Activity based cost management in building construction

Abstract

Özet `Activity Based Costing` önceleri maliyet muhasebesine ait bir kavram gibi görünmekteydi. 90'ların ortalarına girerken sonuna bir de `management-yönetim` kelimesi eklendi ve `Activity Based Cost Management (ABCM)` olarak anılan kavrama dönüştü. 70 yıl önce General Motors tarafından geliştirilen maliyet muhasebesi toplam üretim maliyetinin tek tek operasyonların maliyetlerinin toplamına eşit olduğunu varsayar. Ne var ki rekabet gücü ve karlılık açısından maliyet,sürecin bütününün ya da iş paketlerinin maliyetidir. Faaliyet tabanlı maliyetlendirmenin, kayda aldığı ve yönetilebilir kıldığı budur. Bu yeni yaklaşımın temel varsayımı; malzeme, ekipman ve insan gücü şantiye sınırlarına girdiği anda başlayan üretimin bina kullanıcıya ulaştıktan sonra bile devam edebilen bir bütün olduğudur. Binayı kullanıcıya teslim etmek halta servis ve bakım hizmetleri bile, karşılığını müşteri de ödese bina maliyeti içindedir. İnşaat işlerinde maliyet tahminleri, gerek sözleşme öncesinde gerekse yapım süresindeki performansın değerlendirilmesinde mal sahibine ve müteahhide yol göstericidir. Sözleşme öncesinde yapılan maliyet tahminleri ile yapım sırasındaki maliyet izleme teknikleri aynı baza oturduğu takdirde performans değerlendirilmesinden verim alınabilir Sözleşme öncesi maliyet tahminleri genellikle deneyimli müteahhitler ya da teknik elemanlar (mimar-mühendis) tarafından aktivite bazında yapılır. Müteahhit yapıyı meydana getirmek için aktiviteleri üstlenen ekiplerin veya taşeronların götürü yada götürüye yakın şekilde belirlenen maliyetlerini esas alır. Bunlara malzeme fiyatlarını şantiye kurulma ve toplanma maliyetlerini müteferrik işlerin harcamalarını ve akla gelen tüm diğer harcamaları da ekler ve yapının kendine mal oluş hakkında doğruya yakın bir tahminde bulunur. Bulunan toplam yapım maliyeti toplam inşaat alanına bölünerek ortalama yapı maliyeti rakamı bulunur ve sektör ortalamalarıyla kıyaslanır. Böylece maliyet hesaplarının doğruluğu bir ölçüde tahkik edilmiş olur. Müteahhit bu tarzda hesapladığı maliyete muhtemel finansman masraflarını ekler üzerine genel gider, risk ve kar paylarını koyar ve böylece sözleşme fiyatını belirler. Sözleşmeden sonra bütün harcamaların muhasebe kayıtlarından kontrolü gereklidir. Bazı şantiyelerdeki maliyet mühendisi gibi muhasebe dışı kayıt ve maliyet kontrolü çalışmaları muhasebe defteri kadar güvenilir değildir. Faaliyete dayalı maliyetlendirme ise bir şeyiyapmamanın örneğin vinçleri düşük kapasite ile çalıştırmanın, gerekli bir parça yada aletin gecikmesinin.programlama hatası yüzünden verimsiz çalışan işçinin yada hatalı dökülen beton karışımının yeniden dökülmesinin veya kırılan bir aletin hurdaya çıkarılmasının maliyetini de deftere kaydeder. Faaliyete dayalı maliyetlendirme sadece çok daha iyi bir maliyet yönetimini mümkün kılmaz aynı zamanda sonuçları da kontrol etmeyi sağlar. Mimar Sinan Üniversitesi `Yapım Proje Yönetimi` Yüksek Lisans Programı kapsamında Sibel Özkan tarafından hazırlanan tezin konusu `Bina İnşaatlarında Faaliyet Tabanlı Maliyet Yönetimi (Activity Based Cost Management in Building Constructions ) ` olarak seçilmiştir. Tez 5 ana bölümden oluşmaktadır. Hazırlanan