Distributed document archival system

Abstract

ÖZET DAĞITIK DOKÜMAN ARŞİVLEME SİSTEMİ Günümüzde bilgiler ve dokümanlar dijital ortamda depolandıkça, insanlar depolanan bu bilgilere daha bağımlı kalmaktadır. Böylelikle, dijital olarak saklanan bu bilgilerin ve/veya belgelerin efektif, güvenli ve uzun ömürlü bir şekilde nasıl korunacağı ve saklanacağı konusu günümüzün dijital dünyasında yaşayan insanlar ve kurumlar için önemli bir konu teşkil etmektedir. Bu tezde, Web-tabanlı Dağıtık Doküman Arşivleme Sistemi (DDAS)'nin analizi, dizaynı, ve geliştirilme aşamaları açıklanmaktadır. Web-tabanlı Dağıtık Doküman Arşivleme Sistemi internet veya intranet üzerinden, hızlı ve güvenli bir şekilde dokümanların indekslenmesini ve saklanmasını sağlamaktadır. Sadece yetkili kullanıcılara doküman ekleme, arama, güncelleme ve görüntüleme gibi fonksiyonlar sistem tarafından sağlanır. Kullanıcılar bu fonksiyonlara zaman ve mekan bağımsız olarak erişebilmektedir; istemci yazılımı olarak gerekli olan tek araç standard bir internet tarayıcı ve internet/intranet erişimidir. DDAS'in kendine özgü indeksleme mekanizması vardır. Bu mekanizma sorgulanan dokümanlara hızlı erişim ve ayrıca sonuçları kullanıcılar için anlamlılık derecesine gore sınıflandırmak için tasarlanmıştır. DDAS'de dokümanlar anlam (semantic) ve özellik (feature) anahtarlarına gore indekslenmektedir ve doküman arama işlemeleri `thesaurus` (anlam sözlüğü), kullanıcı bazında tanımlanan arama seçenekleri, ve son olarak Google kullanılarak gerçekleştirilmektedir. DDAS'in fiziksel arşivlere göre bir çok avantajı vardır. Bir kere fiziksel dokümanlar dijital ortama dönüştürüldükten sonra fiziksel ortamda olduğu üzere, kaybolma, yerinin değişmesi, yıpranma gibi sorunlar DDAS ile ortadan kaldırılmış olmaktadır ve bir dokumam birden fazla kişi aynı anda görüntüleyebilmektedir. DDAS Ms. Net yazılım geliştirme ortamı kullanılarak, C# programlama dili ile geliştirilmiştir.

IV ABSTRACT DISTRIBUTED DOCUMENT ARCHIVING SYSTEM An ever increasing amount of information is being stored digitally, and people are becoming more and more dependent on it. Thus, the issue of how to preserve digital information effectively and securely for long time periods is now and will be very crucial for everyone (or institution) in the future that lives in digital world. In this thesis, analysis, design and implementation of general purpose DDAS - Web- based Distributed Document Archival System - are presented. Distributed Document Archival System enables users to manage their documents fast and securely over the internet or intranet. Only authorized users, can easily add, search, retrieve, update and view their documents at any time, in any place; the only tool for users to make benefit from the system is a standard web browser and an internet/intranet access. DDAS ensures speed access to information with online search, retrieval and viewing. DDAS has its own document indexing mechanism to classify the search result according to user search phrase. Documents are indexed with corresponding semantic and feature keys and they are searched through thesaurus dictionary, user based custom search preferences and finally Google. System has a lot of advantages over physical document archival. Once physical paper documents (e.g. academic papers, student records, and institutional documents) transformed (scanned) into sharable electronic resources and stored in the system, then this will provide broadening access to documents, improve document security and control over document access and modification. Digitally transformed documents will also provide reducing lost documents and reducing paper storage requirements. DDAS is implemented on top of MS.Net and ASP.Net. It is coded in C# programming language.