Management of claims and avoiding disputes in construction: Contractor`s perspective

Abstract

YÜKLENİCİ AÇISINDAN İNŞAAT SEKTÖRÜNDE HAK TALEPLERİNİN YÖNETİMİ VE ANLAŞMAZLIKLARDAN KAÇINMA ÖZET İnşaat sektörü diğer sektörlerden farklı olarak bir projeden diğerine değişen farklı şartlar ve çalışma koşullarını gerektirir. Projelerin kendine özgü gerekliliklerinin yanı sıra projenin yapılacağı yer, iklim koşullan, kaynakların bulunabilirliği, zemin koşullan her proje için farklılıklar gösterir. Bu da inşaat aşamasında önceden öngörülemeyen bazı sorunların yaşanmasına sebep olur. Bu tür sorunların çözümlenebilmesi için inşaat sözleşmelerine hak talepleri ve anlaşmazlıkların halli ile ilgili maddeler konulur. Bu çalışmada inşaat sektöründeki hak talepleri yüklenicinin bakış açısından incelenmiştir. Hak taleplerinin iyi yönetimi neticesinde ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların en aza indirgenmesinin yollan araştırılmıştır. Bunun için yüklenicinin, inşaatın ihale aşamasından garanti süresi tamamlanıp işin kesin kabulü yapılıncaya kadar yapması gerekli aktiviteler sıralanmış ve yapılan hak taleplerinden iyi netice alınabilmesi için dikkat edilmesi gereken noktalar vurgulanmıştır. Bütün yapılanlara rağmen İşveren ve Yüklenici arasında çıkabilecek anlaşmazlıklar da göz önüne alınarak, anlaşmazlıkların sebepleri ve çözümü için başvurulacak yollara kısaca değilmiştir. Projedeki belirsizlikler, sözleşmesel sorunlar ve fırsatçı yaklaşımlar anlaşmazlıkların temel sebepleridir. Mahkeme ve tahkimle ilgili bilgiler aktarılmış, anlaşmalıkların alternatif çözüm yollan, katılımcılar, işleyiş yöntemi ve bağlayıcı olup olmaması açısından tablo oluşturularak kıyaslanmıştır. Vaka çalışması ise hak taleplerinin pratikte nasıl yapıldığım bir otoyol projesi örnek alınarak göstermektedir. İncelemeye dahil edilen beş hak talebi, talep edilen miktar olarak hak taleplerinin iyi yönetilmesinin gerekliliğini göstermektedir. Hak taleplerinin anlaşmazlıkla sonuçlanması halinde yüklenicinin uğrayacağı zarar açıktır. Hak taleplerinin gerekçeleri ve hesaplamaları incelendiğinde ise inşaat aşamasında gerekli kayıtların tutulmasının zorunluluğu anlaşılacaktır. Gerekçeleri desteklenmemiş ve sözleşmede belirtilen süre içerisinde yapılmamış bir hak talebinin başarılı olma şansı yoktur. Hak talebi yönetimi de ihale hazırlık, teklif, proje, planlama vs. gibi inşaatın bir yönetim alam olarak görülmeli ve hak talepleri konusunda çalışmak üzere gerekli personel görevlendirilmelidir. İnşaat sektöründe anlaşmazlıkları tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir. Fakat hak taleplerinin sebeplerinin, sözleşmesel koşulların ve tarafların yükümlülüklerinin iyi anlaşılması, hak taleplerinin iyi yönetimi ve taraflar arasındaki kesintisiz iletişim anlaşmazlıkları en aza indirecektir. IV

MANAGEMENT OF CLAIMS AND AVOIDING DISPUTES IN CONSTRUCTION: CONTRACTOR'S PERSPECTIVE SUMMARY Construction industry is different than other industries in that it involves conditions and working environment specific to each project. In addition to the specific requirements of the projects, the location, climatic conditions, availability of resources, ground conditions differ for every project, which cause certain problems to occur during the construction stage which cannot be foreseen before. To resolve such problems, construction contracts include clauses related to claims and settlement of disputes. In this thesis, claims in construction industry are studied from the contractor's perspective. Ways to minimize disputes have been searched by the implementation of a successful claim management. The steps that a construction contractor should take at each stage of the construction starting from the tender stage to the final acceptance of the Project have been listed and points that should be noted to be successful have been highlighted. Considering that disputes are likely to occur between the Contractor and the Employer despite every step taken, this thesis briefly includes the causes of disputes and methods to be followed for resolution. Project uncertainties, contractual problems and opportunistic approaches are the basic causes of disputes. Litigation and arbitration have been introduced and alternative dispute resolution methods have been compared in a table from the participants, method and binding nature points. The case demonstrates how claims are made in real life by studying a Motorway Project. In the case study, claims are under five headings. Considering the high amount claimed under these headings, it is concluded that claims should be managed well. If the claims result in disputes, the loss of the Contractor will be high. When the grounds and calculations of the claims are examined, the necessity to keep records during the construction will be seen. Ungrounded and untimely (within the time specified in the contract) claims have no chance to be successful. Claims management should be regarded as a management field of construction as tendering, design, planning, etc. And a specialized staff should be assigned to deal with claims. It is not possible to remove disputes in the construction industry completely. However, understanding the causes of claims, contractual conditions and obligations of the parties, successful management of claims and provision of continuous communication between the parties will niinimize the disputes.