tez Bayındırlık Bakanlığınca kullanılan birim fiyat sisteminin muhasebe tekniklerine uyum sağlamamasının getirdiği dezavantajların ortadan kaldırılabilmesi için yeni bir sistem önermektir. Aktivite bazlı maliyet yönetiminin maliyet tahminlerinde,fiyatlandırmada,muhasebeye dayalı maliyet kontrolünde daha gerçeğe yakın sonuçlar verdiği bir case study çalışmasıyla ispatlanmaya çalışılmıştır. Tezde ele alınan Probleme ilişkin yurtdışında yapılmış çalışmalar ICONDA CD' si ve okul kitaplığı ile ilgili internet sitelerinden taranmıştır. Konu ile ilgili yurtiçinde yapılmış çalışmalar tezin sonunda liste halinde verilmiştir. Bu tez çalışmasının amacı inşaatta başarılı müteahhitlerin kendi uygulamalarında yukarıda varsayılan maliyet tahminleri ve kontrolü konusunda tercih ettikleri metotlann ve aldıkları sonuçların neler olduğunu tespit etmek başarılı uygulamaların mantığını geliştirmek, ve Türk inşaat sektörünün kullanımına sunmaktır. Ön çalışmalarımız aktivite bazlı maliyet kontrolü için muhasebe sistemine entegre bir uygulamanın yurdumuzda pek kullanılmadığını göstermektedir. Sözleşme öncesinde birim fiyatla maliyet tahminleri yapıldığında bunlarında muhasebe kayıtlarından doğrudan kontrolü yapılamamaktadır. Bu araştırma Bayındırlık Bakanlığınca kullanılan birim fiyat sisteminin muhasebe tekniklerine uyum sağlamaması nedeniyle Aktivite bazlı maliyet tahmini sistemlerini muhasebeye dayalı maliyet kontrolü amacına daha yakın görmeyi amaçlamaktadır. Ancak bu amaca ulaşabilmek için bazı alt amaçlann gerçekleştirilmesi gerekmektedir:1. Literatür araştırması yapmak 2. Activity Based Cost Management ile ilgili genel kavram ve tanımların analizini gerçekleştirmek. 3. A.B.C.M. 'yi bir case study konusuna uyarlamak 4. A.B.C.M.' ye uyarlanmış yapım işleri bölümlendirmesini, mevcut bayındırlık sistemi ile karşılaştırmak, (maliyet denetimi, enformasyon akışının sağlanması, süreç planlaması ve denetimi, ihale işlerinde fiyatlandırma gibi başlıklar altında karşılaştırma yapılmıştır.) 5. Case study konusu inşaat işlerinin Activity Based Costing'e göre Tek Düzen Hesap Planı içinde kodlandırılması ve mevcut sistemle muhasebe kayıtlan üzerinde karşılaştırılması 6. Ortaya çıkabilecek yeni sorunların tespiti ve çözüm önerileri Bu tezde Türk inşaat sektöründeki yüklenici firmalarda A.B.C.M. sisteminin getireceği kolaylıklar da araştırılmış ve Tek düzen Hesap Planına uyarlanmış yeni bir kotlama sistemi geliştirilmiştir. Bir inşaat işine ait iş kalemi dökümleri çalışmayı case study haline getirerek çalışmanın sınırlarını oluşturmuştur. Bu çalışmada; kullanılabilecek binlerce iş kalemi ve değişik çalışma sahalarına ait W.B.P.'lar değil.sadece söz konusu case study' e ait iş kalemleri örneklenebilmiştir. Birinci bölüm olan `Giriş` de, sadece ülkemizde değil dünyada da yeni bir kavram olan `Faaliyet Tabanlı Maliyet Sistemi`nin tanımı yapıldı. Tez konusunun belirlenmesinde önemli olan problem `Proje Yönetim disiplini içinde stratejik yönetim yapmak isteyen proje yöneticisi, müteahhit vb. tarafların.her inşaat iş kalemini; ekiplerce, tanımlı zamanlarda gerçekleştirilen faaliyetler olarak tanımlayan, ve finansai tabloların ihtiyaç duyduğu alt maliyet birimleri içinde yapım işleri bölümlendirmesini yapabilen Faaliyet