İşgören verimliliğinin zaman etüdüyle ölçümünde refa uygulaması: Bir kamu kurumu örneği

Abstract

Örgütlerin sahip olduğu kaynaklar arasında bulunan işgörenler, örgüt performansında önemli rol üstlenmektedirler. Örgütlerin belirledikleri hedeflere ulaşmalarında işgörenlerin verimli çalışmaları önemlidir. İşgörenlerin verimli çalışıp çalışmadıklarını belirleyebilmek için gerçekleştirdikleri işlemlerin ölçülmesi gerekmektedir. İşgören verimliliğinin ölçülmesi hizmet sektöründe daha zor olmaktadır. Buna kamu işlemlerindeki bürokrasi de katıldığında durum daha da zorlaşmaktadır. Bu bağlamda, bir kamu kurumunun merkez biriminde işgören verimliliğinin ortaya koyulabilmesinin mümkün olup olmayacağı, ne gibi sorunlar olabileceği ve ne gibi öneriler getirilebileceği araştırılmıştır. Uygulamada REFA'nın zaman etüdü tekniği kullanılmıştır. Araştırma sahası 4 kategoriye ayrılmıştır. Kategori I'de vatandaşın yoğun olarak geldiği servisler, kategori II'de vatandaşın az yoğun olduğu servisler, kategori III'de vatandaşın olmadığı servisler ve kategori IV'te yöneticiler araştırılmıştır. Buna göre, kategori I altında banko düzeni halinde çalışan işgörenlerin gerçekleştirdikleri işlemler için işlem standart zamanlarına ulaşılmıştır. Kategori II ve III altında gerçekleştirilen iş ve işlemler için ise çoğunlukla işlem standart zamanlarını belirlemek mümkün olmamıştır. Bununla beraber bu kategoriler altında ölçülebilir işlemler olduğu da görülmüştür. Kategori IV altındaki yöneticilik işlemleri için ise bu yöntemle işgören verimliliğini ölçme imkânının olmadığı görülmüştür. Buna göre ölçme imkânı elde edilen kategori I işlemleri için işgören verimliliklerinin hesaplanabilir olduğu ortaya koyulmuştur. Bu konuda yapılan analizlere yer verilmiştir. Yine bu işlemlere yönelik Live and Alert sistemi, banko iş düzeni önerisi getirilmiştir. Kategori II ve III işlemler için dosya barkod sistemi, elektronik belge arşivi sistemi ve log kayıtları önerisi getirilmiştir. Ayrıca bu kategoriler altındaki iş ve işlemlerin yapılacak iyileştirmelerle karar döküm işleminde olduğu gibi ölçülebileceği görülmüştür. Ölçme imkânına bakılmaksızın tüm iş ve işlemler için işbilirlik-eğitim matrisi ve kamera kayıtları önerisi getirilmiştir. Bu nedenle çalışma koşulları ve metotlarının iyileştirilmesi durumunda yöneticilik işlemleri haricinde dosya ve bilgisayar üzerinde az muhakeme ve standart hareketler içeren kamu iş ve işlemlerinin bu yöntemle ölçülebilmesinin önünde bir engel bulunmadığı sonucuna varılmıştır.Anahtar Kelimeler: İşgören Verimliliği, Zaman Etüdü, REFA, Kamu Kurumu Örneği

Employees, who are among the resources owned by organizations, play an important role in organizational performance. Efficient work of employees is important for organizations to reach their goals. In order to determine whether the employees are working efficiently, the processes they perform should be measured. Measuring employee productivity is more difficult in the service industry. When bureaucracy in public transactions is included, situation become more difficult. In this context, it has been investigated for the central unit of a public institution whether it is possible to set forth employee productivity, what problems may occur and what recommendations can be made. In practice, the time study technique of REFA was used. The research part is divided into 4 categories. In category I, the services that the citizens came in intensively, the services in which the citizens were less in category II, the services without citizens in category III and the managers in category IV were investigated. Accordingly, transaction standard times have been reached for the transactions performed by the employees working in a bank order under category I. For works and transactions under Category II and III, it was often not possible to determine the transaction standard times. However, there were also measurable transactions under these categories. For management transactions under Category IV, it has been observed that there is no possibility to measure employee productivity with this method. Accordingly, it has been demonstrated that employee efficiencies are calculable for category I transactions where measurement is obtained. Analyzes on this subject are included. Again, Live and Alert system and bank work order proposals were brought for these transactions. File barcode system, electronic document archive system and log records proposals were introduced for Category II and III transactions. In addition, it is seen that the works and transactions under these categories can be measured as in the decision printing transaction with the improvements to be made. Regardless of the possibility of measuring, a workability-training matrix and camera recordings proposals have been introduced for all works and transactions. Therefore, in case of improving working conditions and methods, there is no obstacle to the measurement of public works and transactions involving less judgment and standard actions on files and computers, except for management transactions.Key Words : Employee Efficiency, Time Study, REFA, Public Institution Example