A usability study on electronic document management system in Middle East Technical University

Abstract

Son yıllarda bilgi teknolojilerinin (BT) gelişmesi insanların günlük rutinlerini etkilemeye başladı. Bu teknolojiler işlerin yapılış şeklini değiştirdi. Bu teknolojilerden biri de Elektronik Doküman Yönetim Sistemi?dir. Kurumlar için gerekli belgelerin miktarındaki artışı göz önünde bulundurursak bu karmaşıklığı yönetecek bir sisteme ihtiyaç duyulduğu söylenebilir. Fakat bu tarz teknolojilerin kullanılabilirliği sistemi kullanan insanlara bağlı olmaktadır. Bu tarz sistemlerin ve internet sitelerinin kullanılabilirlik problemleri İnsan Bilgisayar Etkileşimi (İBE) için önemli bir konu olmuştur. Bu çalışmada, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Elektronik Doküman Yönetim Sistemi üzerine kullanılabilirlik çalışmaları yürütülmüştür. Bu çalışmanın ana amacı EDYS için göz hareketlerini izleme cihazı ve anketler kullanarak üç aşamalı kullanılabilirlik testleri uygulamak ve elde edilen verileri inceleyerek problemli konuları düzeltmeye yarayacak tavsiyeler önermektir. Çalışmanın sonuçları ile çeşitli kullanılabilirlik sorunları tespit edilmiştir. Çalışmanın bulguları temel alınarak gelecekteki gelişmeler için tavsiyelerde bulunulmuştur. Belirlenen iki temel kullanılabilirlik sorunu vardır. Bu sorunlar sistemin karmaşıklığı ve tutarsızlığıdır. Bu sorunların çözümü için sistemin ana sayfasının basitleştirilmesi ve bir evrak üzerinde yapılacak işlemlerin tutarlı olması önerilmiştir.Anahtar Kelimeler: Elektronik Doküman Yönetim Sistemi, Kullanılabilirlik, Göz İzleme, İnsan Bilgisayar Etkileşimi

The development of information technologies (IT) in recent years has started to affect the daily routines of the people. These technologies have changed the way that the things are done. One of these technologies is Electronic Document Management System. Considering the increasing amount of documents needed for the institutions, it could be said that there was a need for a system to manage this complexity. However, usability of such technologies depend on the people who would use the system. Usability problems of such systems and websites have been an important topic for Human Computer Interaction. In this study, usability tests were conducted about Middle East Technical University?s Electronic Document Management System. The main purpose of this study is to conduct three-step usability tests using eye tracker device and questionnaires and offer recommendations that would refine the problematic issues by analyzing the obtained data. Several usability issues were identified with the results of the study. Recommendations for further development were offered based on the findings of the study. There were two main usability issues identified. These issues were complexity and inconsistency of the system. For the solution of these problems it is recommended that the home page of the system should be simplified and the actions to be taken on a document should show consistency.Keywords: Electronic Document Management System, Usability, Eye Tracking, Human Computer Interaction