Tabanlı Maliyetlendirme sistemlerini tanımamaları, ve bunun sonucunda inşaat işine ait maliyet analizlerini ve maliyet kontrolünü finansai tablolardan izleyememeleri ` olarak tarif edildi. Çalışma sırasında Türk inşaat sektörünün maliyet yönetimi açısından bugünkü durumunun bir case study ile örneklenmesi, maliyet birimlerinin faaliyet tabanlı muhasebe kayıt ve tanımlamalarına göre guruplandınlması, Faaliyet Tabanlı Maliyetlendirmeye geçilerek elde edilecek faydaların tanımlanarak konu hakkında ileride yapılacak çalışmalann ve Türk İnşaat Sektörünün hizmetine sunulması amaçlandı. Tezin ikinci bölümü olan `Kavram ve Tanımlarda ele alınan problemin çözümü ile ilgili kavram ve tanımlamaların dökümü yapıldı ve kaynak kitap ve dokümanlardan yararlanarak aşağıdaki başlıklar altında incelendi: 1112.1 Faaliyet Tabanlı Maliyetlendirme (F.T.M.) nedir? 2.1.1 F.T.M ile mevcut maliyet sisteminin iyileştirilmesi 2.1.2 Dünyada F.T.M.' ye artan ilginin bir anket çalışması ile sunulması 2.1.3 Maliyet sistemi oluştururken geleneksel yöntemle F.T.M. nin karşılaştırılması 2. 1.4 Faaliyet Tabanlı Maliyet Yönetimi kavramı 2.1.4.1 İhale Stratejileri 2.1.4.2 Maliyet Kontrolü ve Analizi 2. 1.4.3 Üretkenlik ve Verimliliğin Ölçülmesi 2. 1.4.4 Avanslar ve Nakit Akışı 2. 1.4.5 Yaşam Döngü Maliyeti (Life Cycle Costing) 2.2 Maliyet Muhasebesi kavramı 2.3 Tekdüzen hesap planı nedir? 2.3.2 Finansal tabloların hazırlanma prensipleri nelerdir? 2.3.3 Gelir Tabloları 2.3.4 Bilançolar 2.4 Yapım İşleri Bölümlendirme Sistematiği (W.B.S.) nedir? 2.4.1 Y. İ. B.S. hedefleri nelerdir? IVa)Maliyet denetimi amacıyla A.B.C.M. uygulanırken: a1)Yapım öncesi maliyet hesabının yapılması a2)Yapım sırasında maliyet denetimi b)Enformasyon Akışını Sağlamak Amacıyla Yapım İşlerinin Bölümlendirilmesi c)Süreç Planlama ve Denetimi Amacıyla Yapım İşlerinin Bölümlendirilmesi d)İhale işleri için Yapım İşlerinin Bölümlendirilmesi 2.4.1.1 Yapım İşlerine Göre Bölümlendirilmiş Sistematikler 2.4.1.2Aktivitelere Göre Bölümlendirilmiş Sistematikler 2.4.1.3 Karma Y.İ.B. Sistematikleri 2.4.2 Bayındırlık Bakanlığı Birim Fiyat Tarifeleri Dokümanlarına ile Maliyet Girdisi Hesaplamaları 2.4.3 TÜBİTAK Yapı Araştırma Enstitüsü Sistemi 2.4.4 Means Maliyet Girdisi Sistemleri 2.4.5 İş Programını Baz Alarak Maliyetlendirme Sitemi Oluşturma 3. Bölüm çalışmada izlenen metodolojiyi anlatır. Kaynak taramaları ve kullanılacak malzeme ile ilgili dokümantasyon bilgileri verildikten sonra Means Birim Fiyat Maliyet Girdileri kitabında örneklenmiş olan 3 katlı ofis binasına ait proje case study konusu yapıldı. Means sistemince önerilen Faaliyet tabanlı Maliyetlendirme Sistemine göre proje ele alınmış, kapsam ve sınırları birinci bölümde belirtilen düzeyde yapı işleri bölümlendirmeleri yapılarak birim maliyet sonuçları hesaplanmıştır. Şu an ülkemizde yaygın olarak kullanılmakta olan Bayındırlık Bakanlığı Birim Fiyat Analizi metodu örnek projeye uyarlandı ve gerekli ayrıştırma- guruplandırma işlemleri `sorting grouping process` yapıldıktan sonra Sistem faaliyet tabanlı olarak yeniden analiz edildi.Bu bölümde, Türk İnşaat Sektörünün, Maliyet Yönetimi açısından bugünkü durumunun bir case study ile örneklenmesi, mevcut muhasebe kayıt yöntemi ile ne dereceye kadar verimli ve gerçekçi çalışılabileceğinin ortaya konması ve Faaliyet Tabanlı Maliyet Yönetimi ile elde edilecek benefitlerin ortaya konması amacıyla hazırlanan tez çalışmasının adımları açıklanacaktır Giriş Bölümünde de belirtildiği gibi `activity based costing` kavramı aslında maliyet muhasebesine ait bir kavram gibi görünmekteydi. 