Risk management and post project valuation processes for research and development projects

Abstract

ÖZET Son yıllarda proje risk yönetimi konusunun popülaritesi, belirsiz ve değişken ortama uyum sağlamak amacıyla yaşanan gelişmelere paralel olarak artmaktadır. Risk yönetimi, proje risklerinin sistematik olarak teşhisi, analizi ve yanıtlanması sürecidir. Başarılı bir risk yönetimi süreci, belirsizliklerin olumsuz etkilerini yumuşatarak proje performansını geliştirecektir. Risk yönetimi faaliyetlerinden proje yönetimi sürecini geliştirmek amacıyla faydalanabilmek için öğrenmeyi sağlamak gereklidir. Proje sonrası değerlendirme süreci, gelecekteki projelerin öğrenmekle yarar sağlayacağı, iyi yapılan uygulamalar ve gelişmeye açık alanlar hakkında bilgi toplamak üzere bir ekip tarafından proje sonunda yapılan faaliyetlerdir. Projedeki iyi uygulamaları tespit etmek ve öğrenilenleri yazılı hale getirmeyi hedefler. Riskler, proje sonrası değerlendirmeleri için önemli birer inceleme alanıdır. Öğrenme alanları, riskler ve risk yönetimi süreci çıktıları üzerinden kolaylıkla tespit edilerek proje yönetimi sürecindeki zayıflıklara ışık tutar. Proje sonrası değerlendirme süreci de, riskler konusunda bir bilgi bankasının oluşmasına yardımcı olur. Böylelikle geçmiş verilerin bulunduğu veritabanlan kullanılarak risk kontrol listeleri oluşturulabilir, risk analizi için gerekli tahminlerin daha kolay yapılabilmesi sağlanır ve yanıt stratejileri geliştirilmesi kolaylaştırılmış olur. Bu çalışma kapsamında, Türkiye'de önde gelen bir endüstriyel firmanın Ar-Ge Merkezi'nde yapılmış 93 proje, proje performansını etkilediği düşünülen faktörleri belirlemek ve tasarlanan risk yönetimi sürecine girdi teşkil eden Risk Kontrol Listesi'ni oluşturabilmek amacıyla analiz edilmiştir. Ar-Ge Merkezi'nde risk yönetimiuygulamaları ve kuramsal öğrenmeyi tesis edebilmek amacıyla risk yönetimi ve proje sonrası değerlendirme süreçleri tasarlanarak firmaya önerilmiştir. Kantitatif risk analizi teknikleri, önerilen süreçte yer almamaktadır. Kantitatif risk analizinin kullanımım gösterebilmek amacıyla proje maliyetinin beklenen değerini hesaplayan matematiksel bir formülasyon geliştirilmiş ve kurgusal bir örnek proje, @Risk ticarî yazılımı ile modellenerek simüle edilmiştir.

ABSTRACT Project risk management has become a popular subject in the last decade, in parallel with the developments in the field of project management to adopt to the uncertam and changing environment. Risk management is the systematic process of identifying, analyzing, and responding to project risk. Successful project risk management vvill greatly improve the probability of project success. it is necessary to learn from risk management activities, for obtaining improvements in the project management process. The post project evaluation process consists of activities performed by a project team at the end of the project to gather information on what worked well and what did not, so that future projects can benefıt from that learning. it aims to find out best practices and documenting `lessons learned`. Risks are the majör part of post project evaluations and vice versa. Leaming points are easily identified upon risk issues and the risk management process outcomes may provide insights into the weaknesses in the project management processes. Post project evaluation helps in building a knowledge database on possible risks to be used in risk management process. Historical databases may help to manage the risk checklists, create information for estimations and response strategies. Ninety-three R&D projects in an R&D Center of a leading manufacturer in Turkey, were analysed to identify the factors that may affect the project performance and to form a risk checklist as an input to the proposed risk management process for the R&D Center. Then, a risk management process and a post project evaluation processhave been designed for the establishment of risk management and organizational learning in the R&D Center. Quantitative risk analysis techniques are not employed in the proposed process. To demonstrate the use of quantitative risk analysis, a mathematical foraıulation for the expected value of the total project cost has been described, and a hypothetical example has been modelled and simulated using @Risk, a commercial risk analysis software.