information has made it a force. However, it is necessary to fulfillcertain requirements in order to reveal the benefits of this power. In particular, it can be said thatfor the institutional structures where information is intensively produced and used, the way tosurvive depends on the manage informaiton properly in the competitive environment. Theinstitutions that understand the importance and the power of knowledge develop various methodsand systems to manage the information they produce or obtain in some way. Accordingly withthe development of technology, these methods and systems are change and develop too.Particularly, the rapid development of technology about the information causes the system,methods and approaches which are developed in the management and control of informationchange continuously. In order to cope with this change, institutions have started to create unitsand systems specialized in information management.As a result of the importance of interaction and interoperability in studies on knowledgemanagement has emerged there was a need to carry out the studies within the framework of certainrules. To meet this need, have been made various national and international regulations andprojects and have been developed standards. The rapid change in information technologies andthe constantly changing conditions in economic and social life lead to the revision and renewal ofthese studies. Institutions are constantly striving to adapt their information management activitiesto changing conditions and requirements. Nowadays, configure and kept up to date the electronicsystems which used information management are seen as an important problem.In this study, information has been dealt with in various dimensions, the value and impact ofknowledge in terms of management has been put forward and important studies that can beevaluated within the scope of knowledge management have been examined. Documents, whichare the carrier of information, are dealt with especially within the scope of corporate informationmanagement. A proposal is made on how to configure the systems needed for the electronicmanagement of archives which hosting corporate documents. In the proposal, used variousgraphical and work flow diagrams to explain the basic elements that the software should have inorder to be dynamic, flexible, scalable and adaptable. In the proposal, it is thought that thexiidevelopment of the criteria for the structuring of electronic archive management systems whereselection, conversion, identification and quality control processes are realized will contribute tothe solution of digitalization and electronic archive management problems in Turkey.