90'ların ortalarına girerken sonuna bir de `management` kelimesi eklendi ve `activity based cost management (ABCM)`olarak anılan kavrama dönüştü.Günümüze kadar gelen süre içinde ABCM'ye ilişkin çok sayıda ve çok çeşitli üretim sektörlerine ait dokümanlar yayınlanmıştır. Bu yüzden öncelikle konuyla ilgili temet kavram ve tanımlar analiz edilerekkonu hakkında detaylı bilgi için bir literatür araştırması yapılması kararlaştırılmıştır. Günümüzde teknolojik imkanlar.bir literatür araştırmasını kolayca dünya çapında ve her dilde yapılabilir hale getirmiştir. Bu araştırma sırasında da ICONDA CD'si taranmış (liste halinde ekl'de verilmiştir) ve İnternet üzerinden ABCM hakkında çeşitli ülkelerde ve farklı sektörleriçin üniversiteler ya da özel kuruluşlar tarafından hazırlanmış dokümanlar taranmıştır.(internet adresleri liste halinde ek2'de verilecek) Ayrıca M.S.U.ve l.T.U.Mimarlık Fakültelerinde yapılmış Konuyla ilgili, yüksek lisans ve doktora çalışmaları taranmış,YÖK tez listeleri incelenerek ülke çapında yapılmış çalışmalar hakkında bilgi edinilmiştir(liste halinde ek3'te verilmiştir) Tezin hazırlanma sürecinde tez danışmanımın tavsiyesi doğrultusunda konuyla ilgili kitapların ve periyodiklerin de yardımına başvurulmuştur. VI3.1 Dokümantasyon 3.1.1 Means Dokümanları 3. 1.2 Bayındırlık Dokümanları 3.2.3 Tek Düzen Hesap Planı Dokümanları 3.3 Case Study Çalışması 3.3. 1 Case study Konusunun Tesbiti 3.3.2 `Order of Magnitude` Fiyatlandırma Tekniği ile Örnek Proje Malliyetlendirmesi 3.3.3 Birim Alan ve Birim Hacim Fiyatlandırma Tekniği ile Örnek Proje Malliyetlendirmesi 3.3.3 Assemblies Fiyatlandırma Tekniği ile Örnek Proje Malliyetlendirmesi 3.3.4 Means Birim Fiyat Tarifesi ile Örnek Proje Malliyetlendirmesi 3.3.5 Bayındırlık Bakanlığı Birim Fiyat Tarifesi ile Örnek Proje Malliyetlendirmesi Yukarıdaki bölümlerde bahsedilen.literatür araştırması,case study çalışması ve anket sonuçlarının değerlendirilmesi aşamaları gerçekleştirdikten sonra; müteahhitlerin maliyet tahminleri ve kontrolü konusunda tercih ettikleri metotların ve aldıkları sonuçların neler olduğunu tesbit etmek başarılı uygulamaların mantığını geliştirmek, ve Türk inşaat sektörünün kullanımına sunmak amaçlı tezin hazırlanması aşamasına gelinmiştir. Bu aşamada öncelikle bölüm 1.4'te ele alınan amaçlar doğrultusunda bir tez planı oluşturulmuştur. Daha sonra oluşturulan plan şeması üzerinde yapılan analizler bir araya getirilerek tezin yazımına başlanmıştır. Tezin yazımında MS Word, Excel, gibi bilgisayar yazılımları kullanılmıştır. vuBölüm 4'te `Bulgular ve Sonuçlar` yer almaktadır. Case study sonuçlarının genel bir değerlendirmesi yapıldıktan sonra ; 4.1.1 Maliyet Tahminlerinde gerçeğe yakınlık 4.1.2 Maliyet kontrolünde ve F.T. Muhasebe sistemlerine uygulamada gerçeğe yakınlık olarak iki ayrı başlık altında geleneksel ve faaliyet tabanlı maliyetlendirmeye örnek olarak Means ve Bayındırlık Bakanlığı Maliyet Girdisi sistemleri karşılaştırıldı. 4.2 de elde edilen faaliyet maliyetleri bilgilerinin finans tablolarında kullanımı için F.T.M. Sistemlerinin tek düzen hesap planına uyarlanmasına dair kodlanma çalışması yapıldı. Yapım işleri bölümlendirme sisteminin- Tez amacına uygunluğu göz önüne alınarak-Türk muhasebe sistemine entegrasyonu sağlandı. Mevcut sistemle önerilen sistem arasında ne tür farklılıklar görüldü. 4.1 Case study sonuçlarının karşılaştırılması 4. 1. 1 Bedel hesaplamada gerçeğe yakınlık 4.1.2 Yönetim bilimi açısından gerçeğe yakınlık 4.2. Muhasebe sistemine adaptasyon ve iç ve dış denetime sunulabilirük 5. Bölüm olan Sonuç bölümünde tezle ilgili genel değerlendirmeler yapılmıştır. Maliyetlendirme seçiminde en doğru sistemden çok en verimli kullanım metodundan bahsetmek daha doğru olacaktır. Şüphesiz Means ve benzeri Faaliyet Tabanlı Maliyet Girdi Sistemlerini hazırlayan firmalar, İş Bölümlendirme Sistemi dizayn ederken proje yönetimi disiplinlerini yeni yönetim ve maliyet kontrol sistemlerini, uyumlu iş programı ve maliyetlendirme yazılımlarını, maliyet.kalite ve zaman yönetimi metod ve araçlarını dikkate alan, koordinasyonlu çalışmalarına olanak veren çözümler üretmişlerdir. Daha gelişmiş alternatif maliyet tahmin ve maliyet yönetim sitemlerini ve modem proje yönetim araçlarını tanıma imkanı bulan Türk İnşaat Sektörü kendi ihtiyaçlarına uygun sistemleri üretme şansını da yakalayabileceklerdir. vuı

Summary `Activity Based Cost Management in Building Constructions is selected as the thesis topic Sibel Özkan attending `Construction Management Program` at Mimar Sinan University. Thesis consist of 3 parts, the first part of which is introduction. This part states the background of the problem whether it would be possible to monitor `What is going on?` from the financial statements and cost control systems by the help of Activity Based Costing Systems. In the `Scope and Limitations` section, to what extend The Activity Based Costing concept will be searched and examined is indicated. The second part of the thesis deals with the concepts and definitions related with the thesis topic. The Activity Based Costing concepts, Cost Accounting concepts and definitions, Uniform Chart of Accounts and the related financial statements, Work Breakdown Packaging methods used through other developed countries and Turkey are defined in detail. The third part of the thesis is about the case study of a 3 story office building. The case study indicates the results of different costing systems and an approach to design an A. B.C. data table using the cost data from the Ministry of Public Work Unit Price Analysis Documents. In the fourth part of the thesis, results and findings of the case study are presented. The results are indicated in two headlines as:. Accuracy in Cost Estimating. Accuracy in Cost Controlling and Activity Based Cost Accounting There is a study to adapt the cost items obtained by Activity Based Costing System to the Uniform Chart of Accounts. The fifth part of the thesis is `Conclusion`. Here the results and finding of the thesis are evaluated and `Efficient usage of each cost data systems wherever necessary can bring Activity Based Project Management` is indicated as a result. IX